前沿，Front
产品认证档案管理的
问题及对策 O文/重哲
近年来，我国产品认证事业快速发展，产品认证机构的技术和管理水平不断提高，作为认证管理工作重要组成部分的认证档案管理工作也日益受到重视。经过多年来的产品认证实践，客认证机构积累了数量巨大的认证档案资料，认证档案工作的管理对象在数量上已经有了质的变化，以前档案管理过程中的一些弊病正在逐步显现放大，亟需加以解决。
一、产品认证档案整理中的问题
档案整理工作是对归档接收的档案进行有序化组织的过程，其主要内容是对档案进行分类、确定档号以及编制目录。产品认证档案整理工作的基本点是对以认证合同等为单位组织起来的“文件记录集合”进行有序化处理，不对文件记录本身进行处理，对于颁发证书数量比较多的认证机构来说，这一点尤为重要。据笔者调查，产品认证档案整理工作中主要存在分类归类排列方案不合理、以业务编码代替档号、档案目录编制不合理等几方面的问题。
1．分类归类排列方案不合理确定分类归类排列方案是档案
>（认证装本2011·05 广片数相
整理工作的第一步，它应该和产品认证机构的文件记录特点相适应，能够清晰地反映出文件档案的实体
管理秩序。以国家强制性产品认证来说，文件记录主要包括企业提交的认证申请资料、检测机构的试验资料、工厂检查资料以及认证机构认证管理过程中的资料等几部分，由于工厂检查资料是围绕生产厂形成的资料，一次工厂检查工作可能涉及几张证书，如果将其与其他三类资料归为一类一并管理，就容易出现混乱，导致档案不易查找。再如有些认证机构既可以做CCC认证，也可以做CB认证，如果因为在做CCC认证的同时引用了CB认证的材料就将其归并管理，也是不可取的。
2．以业务编码代替档号
以业务编码代替档号，对产品认证档案的实体管理有非常大的负面影响。档号是标识档案唯一性的编码，它可以反映档案分类排列方案，具有指代档案的作用。档案管理人员是通过档号来定位档索在库房中的位置，其形成后应该保持结构的稳定。目前，有不少产品认证机构使用认证证书编号或工厂编号作为档案的档号，随着认证业务的扩展，档案数量急剧膨胀，其弊端
编辑/徐航
已逐渐显现：一是随着认证证书变更次数的增多，在相同编号的档案中准确查找所需的资料会越来越困
难，二是档案库房需要预留柜架，并且在预留柜架满负荷后，需要经常倒架，既浪费了存储空间又降低了工作效率。根据实践，我们认为“认证类别（资料类别）一年度一流水编号”这种结构比较有利于产品认证档案的管理。这种档号编码一方面可以固定档案的排列顺序，合理利用存储空间，另一方面，通过与认证合同号、工厂检查任务号的联系，也可以有效实现档案的快速查找。
3.档案目录编制不合理
档案整理的成果形成了档案目录，档案目录是查找档案的工具，合理编制的档案目录除了可以固化档案的保管顺序外，还可以将分散在不同地点的档案进行逻辑上的集中，提供丰富的检索途径。由于很多认证机构编制档案目录时没有独立编制科学合理的档号，以业务编码指代档案，编制的目录也多是业务数据的集合，不能有效地反映出档案实体的存放保管位置，也就不可能实现档案检索体系的优化。合理的编目是要求所有的检索途径最终都指向档号。