Q/SY
中国石油天然气集团有限公司企业标准
Q/SY 21254.12—2021
代替Q/SY1254.12—2011
内部通用审计规范
第12部分：审计项目立卷、归档
Specifications for internal auditing-general standard-
Part 12 : Audit project filing archives
2021—09—07发布
2021－11－15实施
中国石油天然气集团有限公司 发布 Q/SY 21254.12—2021
目 次
前言
1
范围规范性引用文件术语和定义一般原则组织管理
2
3
4.
5
5.1 组织领导 5.2 人员配备审计项目档案立卷 6.1 归档范围 6.2 排列要求 6.3 排列规则 6.4 纸质审计项目档案整理 6.5 电子审计项目档案整理归档程序保管 8.1 存档期限 8.2 期限确定 8.3 密级确定 9 借阅 10 复制· 11 销毁· 12 责任 13 工作要求附录A（资料性） 目录索引示例附录B（资料性） 案卷封面示例附录C（资料性） 审计项目档案目录示例参考文献
6
8
广
10 Q/SY 21254.12—2021
前言
本文件按照GB/T1.1一2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件是Q/SY21254《内部通用审计规范》的第12部分。Q/SY21254已经发布了以下部分：
第1部分：基本要求：第2部分：审计项目计划：第3部分：审计方案：第4部分：审计证据：第5部分：审计工作底稿；第6部分：审计报告：第7部分：审计审理：第8部分：审计统计：第9部分：审计评价：第10部分：审计信息：第11部分：审计处理：第12部分：审计项目立卷、归档：第13部分：审计作业控制：第14部分：审计文件控制；第15部分：分析性复核：第16部分：审计抽样：第17部分：重要性与审计风险。
本文件代替Q/SY1254.12一2011《内部通用审计规范第12部分：审计项目立卷、归档》，与 Q/SY1254.12一2011相比，除结构调整和编辑性改动外，主要技术变化如下：
a）增加了规范性引用文件（见第2章）： b）更改了“审计项目档案”定义（见3.1，Q/SY1254.12—2011的2.1）； c）增加了“立卷”“归档”定义（见3.2、3.3）： d）更改了一般原则的具体内容（见第4章，Q/SY1254.12一2011的第3章）： e）增加了审计部职责（见5.1）： f）更改了审计项目档案的归档范围（见6.1，Q/SY1254.12—2011的5.1） g）删除了质量要求（见Q/SY1254.12—2011的5.4） h）增加了项目档案要素内容（见6.4.1）： i）增加了组卷要求（见6.4.2）： j）更改了卷宗封面的填写要求（见6.4.3，Q/SY1254.12—2011的5.5.3） k）更改了审计项目档案的装订要求（见6.4.5，Q/SY1254.122011的5.5.4） 1）增加了电子审计项目档案整理（见6.5）： m）更改了归档程序（见第7章，Q/SY1254.12一2011的第6章） n）更改了保管期限（见8.1、8.2，Q/SY1254.12—2011的7.1、7.2） 0）更改了审计项目档案的借阅要求（见第9章，Q/SY1254.12一2011的第8章：
II Q/SY 21254.12—2021
P）增加了审计项目档案的销毁规定（见第11章 q）增加了工作要求（见第13章，Q/SY1254.12一2011的5.5.1）： r）增加了目录索引示例（见附录A）： s）增加了案卷封面示例（见附录B）： t）增加了审计项目档案目录示例（见附录C）： u）增加了资料性引用的文件清单（见参考文献）。 本文件由中国石油天然气集团有限公司标准化委员会审计专业标准化直属工作组提出并归口。 本文件起草单位：华北油田分公司、大港油田分公司。 本文件主要起草人：孙霞。莫满军。史林。乔焕林。尹莉莉。邱晓霞。颜德军。 本文件及其所代替文件的历次版本发布情况为
2002年首次发布为Q/SY21.18一2002，2007年第一次修订，2011年第二次修订：本次为第三次修订。
III Q/SY 21254.12—2021
内部通用审计规范
第12部分：审计项目立卷、归档
1范围
本文件规定了建立审计项目档案的一般原则。以及对审计项目档案材料进行收集、整理。立卷、 移交保管，利用及销毁等要求。
本文件适用于审计项目档案立卷和归档工作
规范性引用文件
卫
本文件没有规范性引用文件
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
审计项目档案 audit project files 审计机构和审计人员在审计项目实施过程中形成的、具有保存价值的历史记录。 【来源：《内部审计具体准则- 一审计档案工作》（第2308号），有修改】
3.2
立卷filing 审计机构和审计人员对应纳人市计项日档
进行收集， 整理，组成一个或数个案卷，将其
转化为档案的工作过程。 3.3
归档 putting into record 审计机构和审计人员将完成立卷的审计项目档案移交档案管理机构保存备案的过程。
4一般原则
4.1 审计项目档案的立卷。归档：必须遵守国家和中国石油天然气集团有限公司（以下简称集团公司）档案管理规定。 4.2审计人员在审计项目终结后，应及时收集审计项目档案材料，做到审结卷成。定期归档。 4.3 审计人员立卷时，应遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。 4.4 立卷工作应坚持“谁审计、谁立卷”的原则，归档工作由审计项目立项审计机构负责。 Q/SY 21254.12—2021
5组织管理
5.1组织领导
集团公司审计项目档案立卷、归档工作实行统一领导、分级负责。 a）集团公司审计部负责对集团公司所属单位审计机构审计项目档案工作制定统一标准和规范，
并负责组织审计部立项审计项目档案的立卷。归档工作： 6）集团公司所属单位审计机构负责组织本单位审计项目档案的立卷，归档工作。
5.2人员配备
各级审计机构根据需要，应设立专（兼）职审计项目档案管理人员：负责本单位立项审计项目档
案的管理工作。
6审计项目档案立卷 6.1归档范围
审计项目档案材料主要包括以下类别： a）结论类材料：主要包括审计复议决定书，被审计单位申请复议材料，复议检查资料审计项
自质量评议表，被审计单位整改情况报告及相关整改证据，审计发现问题清单，审计意见书审计决定。管理建议书，移送处理书。重要审计事项的批复批示。被审计单位对审计报告的书面意见，审计报告征求意见书、审理意见书。审计报告等：
b）证明类材料：主要包括目录索引（参见附录A），审计工作底稿及相应的审计证据。被审计单
位承诺书等： C）立项类材料：主要包括上级下达的审计任务指示，接受委托项自的审计委托书，与审计事项
相关的举报材料及领导批示，经主管领导批准的审计立项书。审计通知书，审前调查报告审计工作方案和审计实施方案等：
d）备查类材料：主要包括经济责任审计述职报告，被审计单位汇报材料，与审计项目联系紧密
且不属于前三类的其他材料等。
6.2排列要求
审计项目档案材料按四个类别排列如下： a）结论类材料：按逆审计程序。结合其重要程度予以排列 b）证明类材料：按与审计报告所列审计事项对应的顺序：结合其重要程度予以排列： C）立项类材料：按形成的时间顺序，结合其重要程度予以排列： d）备查类材料：按形成的时间顺序，结合其重要程度予以排列。
6.3排列规则
审计项自案卷内的每份或者每组文件之简的排列规则是： a）正件在前，附件在后； b）定稿在前，修改稿在后： c）批复在前，请示在后： d）批示在前，报告在后： e）重要文件在前，次要文件在后：
2