Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY 1845—2015
招标投标过程文件管理规范
Specifications for management of
the process documents of tendering and bidding
2015-08—04发布
2015一11一01实施
中国石油天然气集团公司 发布 Q/SY1845—2015
目 次
前言
1
范围术语和定义
1
2
3 招标投标过程文件的范围和要求招标投标过程文件的收集、整理与保存
4
5 招标投标过程文件的利用 6 招标投标过程文件的归档与销毁监督与责任追究附录A（资料性附录） 邮件接收记录表格式附录B（资料性附录） 电话接听记录表格式附录C（资料性附录） 招标投标过程文件目录格式附录D（资料性附录） 招标投标过程文件编号格式附录E（资料性附录） 招标投标过程文件台账格式附录F（资料性附录） 招标投标过程文件利用登记表格式
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I Q/SY1845—2015
前言
本标准按照GB/T1.1一2009《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。
本标准由中国石油天然气集团公司物资采购管理部提出。 本标准由中国石油天然气集团公司标准化委员会物资采购专业标准化技术委员会归口。 本标准起草单位：中国石油物资公司、中国石油天然气股份有限公司大港油田分公司。 本标准主要起草人：张小锋、冯罡、闫博、袁继彪、刘洁、刘小婷、朱征、吴丹、王倩倩。
Ⅱ Q/SY1845-2015
招标投标过程文件管理规范
1范围
本标准规定了中国石油天然气集团公司（以下简称“集团公司”）招标投标过程文件管理职责，
范围和要求，收集、整理与保存，利用，归档与销毁，监督与责任追究。
本标准适用于集团公司招标投标过程文件管理。
术语和定义
2
下列术语和定义适用于本文件。
2. 1
招标投标过程文件 process documents of tendering and bidding 招标投标过程中直接形成的各种文字材料、电子文件、图表、声像、实物等不同形式和载体的历
史记录。 2. 2
招标投标过程电子文件 electronic process documents of tendering and bidding 招标投标过程中在数字设备及环境中直接形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，
依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的历史记录。
3招标投标过程文件的范围和要求
3.1范围
3.1.1 招标方案报审表、招标方案。 3.1.2 招标方案备案回执、招标方案审批表。 3.1.3 招标代理合同、招标代理协议、招标任务书、招标委托书。 3.1. 4 资格预审的内容如下：
a) 资格预审文件审批单。 b) 资格预审公告。 c) 资格预审公告发布确认函。 d) 资格预审文件。 e) 发售资格预审文件登记表、购买人授权委托书。 f) 现场踏勘登记表、投标预备会登记表 g) 答疑记录表、澄清记录表。 h) 资格预审申请文件递交接收记录表。 i) 资格预审申请文件。 ji) 评委及工作人员承诺书 k) 问题澄清通知书及澄清函 1) 审查报告及附表，内容如下：
1 Q/SY1845—2015
1) 资格预审审查报告； 2) 资格审查委员会成员签到表； 3) 初步审查记录表； 4) 详细审查记录表； 5) 未通过资格预审情况说明表； 6) 评分记录表； 7) 评分汇总记录表； 8) 澄清说明事项纪要； 9) 申请人详细审查排序表； 10) 合格申请人推荐名单。
m) 现场监督报告。 n) 资格预审结果确认函。 0) 资格预审结果通知书。
3.1.5 资格预审后及资格后审的内容如下：
a) 招标文件审批单。 b) 招标公告、投标邀请书。 c) 招标公告发布确认函、投标邀请书回执 d) 招标文件。 e) 发售招标文件登记表、购买人授权委托书。 5 现场踏勘登记表、投标预备会登记表。 g) 答疑记录表、澄清记录表。 h) 评标专家抽取登记表。 i) 参加开标仪式人员登记表（业主及招标机构）。 j) 参加开标仪式人员登记表（投标人）。 k) 投标文件递交及保证金登记表。 1) 投标文件。 m) 开标程序及标准语言。 n) 标底。 0) 评标委员会成员承诺书。 p) 评标工作人员登记表。 q) 评标工作人员承诺书。 r) 评标报告及附表：
1) 评标报告； 2) 招标实施基本情况表； 3) 评标委员会名单； 4) 开标一览表； 5) 初步评审表； 6) 废标情况说明表； 7) 投标价格评审表、详细评审表和评分汇总表； 8) 评分比较一览表； 9) 澄清说明补正事项纪要、问题澄清通知书、问题澄清函、问题澄清函回复； 10) 其他事项说明； 11) 评标价格比较表、综合评估比较表。
2 Q/SY1845—2015
3. 1. 6 现场监督报告。 3.1.7 评标结果公示。 3.1.8 评标结果公示确认函。 3.1.9 招标结果备案回执、招标结果审批表。 3.1.10 中标结果公告。 3.1.11 中标结果公告发布确认函。 3.1.12 中标通知书、中标结果通知书。 3. 1. 13 电话记录。 3. 1. 14 邮件记录。 3. 1. 15 可不招标事项报审表。 3.1.16 招标改谈判结果报审表。 3.1.17 招标项目/可不招标事项终止备案表。 3.1.18 其他。 3. 2 2要求 3. 2. 1 文件应完整、准确、系统，反映招标投标活动的真实内容和历史过程。 3.2.2 文件宜为原件，非原件应符合以下要求：
a) 在集团公司OA系统形成的电子文件可采用打印件，提供单位应在打印件上盖公章确认。 b) 发布公告的电子版回执应由发布人加盖公章。 c） 发件人盖章或签字的传真件、扫描件，应由收件人盖章或签字。 d) 邮件应填写邮件接受记录（参见附录A）。 e) 电话应填写电话接听记录（参见附录B）。
3.2.3 文件因书写产生的错误，应由修改人在修改处签字 3.2. 4 招标投标过程电子文件应符合电子招标投标办法的规定。
4招标投标过程文件的收集、整理与保存
4.1 文件应由形成人员、初次接收人员负责收集并编制目录（参见附录C）。
2文件应先区分归档文件和自存文件后再按照时间先后顺序装订成册。
4.2 4.3招标人、招标实施部门（单位）宜建立文件保管室
4.4招标管理部门、招标人、招标实施部门（单位）应设专岗负责文件管理。
5文件保存人应编制保存文件编号（参见附录D）。
4.5
4.6文件保存人应建立台账（参见附录E)。 4.7招标业务人员调离岗位时，应及时完成文件保存工作后方可办理有关调离手续。 4.8 文件的保管期限不应少于十年。
5招标投标过程文件的利用
5.1应按照规定利用并严格履行审批手续，文件保存人应要求利用人填写招标投标过程文件利用登记表（参见附录F）。 5. 2 应保证招标人、招标实施部门（单位）、投标人的合法权益不受损害。 5.3 文件利用人员不应任意扩大利用范围，利用者应对所利用的文件负有安全、保密责任。未经许可，不应擅自扩散和泄露文件内容。不应私自复制、转借他人、带到公共场所或存放在无安全防护措
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施的地方。 5.4政府有关部门依法执行公务、上级管理部门依照管理权限需要查阅文件时，文件保管部门应及时提供完整、准确的文件 5.5 5招标人在项目建设期使用文件时，应符合本标准的要求
招标投标过程文件的归档与销毁
6
6.1文件应归档时，应按照集团公司档案管理要求及时归档。 6.2工程、服务招标项目，文件宜由项目实施单位存档；项目实施单位与招标实施部门（单位）有约定时，从其约定。 6.3文件不在归档范围，但有保存价值时，应自行保存。 6.4文件不需要归档、保存时，应及时进行保密销毁
监督与责任追究
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7. 1 1招标管理部门应对文件管理工作实施检查、监督。 7.2 2相关人员存在违法违规行为的，按照国家法律、法规和集团公司有关规定执行。
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