Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY 1607—2013
档案数字化规范
Specifications for digitization of archives
2013—10－01实施
2013—07—23发布
中国石油天然气集团公司 发布 Q/SY 1607—2013
目 次
前言
范围规范性引用文件术语和定义基本原则基本范围 6 基本流程 7　技术要求附录 A (规范性附录) 档案数字化工作流程附录B（规范性附录） 档案数字化环节表单· 参考文献
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3
4
5
:10 12
....................................................
:14 Q/SY 1607—2013
前 言
本标准按照GB/T1.1一2009《标准化工作导则 则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。
本标准由中国石油天然气集团公司办公厅提出。 本标准由中国石油天然气集团公司标准化委员会信息技术专业标准化技术委员会归口。 本标准起草单位：集团公司办公厅、兰州石化分公司。 本标准主要起草人：尚真、王强、龚云兰、吉亚伟、张晓健、郭晖。
I Q/SY 1607—2013
档案数字化规范
范围
1
本标准规定了中国石油纸质、照片、录音、录像和缩微胶片档案数字化工作的基本原则、处理流程和技术要求。
本标准适用于中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）总部及所属各企事业单位的档案数字化工作。 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
DA/T31—2005　纸质档案数字化技术规范 DA/T 43—2009 缩微胶片数字化技术规范 Q/SY 1541—2012 归档电子文件格式规范
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3. 1
档案数字化 digitization of archives 用计算机技术将纸质、照片、模拟音视频或缩微胶片转换为数字信息的处理过程。 黑白二值图像 binary image 只有黑白两级灰度的数字图像。它对应于黑白两种状态的文字稿、线条图等。 [DA/T31—2005，定义3.4] 连续色调静态图像 continuous-tone still image 以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。在纸质档案数字化过
3. 2
3. 3
程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
[DA/T31—2005，定义3.5]
3. 4
分辨率 resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数（dpi）表示。 [DA/T 31—2005，定义3.6]
3. 5
采样频率 sampling frequency 即取样频率，指每秒钟取得模拟信号样本的次数，单位用Hz或kHz来表示。 Q/SY 1607—2013 3. 6
量化级 quantitative level 描述声音波形的数据是多少位的二进制数据，通常用比特（bit）做单位
3. 7
比特率 bit rate 比特率是指每秒传送的比特（bit）数。单位为 bps，比特率越高，传送的数据越大。 密度density 在缩微摄影技术中衡量感光材料曝光和显影后变黑程度的物理量，也可用透射密度（Dr）来表
3. 8
示，定义为不透明度的基10对数。即：
Dr= lg10 (1 /t) : lg 10(I/I.)
式中： Dr 透射密度；
-
透射率（=I/I）; I: 光能； I.——透射光。 [DA/T 43—2009，定义3.3]
3. 9
对比度 contrast 表示影像中明暗区域相互关系，是影像中最亮与最暗的色调之间差异范围的指数。高对比度可以
使数字图像在黑白之间具有较少的灰色层次并且显示出较少的细节，低对比度具有更多的灰度层次及细节。
[DA/T 43—2009，定义3.4] 3. 10
曝光亮度 exposure brightness 是决定数字图像明暗强度的指数。高曝光亮度可以使数字图像的色度加深并显示出较多的细节，
可以突出浅色信息的痕迹，同时黑白之间出现的底灰加大。
[DA/T 43—2009，定义 3.5]
基本原则
4
4.1合理制定档案数字化的总体方案和实施计划，优先处理重要的、利用频率高的、需要抢救的档案。 4.2在档案数字化过程中，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌。
加工各环节均应进行详细地登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时，
4. 3
建立完整、规范的记录。 4.4档案部门应指派档案业务人员全程参与档案数字化加工的流程管理和现场业务指导。 4.5遵循Q/SY1541一2012中关于归档电子文件长期保存格式的要求。 4.6符合国家和集团公司相关信息安全政策，规避技术壁垒，维护信息安全。 基本范围
5
除以下情形外，其他档案均列人数字化加工范围：
2 Q/SY 1607-2013
已存储有相应电子文件；已进行过数字化加工；属于会计、职工类档案；资料。
基本流程
6
6.1档案数字化加工的基本环节包括：档案整理、条目录人、数据采集、数据处理、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份和数据利用，具体内容见图A.1和图A.2。 6.2数字化加工负责人应全面掌握各加工环节的状态，建立并及时填写《数字化加工作业单》，具体内容见表B.1。 7 技术要求 7.1档案交接
档案交接人员应严格核对档案目录与档案实体是否一致，详细检查档案实体状况并办理出人库手续。 7.2档案整理 7.2.1 基本要求
在档案数字化工作之前，应对档案进行规范整理，同时对因破损严重而无法直接进行数字化或严重影响数字化质量的档案进行相应的技术处理， 7.2.2纸质档案整理要求 7.2.2.1在确定扫描范围的过程中应注意保持全宗、案卷等档案保管单位的完整性，不应孤立地抽取个别重要文件而失去与一组文件的内在联系，从而破坏档案的整体价值 7.2.2.2应扫描属于档案组成部分并反映档案内容信息的以下页面：
发文中的正本文件（盖有印章或签名生效的文件）及其附件；发文中没有正本文件的文件定稿；有本级党政领导人亲自批示和审改内容的文件底稿；已归档文件中未被全文转发过的收文；记录有阅文、办文处理意见和签名的文件处理单；处理历史事件和办理文件过程中形成的信函、便条等各种形式的记录材料；登记表、报表、会议记录等其他各种非公文格式的文稿。
7.2.2.3以下页面不在扫描范围
重份文件；已被其他文件全文转发，并与转发件（发文）排列在一起的被转发文件（收文)；文书档案有正本文件的一般性发文底稿; 产品、科学技术研究、建设项目、设备仪器、油气勘探开发有正本文件材料的底稿；成批报表中内容相同的填表说明；记录本等成册档案材料中的空白页；已建立有数据库的档案目录和备考表等。
3 Q/SY 1607-2013 7. 2. 2. 4 已经录人条目数据的，在档案整理过程中可打印并粘贴二维条形码，同步检查条目数据与档案实体之间的对应关系。 7.2.2.5应在扫描之前对没有编页或编页不规范的档案重新进行编页。宜使用 2B 铅笔在档案页面的底端，使用阿拉伯数字从“1”开始连续编写页号。编页不应压盖档案内容和原编页号 7. 2. 2. 6 在确保不损坏档案实体的前提下，可对装订过的档案拆除装订，以保证扫描的质量和效率， 7.2.2.7破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的档案应先进行压平或熨平处理后再进行扫描， 7.2.2.8数据质检合格后，拆除装订的档案应遵循尽可能保持档案原貌的原则重新装订。档案装订应按照原有装订方向进行，不可更换装订的位置（如改左装订为右装订)；应采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐；宜按照原有装订孔位进行穿线装订，不宜重新打孔，力求保护原件。档案装订应做到无掉页、错页、 倒页。 7.2.2.9档案整理人员发现档案原件不清晰、缺页、错页、重页、页面信息不完整等情况，应在 《数字化加工作业单》相应环节状态及日期栏中注明。 7.2.3照片档案整理要求 7.2.3.1应在扫描前对照片进行适当整理并检查照片是否完整无损、是否保存有底片，照片的规格以及照片与档号是否对应等 7.2.3.2已经录人档案条目数据的单位，应同步检查条目数据与档案实体之间的对应关系。 7.2.3.3在确保不会造成损伤的前提下，应对照片进行简单的清洁处理，如去除灰尘、污渍或霉点等，以提高扫描图像质量， 7.2.3.4档案整理人员发现照片原件不完整，存在灰尘、污渍或霉点等情况，应在《数字化加工作业单》相应环节状态及日期栏中注明。 7.2.4音、视频档案整理要求 7.2.4.1对拟数字化的磁带进行倒进带处理，防止磁带粘连影响磁带播放效果。 7. 2. 4. 2 通过放听检查音、视频的完整性，音、画质清晰度和载体质量情况。
已经录人条目数据的，应同步检查条目数据与档案实体之间的对应关系。
7. 2. 4. 3
7. 2. 4. 4 档案整理人员发现磁带粘连、不完整及音、画质不清晰等情况，应在《数字化加工作业单》 相应环节状态及日期栏中注明 7.2.5缩微胶片档案整理要求 7.2.5.1应在扫描之前对缩微胶片档案进行规范整理并做以下检查
物理形态有无卷曲、变形、脆裂、粘连、乳剂层脱落等情况；有无可见性微斑、变色、生霉等情况；密度、解像力等技术指标有无明显变化；有无影响影像可读性的其他情况；完整性。
7. 2. 5. 2 如发现影响缩微胶片扫描质量的情况，应先对缩微胶片进行技术修整后再进行扫描。 7. 2. 5. 3 已经录人条目数据的，应同步检查条目数据与档案实体之间的对应关系 7. 2. 5. 4 档案整理人员发现影响扫描质量的情况，应在《数字化加工作业单》相应环节状态及日期栏中注明。 4 Q/SY 1607—2013
7.3条目录入 7.3.1未录入条目数据的，可按照集团公司档案著录规则的要求，确定档案著录项，直接在集团公同档案管理系统中录入条目数据。对著录项不齐、不全、不准的数据应进行补录。任免、职称、表彰等文件所涉及人员姓名应录人到备注项中。 7.3.2使用其他软件录入条目数据的，应符合集团公司档案管理系统数据迁移方案中关于EXCEL 表格数据格式的要求。 7.4数据采集 7.4.1 基本要求 7.4.1.1对不同载体的档案应分别采用相应的专业设备获取数字信息。 7.4.1.2数据采集人员应认真填写《数字化加工作业单》，具体内容见表B.1。 7.4.2纸质档案数据采集（扫描） 7.4.2.1应根据档案幅面的大小和纸张状况选择相应的扫描设备。A3以上幅面档案宜采用工程图纸扫描仪直接扫描，或在分幅扫描后进行图像拼接；纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，或者不宜拆装的档案（如胶装成册的档案），应采用平板扫描方式；纸张状况良好且可以拆装的档案，可使用高速扫描仪进行连续扫描， 7.4.2.2扫描色彩模式宜选择黑白二值图像模式或彩色模式，同一文件对应的档案页面宜采用同种色彩模式。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。采用彩色模式进行扫描的情况包括但不限于以下几种：
页面带有红头、印章的；页面为黑白两色，但字迹清晰度差，或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的；页面由于纸质、色泽、印刷或书写方式等原因致使采用黑白二值图像模式扫描后内容难以辨认的。
7.4.2.3扫描分辨率应设为200dpi～300dpi，同一文件对应的档案页面宜采用同一种分辨率。 7. 4. 2. 4 黑白二值模式扫描的图像，宜采用多页式TIFF（G4压缩）或PDF文件格式存储。彩色模式扫描的图像，宜采用多页式TIFF（JPEG压缩）或PDF文件格式存储。 7.4.2.5扫描后的图像文件存储于以相应案卷或文件的档号命名的文件夹中。文件夹内的图像文件命名宜与相应案卷或文件的题名保持一致；确实无法保持一致的，可根据档案内容重新命名。 7.4.3照片档案数据采集（扫描） 7.4.3.1应根据照片档案的实际情况及使用需求选择相应的扫描方式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整应保证调整后的图像不失真、效果最接近照片档案原件。 7. 4. 3. 2 保存有底片、对图像品质要求较高的照片档案宜采用底片扫描方式，其他照片档案可直接扫描照片。 7.4.3.3黑白照片（底片）应采用灰度模式扫描，彩色照片（底片）应采用彩色模式扫描 7.4.3.4采用底片扫描方式，底片小于或等于120mm时，分辨率应不小于2400dpi；底片大于 120mm时，分辨率应不小于1200dpi。 7.4.3.5直接扫描照片时，照片小于或等于10in时，分辨率应不小于600dpi；照片大于10in时，分辨率应不小于300dpi。
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