Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY 1606.4—2014
档案信息化建设规范第4部分：档案业务管理
Specifications of the construction of archives informatization-
Part 4: Management of archive
2014—08一22发布
2014一10－01实施
中国石油天然气集团公司 发布 Q/SY 1606. 4—2014
目 次
前言 1 范围 2 规范性引用文件
术语和定义 4 档案收集 4. 1 归档范围 4. 2 归档要求 4.3 归档整理… 4. 4 归档移交…. 5 档案整理 5. 1 档案分类与标识 5. 2 保管期限的划分 5. 3 档案著录 5. 4 档案编目 5. 5 档号标注 5. 6 档案装盒档案保管
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6. 1 档案保管设施设备 6. 2 档案库房管理 6. 3 库存档案排序 6. 4 档案数据管理 6.5 档案鉴定与销毁档案利用与编研· 7. 1 档案利用 7. 2 档案编研档案统计参考文献
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1 Q/SY 1606. 4—2014
前言
Q/SY1606《档案信息化建设规范》分为4个部分：
第1部分：档案分类；一一第2部分：档案标识；一第3部分：档案著录；第4部分：档案业务管理。 本部分为Q/SY1606的第4部分。 本部分按照GB/T1.1一2009《标准化工作导则 」第1部分：标准的结构和编写》给出的规则
起草。
本部分由中国石油天然气集团公司办公厅提出。 本部分由中国石油天然气集团公司标准化委员会信息技术专业标准化技术委员会归口。 本部分起草单位：集团公司办公厅、兰州石化分公司。 本部分主要起草人：尚真、张桂珍、王强、邹春英、任洁江、龚云兰、吉亚伟、张晓健、高强、
李磊。
I Q/SY 1606.4—2014
档案信息化建设规范第4部分：档案业务管理
1范围
Q/SY1606的本部分规定了中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）信息化档案业务的
收集、整理、保管、利用与编研、统计。
本部分适用于集团公司总部及所属各企事业单位的档案业务管理工作。
2规范性引用文件
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下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法 GB/T11821—2002照片档案管理规范 DA/T15一1995磁性载体档案管理与保护规范 JGJ25—2000档案馆建筑设计规范 Q/SY15412012归档电子文件格式规范 Q/SY1542一2012归档电子文件元数据规范 Q/SY1606.1一2013档案信息化建设规范第1部分：档案分类 Q/SY1606.2一2013档案信息化建设规范第2部分：档案标识 Q/SY1606.3一2013档案信息化建设规范第3部分：档案著录中华人民共和国商业银行法（2003修正）中华人民共和国主席令第13号机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定国家档案局第8号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 国家档案局第10号令会计档案管理办法（98）财会字第32号中国石油天然气集团公司人事档案管理规定 中油人事【2011】510号
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3. 1
电子文件electronic records 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备
阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件 3. 2
归档电子文件 archivalelectronicrecords 具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
3.3
实体档案 physical archives
1 Q/SY 1606.4—2014
除了在档案管理系统中保存的电子文件以外，以各种物理形式保管的档案，包括纸质、照片、磁
盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、其他。 3. 4
应用系统归档archival application system 集团公司各应用系统通过与档案管理系统之间建立标准、统一的归档接口，实现电子文件及其元
数据的自动归档。
4档案收集
4.1归档范围
4.1.1归档范围确认制与备案审批制
归档范围确认制就是归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，即研究档案材料的形成规律，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容。参照基本归档范围，结合大事记、各项工作计划和工作实际，制定单位（部门）具体的归档范围，再反馈到归档单位（部门）进行核实，并由归档单位（部门）负责人及档案员签字确认后交档案部门存档。
归档范围备案审批制就是要求各级档案部门将已确认完善的归档范围逐级备案审批。各级档案部门以上级审批通过的归档范围作为档案收集是否齐全完整的依据。 4.1.2具体归档范围的确定 4.1.2.1文书档案：归档单位（部门）及档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，并与国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）进行对比，形成各单位（部门）的基本归档范围。经归档部门确认完善后形成单位（部门）归档范围。 4.1.2.2产品档案：依据新产品开发计划，确定归档项目。 4.1.2.3科学技术研究档案：依据科研项目计划，确定归档项目。 4.1.2.4建设项目档案：依据建设（信息化）项目计划，确定归档项目。 4.1.2.5设备仪器档案：依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归人建设项目档案。 4.1.2.6会计档案：依据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》［（98）财会字第32号」的有关规定确定。 4.1.2.7职工档案：依据《中国石油天然气集团公司人事档案管理规定》（中油人事【2011】510 号）的有关规定确定。 4.1.2.8油气勘探开发档案：依据归档单位（部门）基本职能、主要业务流程、历年归档情况及勘探开发技术资料汇交分发计划表确定。 4.1.2.9金融档案：银行类依据《中华人民共和国商业银行法（2013修正）》（中华人民共和国主席令第13号）等有关规定确定归档项目。租赁类依据金融租赁项目计划及金融监管要求，确定归档范围。 4.1.2.10声像档案：依据《中国石油天然气集团公司大事记》确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动和重点项目的声像材料，专题片，荣誉档案的照片。 4.1.2.11实物档案：依据《中国石油天然气集团公司大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励，停用公章，以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围 2 Q/SY 1606.4—2014
4.1.2.12应用系统归档：依据集团公司信息技术总体规划，对统建信息系统列出电子文件生成清单，提交主管业务部门确认。 4.2归档要求 4.2.1电子文件归档方式和要求 4.2.1.1电子文件归档可采用下列两种归档方式：
a）美 系统归档的方式：遵循“电子文件先归，实体档案后归”的原则。先行归档的电子文件应包
括正文和附件，著录信息及背景信息等内容，在办理完毕后实时归档。对于管理大数据体的应用系统，可以只归条目信息不归电子文件，业务部门应对系统归档的电子文件进行确认，并定期进行抽查。
b）手工归档的方式：遵循“电子文件、实体档案同时归档”的原则。“谁产生、谁录人、谁审
核”，由归档单位（部门）将条目主要信息录人档案管理系统，同时上载相应的电子文件。
4.2.1.2电子文件移交与接收：
a）移交与接收的电子档案应真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应符
合国家、集团公司电子文件保密安全的要求。
b） 各级档案管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各
级档案部门应切实履行档案移交和接收职责。
c）日 电子文件移交：
1）属于档案部门接收范围的电子文件，归档单位应向同级或上级档案部门移交。 2）电子文件移交的基本要求：
元数据应与电子文件一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据，遵照Q/SY1542一2012的要求执行。
—电子文件的格式遵照Q/SY1541—2012的要求执行。 一电子文件有相应的纸质、缩微制品等载体的，应在著录项中著录相关信息。 一采用技术手段加密的电子文件应解密后移交，压缩的电子文件应解压后移交；无法
转换成标准格式的特殊格式电子文件应与其读取平台一起移交
3）电子档案移交的主要流程：收集整理电子文件数据、转换电子文件数据、检验电子文件
数据、移交电子文件数据等步骤。
4） 电子文件的移交可采用离线或在线方式进行。 5） 离线移交电子文件应满足下列基本要求：
移交单位一般采用光盘移交电子文件，光盘应符合归档要求
一 一
一移交单位一般向同级或上级档案管理部门移交一套光盘，光盘应单个装盒。 一移交单位应按照有关要求进行光盘数据刻录及检测。
6）在线移交电子文件的单位应通过档案管理系统进行电子文件著录信息录入、完整性校
验、电子文件附件上载等步骤进行在线移交
7）电子文件移交单位在向同级或上级档案管理部门移交电子文件之前，应对电子档案数据
的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。
d）电子文件接收：
1）档案管理部门应利用档案管理系统进行电子文件接收、检验、整理、存储、利用等
工作。 2）日 电子文件接收的主要流程是：检验电子文件数据著录信息完整性、检验电子文件和实
体文件是否一致性、办理交接手续、接收电子文件数据、整理电子文件数据、存储电
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子文件数据等步骤。 3）档案管理部门应对接收的电子文件数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，
合格后方可接收， 4） 档案管理部门应将电子文件交接、整理、存储等信息补充到电子文件元数据中。 5）木 档案部门应对电子文件数据迁移和转换前后的一致性进行校验。
4.2.2实体档案归档时间 4. 2. 2. 1 文书档案：由归档单位（部门）将本年度办结的文件材料于次年上半年内归档。 4. 2. 2. 2 ，产品、科学技术研究、建设项目档案：在项目鉴定或竣工后三个月内归档 4.2.2.3设备仪器档案：在设备仪器开箱验收登记或安装调试后一个月内归档。 4.2.2.4会计档案：会计年度终了，暂由会计机构保管一年后，在第一季度内归档。 4.2.2.5职工档案：死亡人员人事档案，五年后由人事档案管理部门转人档案管理部门。 4.2.2.6油气勘探开发档案：综合类文件材料于次年上半年内归档，单井类文件材料随时归档，物探类文件材料在项目结束后三个月内归档。 4.2.2.7金融档案：银行类个贷、法贷档案经由信贷管理部门归档管理人员审核合格后，在本级行办公室规定的档案接收固定时间进行归档；运管档案、国际业务档案暂由档案生成部门保管一年后，按季度分期分批归档；资金业务档案根据实际情况，可选择每季度或半年归档一次。租赁档案在租赁项目起租三个月内进行资料的首次归档，每个租期内收集整理的补充资料于次年上半年内归档，权证类档案随时归档。 4.2.2.8声像、实物档案：可结合本单位实际情况随时归档。 4.2.3实体档案归档要求
归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整
是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致。 4.2.4实体档案记录载体和装订
实体档案的载体和字迹须符合耐久性要求，一律用号码机或碳素笔编写页码。装订应使用不易生锈材料。 4.3归档整理 4.3.1文书档案
以件为单位进行整理，原则上按归档时间顺序排列。件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前，正文在后，编页时可将收文处理单编为文件的最后一页；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，并按事由结合时间、重要程度等排列；会议文件、统计报表等成套性文件可集中排放。 4.3.2产品档案
以单项产品为保管单元，进行组卷或按件整理，并按开发、设计、试制与鉴定评审的顺序排列。 文件材料较多时可按阶段组卷进行整理。
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