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Discussion 编辑徐航
政府机构质量管理体系文件
系统模式研究 →文/刘乾坤张径舟
[摘要]根据政府机构工作的性质明确政府机构质量管理体系文件的类型、特点以及控制要求，提出政府机构质量管理体系文件系统的一般模式。
[关键词】政府机构质量管理体系文件
政府机构肩负国家赋予的职责范围内的行政管理职能，其管理体系文件与其他组织相比有其特殊性。K.T.Thomas指出：“由于一个组织的质量管理体系不仅要符合质量管理体系标准的要求，还要满足所属行业的行规，因此，其管理体系就具有自己的特色并显得与众不同。”政府机构质量管理体系的不同之处就在于其工作必须按照法律法规和其上级的要求开展，而管理体系文件又是政府机构开展工作的依据和评价准则，所以政府机构质量管理体系文件必须全面识别和彻底贯彻与具有的行政管理职能有关的法律法规和上级要求，以实现“过程更加规范、可追溯性不断增强、管理更加有效、体系持续改进”。
一、工作依据文件
政府机构的主要工作是依法
行政，明确政府机构依法行政的准则对于政府机构质量管理体系至关重要，这些准则通常包括：
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万方数据
法律法规、国家强制性标准、行政执法规范性文件、上级发布的管理文件等等。
在政府机构内部，一项行政
管理职能通常由政府机构内部部门完成，从而实现“抽象的职能通过实际部门具体化”。履行这些职能要通过质量管理体系过程实现。对于一项具体的工作过程，要明确此过程所有的工作依据文件，为对该过程建立作业指导性文件打下基础。
二、作业指导性文件
作业指导性文件在管理体系
中起着极其重要的作用，“文件质量是制约质量管理体系运行的4 个主要因素之一”。从某种意义上说，文件质量决定着质量管理体系的质量。英国组织管理学专家SteveJones认为，文件制定的总体原则是：“文件应使组织向顺畅工作信息流、优化工作过程、改善工作安排、提高组织效率方向转变”。
对于特定的质量管理体系过
程，一般说来有多个工作依据文件对该过程进行约束。在为该过程编制作业指导文件时，应全面考虑并贯彻所识别的所有工作依据文件，将这些工作依据文件的要求全部转化为作业指导文件的要求。作业指导文件还应考虑本机构的业务特点和管理要求，对过程设定适宜的控制流程。按照系统管理的原则，一个过程通常不应存在两个或两个以上直接管理文件。所编制的作业指导文件应成为对该过程进行管理的唯一直接文件。除此之外，政府机构应考虑通过过程管理文件的建立提高政府效能，创建目前国际政府管理界大力倡导的“高灵活性、高效能、快速反应”的M型政府。(M是英文词Mobile的缩写。M型政府主要指灵活、高效的政府）。
编制作业指导文件应坚持两个原则：符合性原则和有效性与效率统一原则。
对于所识别的法律法规和规范性文件，在所编制的作业文件中必须不折不扣地贯彻，不能增加、减少或变更法律法规和规范性文件