编辑/徐航
Subject|专题
质量管理体系与国家行政机关
现有工作制度的关系，文《国家行政机关质量管理体系理论与实践研究》课题组
一、正确认识质量管理体系与现有工作制度的关系
工作制度是规范自身管理的要求，广义上讲，工作制度包括服务规范、管理标准（如管理制度、控制程序）、工作标准（如作业指导书、职位说明书）通常情况下，几乎所有的国家行政机关都已经形成比较严格的工作制度。国家行政机关建设质量管理体系，是将质量管理体系标准的原理和方法导入已存在的行政管理和服务系统（体系），是对原有的行政管理和服务体制进行优化、完善和提高的过程，而不是一个推倒重来、“革命”的过程。因此，行政机关在导入ISO9000系列标准，建设质量管理体系的过程中，应通过各级领导及多种形式的宣讲和培训，使各级干部、员工均能够从思想上意识到，这项工作是将质量管理体系标准的管理原理和思路融入日常的行政管理服务工作，给行政管理服务工作带来的是严谨、规范、合法、效率、服务的管理理念，不是另搞一套管理制度和文件的“两张
皮”，更不是人为增加工作量。万方数据
通常而言，行政机关的工作人员都有要把工作做好的愿望。把工作做好，通常主要依靠工作经验，部分流程和服务规范的管理经验尚未上升为内部规范和制度，或原制度不尽完善。质量管理体系标准对梳理原有工作制度，补充、完善这些工作制度，提供了系统、通行的要求，从而能提高行政机关制度化建设水平。例如，行政机关一般都有严格的档案管理制度，在工作中又不断产生大量文件，对于文件的编制、审核、批准、发放、作废、收回、评审等各环节如何控制，才能确保内部文件和外来文件的有效控制，有效使用，就需要在总结实际管理经验的基础上，按照GB/T 19001标准的要求，建立《文件控制程序》，以起到对原有“档案管理”的补充和完善的作用。又如，行政机关应当建立多少个工作记录（标准中称为质量记录）才能体现“痕迹管理”的水平，并实现可追溯，也需要依据法律法规要求和职能规定，对需要保持的原有记录和需要新建的记录进行策划，然后对记录的标识、贮存、保护、检索、
保留和处置建立《记录控制程序》，以保持记录的清晰、易于识别和检索。诸如此类的问题很多，需要系统地识别并根据实际工作需要，在质量管理体系建设过程中建立、补充、完善必要的管理制度和程序。
行政机关的各级领导要在质量管理体系过程的识别和诊断、质量管理体系文件的策划和编审阶段全程参与，与本单位各部门负责人、具体岗位的工作人员按法律法规要求和实际需要梳理行政管理和服务的各项工作流程，按照质量管理体系标准合理策划，优化，充实和改进现有的管理工作制度和控制方法，从识别“我现在是怎么做的”过渡到“我需要怎么做”，进而通过质量管理体系文件的编制和执行，发展为“我必须这样做”；从规范各项工作、各环节的基本要求，到明确各工作环节的职责，再到优化各工作流程以提高工作效能、减少工作差错，实现不断改进、上升高度、提高管理水平的目标。
《认证技术》2013·02