Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY 1606.3—2013
档案信息化建设规范第3部分：档案著录
Specifications for the construction of archives informatization-
Part 3 : Description of archive
2013—07—23发布
2013－10－01实施
中国石油天然气集团公司 发布 Q/SY 1606.3—2013
目 次
前言· 范围 2 术语和定义案卷级著录项
1
3
3.1公共必著项 3.2公共著录项 4卷内文件级著录项
公共必著项
4.1 4.2 公共著录项
5件级著录项 5.1公共必著项 5.2公共著录项 6专有著录项 6.1产品档案、设备仪器档案专有著录项 6.2科学技术研究档案专有著录项 6.3建设项目档案专有著录项 6.4 油气勘探开发档案专有著录项 6.5会计档案专有著录项 6.6 职工档案专有著录项 6.7金融档案专有著录项 6.8 实物档案专有著录项 6.9 特殊载体专有著录项 7著录项内容说明 7.1排检与编号项 7.2 题名与责任说明项 7.3 密级与保管期限项 7.4 时间项 7.5载体形态项 7.6 附注与提要项 7.7 专有著录项参考文献…·
........ Q/SY 1606.3—2013
前 創言
Q/SY1606《档案信息化建设规范》分为四个部分：
一第1部分：档案分类；第2部分：档案标识；一第3部分：档案著录；第4部分：档案业务管理。
本部分为Q/SY1606的第3部分。 本部分按照GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。 本部分由中国石油天然气集团公司办公厅提出。 本部分由中国石油天然气集团公司标准化委员会信息技术专业标准化技术委员会归口。 本部分起草单位：集团公司办公厅、兰州石化分公司。 本部分主要起草人：尚真、张桂珍、王强、王万梅、邹春英、龚云兰、赵小平、高强、张晓健、
朱晓钟。
II Q/SY 1606.3—2013
档案信息化建设规范第3部分：档案著录
1范围
Q/SY1606的本部分规定了中国石油单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本部分适用于中国石油总部及其所属各企事业单位各类档案的著录。
2术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
2.1
著录 description 对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。 [DA/T1—2000，档案检索6.5] 著录项目description item 揭示档案内容和形式特征的记录事项。 [DA/T 18—1999, 2.4] 公共必著项 public must description item 所有档案类别共有的应著录的著录项目。
2.2
2.3
2.4
公共著录项 public description item 所有档案类别共有的宜著录的著录项目。
2.5
专有著录项 professional description item 某档案类别的宜著录项目。
3案卷级著录项 3.1公共必著项
案卷级公共必著项包括：档号、题名、件数（除会计档案、油气勘探开发档案、金融档案银行信贷和资金类外）、页数（除会计档案、油气勘探开发档案外）、归档单位、保管期限、密级、起日期、 止日期、归档日期。
1 Q/SY 1606.3—2013 3.2公共著录项
案卷级公共著录项包括：立卷单位、主题词、摘要、保密期限、存放位置、正本数量、副本数量、备注。 4卷内文件级著录项 4.1公共必著项
卷内文件级公共必著项包括：档号、题名、责任者、页号（除会计档案、油气勘探开发档案外）、 日期、密级、载体类型。 4.2 公共著录项
卷内文件级公共著录项包括：文件编号、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、互见号、备注。 5件级著录项 5.1公共必著项
件级公共必著项包括：档号、题名、页数（除声像、实物档案及特殊载体外）、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级 5.2公共著录项
件级公共著录项包括：文件编号、年度、归档系统、保密期限、附件题名、主题词、摘要、存放位置、互见号、正本数量、副本数量、备注。 6专有著录项 6.1产品档案、设备仪器档案专有著录项
项目代号、项目名称、生产厂家、出厂日期、附图数量。 6.2科学技术研究档案专有著录项
项目代号、项目名称、获奖级别、附图数量。 6.3建设项目档案专有著录项
项目代号、项目名称、阶段号、设计单位、施工单位、建设单位、监理单位、附图数量、版次装置、专业。 6.4油气勘探开发档案专有著录项
单井：地区名、井号、井别、井型、附图数量。 物探：项目名称、CDP号、带盘号、测线名称、附图数量。
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6.5会计档案专有著录项
会计凭证：凭证类别、起凭证号、止凭证号。 6.6职工档案专有著录项
姓名、性别、籍贯、出生日期、死亡日期、原工作单位、原职务。 6.7金融档案专有著录项
个贷、法贷：客户名称、客户编号、贷款方式、合同编号、发放金额、发放日、到期日、实际结清日、状态名称、状态代码、项目名称、信贷种类、信贷档案类别名称（法贷）、信贷档案类别代码 (法贷)。
资金：对手方、交易方向、债券代码、债券名称、券面总额（万元）、结算日、交易金额（元）、 首次结算日、到期结算日、起息日、到息日、业务种类名称、业务种类代码、业务编码、合同编号。
运管：凭证类别、起凭证号、止凭证号、柜员号。 国际：国家、币种。
6.8实物档案专有著录项
荣誉：获奖级别。 6.9特殊载体专有著录项
照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图（规格、数量、电子文件数）。 其他：来源、数量。
7著录项内容说明 7.1排检与编号项 7.1.1档号应依照中国石油天然气集团公司相关规定，在档案管理系统中自动生成。 7.1.2互见号应填写与本文件有密切联系的其他档案的档号。 7.1.3主题词应填写表达档案主题内容的规范化的词或词组。文书档案可直接使用其公文主题词。 7.2题名与责任说明项 7.2.1题名应填写反映档案内容特征或含义的文字。在档案无标题或标题含义不明时，应根据文件内容自拟题名，自拟题名可由责任者、问题和文件材料名称组成；油气勘探开发档案物探类文件标题只有工序名称时，应增添项目名称。自拟题名加“[]”进行标注。各类档案的题名如下著录：
文书档案题名应照直录人文件标题。 产品档案题名应使用产品名称或型号作为题名，同一产品有多卷档案的可使用文件材料名称或组
部件的代字、代号和名称对案卷题名加以区分。
科学技术研究档案题名应使用项目名称或项目代字、代号作为题名，同一项目有多卷档案的可使用项目阶段加以区分。
建设项目档案题名文字材料的题名应由建设项目名称、单项工程名称、单位工程名称、文件材料名称和阶段组成。竣工图的题名应由建设项目名称、单项工程名称和图纸名称（落尾名或后缀语为 “竣工图”）组成。
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设备仪器档案题名应由设备仪器名称、内容特征和文件材料名称组成。 会计档案题名一般由责任者、内容和文件材料名称组成，会计凭证应注明年、月，会计账簿应注
明年份，财务报告应注明月或年份。
油气勘探开发档案题名，综合类、单井类、物探类题名照直录人文件材料标题，其中地震磁带按地区、测线号确定题名；岩心岩屑类题名中应录入井名。
金融档案题名，银行档案国际类业务中信用证、代/托收、保函业务类文件题名应包含交易日期、客户名称及主要业务内容等，汇款、结/售汇、清算业务文件题名应包含卷内文件起、止日期及主要业务内容等；运管类文件题名可由责任者、内容、文件材料名称等组成。
声像档案题名应填写介绍声像档案内容的文字，应简明概括、准确反映声像基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素应齐全。
实物档案题名应填写介绍实物档案内容的文字，应包含获得者、获得事由、获得地点、实物内容等方面。 7.2.2附件题名应填写文件附加材料的标题或代号。 7.2.3文件编号应填写发文字号、图号、标准规范类文件的统一编号等，可照原文字和符号著录。 7.2.4责任者应填写文件的作者，或对文件负有责任的单位或个人。公文应以落款盖章的单位为准，填写单位全称或者通用简称。个人责任者可只著录姓名，必要时应在姓名后著录职务、职称或其他职责，并置于“（)”号内。声像档案应填写拍摄人、摄录者的姓名或所在单位名称。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。实物档案中应填写颁发、授予单位名称或提供者姓名。 7.2.5立卷单位应填写文件材料组卷的部门或项目负责部门。 7.2.6归档单位应填写负责归档的单位或部门。特定情况下立卷单位与归档单位可能不同。 7.2.7归档系统应填写归档数据来源系统的名称。 7.3密级与保管期限项 7.3.1密级应填写文件材料或案卷上标注的密级。 7.3.2保密期限应填写文件材料或案卷上标注的保密期限 7.3.3保管期限应依据归档范围填写档案划定的存留年限。 7.4时间项 7.4.1 起日期和止日期应填写案卷内文件形成的最早和最晚日期。 7.4.2日期应填写文件材料形成日期。声像档案应填写拍摄或录制日期，实物档案应填写获奖、颁发日期。 7.4.3归档日期应填写归档流程办结的时间，可由档案管理系统自动记录。 7.4.4年度档案管理系统默认填写为文件形成日期的年度，可人工修改为文件针对的年度；跨年度的请示与批复，应填写批复年度；跨年度规划、计划，应填写文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，应填写文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算应填写针对年度；法规性文件应填写公布或批准年度；跨年度的会议文件，可填写会议召开的年度。 7.5载体形态项 7.5.1载体类型应填写记录信息的介质类型，分为纸质、照片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他。 7.5.2规格应填写档案载体的尺寸、型号等。 7.5.3数量应填写特殊载体的盘、张、套数等。 A Q/SY 1606.3—2013
7.5.4电子文件数应填写特殊载体内包含的电子文件数量。 7.5.5件数应填写卷内文件的总件数。 7.5.6 页数应填写件或卷的总页数。 7.5.7页号应填写卷内文件的起页数，最后一件的页号填写本文件“起页数－止页数” 7.5.8附图数量应填写档案中图纸的总数量 7.5.9存放位置应填写实体档案存放的物理位置，如库、排、架等 7.5.10正本数量应填写本档案正本的数量。档案本身为副本的正本数量应填写“0”。 7.5.11副本数量应填写档案副本的数量。档案正、副本单独编制档号的，正本档案的“副本数量” 应填写“0”。 7.6附注与提要项 7.6.1备注应填写档案的收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项。如无电子文件；文件材料破损、缺页、无领导签发、页号（文件编号）错误；应归档文件材料另行保管；破损修复时间及其经办人；移出、销毁时间及其经办人等。声像档案可填写其文字说明，概括揭示声像档案所反映的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素；或仅对题名未涉及内容作出补充。 7.6.2摘要应填写对文件或案卷内容的摘录、解释、附录及能够反映主题内容、重要数据（包括技术参数等）的说明。 7.7专有著录项 7.7.1项目代号应填写档案中反映的产品、工程、课题、设备等的代字或代号。 7.7.2阶段号应填写项目过程中划分的区间代号。 7.7.3生产厂家应填写产品、设备的生产厂家名称。 7.7.4出厂日期应填写检验合格的产品或设备，从厂家发往经销商的日期。 7.7.5获奖级别应填写荣誉档案获得的奖励等级，如国家级、省部级、地市级、县市级或其他级别。 7.7.6项目名称应填写工程等项目的名称。 7.7.7设计单位应填写建设单位在项目实施前所委托的，为项目进行总体设计的单位名称， 7.7.8施工单位应填写工程中具体施工的单位名称。 7.7.9 ）建设单位也称为业主单位或项目业主，应填写建设项目管理的主体、建设工程项目的投资主体或投资者。 7.7.10监理单位应填写建设单位在项目实施中所委托的，对项目所涉及到的施工质量、预算、资料等内容进行监管的单位名称。 7.7.11版次应填写设计文件的版本号。 7.7.12 装置应填写建设项目下的区间名称。 7.7.13 专业应填写图纸所属专业，如工艺、管道、设备、电气、给排水、建筑、结构等。 7.7.14地区名应填写单井所属地区的名称。 7.7.15井号应填写井的代字或代号。 7.7.16井别应填写井的类别，如勘探井、开发井、科学探索井、预探井等。 7.7.17 井型应填写井的类型，如水平井、斜井等。 7.7.18CDP号应填写地震处理成果数据/剖面道编号。 7.7.19 带盘号应填写地震数据存储磁带／磁盘编号。 7.7.20 测线名称应填写地球物理勘探野外采集数据体的名称或代号。 7.7.21 凭证类别应填写原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
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