Q/SY
中国石油天然气集团有限公司企业标准
Q/SY 13845—2019 代替Q/SY1845—2015
招标投标过程文件管理规范
Specification for the management of the process documents
oftendering and bidding
2019-06—13发布
2019－08－01实施
发布
中国石油天然气集团有限公司 Q/SY13845—2019
目 次
前言
范围 2 规范性引用文件 3 术语和定义
基本原则招标投标过程文件范围招标投标过程文件管理要求监督与责任追究
4.
5
中
6
7
8其他规定附录A（资料性附录） 招标投标过程文件编号格式附录B（资料性附录） 招标投标过程文件台账格式附录C（资料性附录） 电子招标投标过程资料归档清单附录D（资料性附录） 纸质招标投标过程资料归档清单附录E（资料性附录） 招标投标过程文件利用登记表格式
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L
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前言
本标准按照GB/T1.1一2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。 本标准代替Q/SY18452015《招标投标过程文件管理规范》，与Q/SY1845—2015相比主要变
化如下：
增加了规范性引用文件（见第2章）：增加了术语和定义中关于归档电子文件的规定（见第3章）：增加了基本原则（见第4章）：增加了招标投标过程文件范围（见第5章）：完善了招标投标过程文件的收集、整理（见6.2）：完善了招标投标过程文件的归档、保管、利用与销毁 （见6.3）增加了监督与责任追究（见第7章）。
本标准由物资装备部提出。 本标准由中国石油天然气集团有限公司标准化委员会物资采购专业标准化技术委员会归口。 本标准起草单位：大港油田分公司。大庆石化分公司、物资采购中心。 本标准主要起草人：夏艳铎。刘勤志。冯罡、钱晓辉，张世祥。戴征宇、刘小婷、刘洁、黄冰、
刘延军。部永师，谢迪，孔锐，王慧颖，朱志丹，宋艳华等。
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招标投标过程文件管理规范
1范围
本标准规定了招标投标过程文件管理职责，范围和要求，收集，整理与保管，归档，利用与销
毁，监督与责任追究等。
本标准适用于中国石油天然气集团有限公司（以下简称“集团公司）招标投标过程文件管理。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的「用文件，仅注日期的版本适用于本文
件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB18894电子文件归档与电子档案管理规范中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定中油办2010【187]号
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
招标投标过程文件process documents of tendering and bidding 招标投标过程中直接形成的各种文字材料，电子文件。图表，音像。实物等不同形式和载体的历
史记录。 3.2
招标投标过程电子文件electronic processdocuments of tendering and bidding 招标投标过程中在数字设备及环境中直接形成的，以数码形式存储于磁带。磁盘、光盘等载体
依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的历史记录，包括文字。图表。图像、音频，视频等不同形式的信息记录。 3.3
归档电子文件archivingelectronicdocuments 具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括招标投标过程中产生的电子文件和纸质文
件转化的电子资料。
4基本原则
4.1统一管理
对文件管理工作实行统筹规划、统一管理制度，对具有保存价值的文件实行分层次。分岗位管理。 4.2 全程管理
对文件形成，办理，传输、保存，利用，销毁等实行全过程管理，确保文件始终处于受控状态。 Q/SY13845—2019
4.3规范管理
通过本标准，对文件进行规范化管理。 4.4 便于利用
文件分层次。分类别管理。有利于高效。便捷和共享。 4.5 安全保密
确保文件信息安全。 4.6 各负其责
谁产生招标投标过程文件谁负责。
5招标投标过程文件范围
招标投标过程文件一般包括但不限于： a）招标项目立项文件。 b）招标项目审批文件。 c）招标项目过程文件。 d）招标项目结果文件。
6招标投标过程文件管理要求 6.1一般要求 6.1.1对纸质文件的要求为：
a）在集团公司OA系统形成的电子文件形成打印件时，提供文件单位应在打印件上加盖公章。 b）收到发件人盖章或签字的传真件，扫描件，收件人应盖章或签字。 c）文件因书写产生的错误，应由修改人在修改处签字。
6.1.2对电子文件的要求为：
a）应能够有效表现所载内容并可供调取查用。 b）应能够保证电子文件自形成起完整无缺。来源可靠、未被非法更改。 c）在信息交换，存储和显示过程中发生的形式变化不应影响电子文件内容的真实性，完整性和
准确性。
6.2招标投标过程文件的收集与整理 6.2.1应在招标投标业务过程中完成招标投标资料的收集，电子招标投标文件的收集在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成。 6.2.2 保存与纸质文件内容相同的电子文件时，应与纸质文件之间相互建立准确、可靠的标识关系，并按照文件编号格式（参见附录A）编写台账（参见附录B）。
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6.3招标投标过程文件的归档，保管，利用与销毁
6.3.1招标投标过程文件的归档
招标投标过程文件归档过程中的相关要求如下： a）纸质过程文件应按照《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》（中油办2010
【187】号）及时归档，原则上由项目实施单位进行，项目实施单位与招标实施部门（单位）有药定时，从其约定。电子招标投标过程文件应由电子招标投标平台的使用单位，接照电子招标投标平台的范围和要求进行归档。
b）电子招标投标过程文件归档范围参见附录C，纸质招标投标过程文件的归档范围参见附录D。 C）实现电子系统审批和全流程电子招标投标运行的单位，按照电子招标投标过程文件的要求进
行电子归档，电子签章具有法律效力。 d）未实现电子系统审批和全流程电子招标投标运行的单位，应逐步向电子招标投标过程文件归
档过渡。 e）电子归档文件的格式：
1）对用文字处理技术形成的文本电子文件：应注明文件存储格式，以PDF为通用格式。 2）对用扫描仪等设备获得的电子文件，以JPEG。PDF为通用格式。 3）对用视频或多媒体设备获得的文件及用超媒体链接技术制作的文件，以MPEG、AVI为通
用格式。 4）对用音频设备获得的声音文件，以WAV、MP3为通用格式。 5）其他电子归档文件格式按照GB18894执行。
6.3.2招标投标过程文件的保管
招标投标过程文件保管过程中的相关要求如下： a）招标人或招标实施部门（单位）应建立文件保管室，配备文件管理，利用的设施设备。 b）招标投标过程文件的保存期限一般分为永久和定期两种。定期保管年限可根据其参考利用价
值分为30年和10年。各单位可根据本单位实际需要确定电子招标投标文件。纸质文件，样品实物的保存期限。建设工程项自保存期限按照《中国石油天然气集团公司建设项自档案管理规定》执行
）电子文件密级的划分工作，参照国家《中华人民共和国保守国家秘密法》关于纸质文件材料
密级有关规定执行。
6.3.3招标投标过程文件的利用
招标投标过程文件利用过程中的相关要求如下： a）招标投标过程文件的利用应按照规定严格履行审批手续，文件保存人应要求利用人填写登记
表（参见附录E） b）政府有关部门依法执行公务。上级管理部门依照管理权限需要查阅文件时，文件保管部门应
及时提供完整，推确的文件。 c）招标人在项目运行期使用文件时，应符合本标准的要求。
6.3.4招标投标过程文件的销毁
文件不需要归档，保存时，应及时进行保密销毁。销毁应履行有关审批手续。
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7监督与责任追究
7.1 招标管理部门应对文件管理工作实施检查、监督。 7.2 相关人员存在违规行为的，由招标管理部门责令整改。构成犯罪的。依法追究刑事责任。
其他规定
6
集团公司以外招标投标过程文件的管理由招标代理机构与项目业主协商后确定。
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