Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY 1606.1—2013
档案信息化建设规范第1部分：档案分类
Specifications for the construction of archives informatization-
Part 1 : Classification of archive
2013—10－01实施
2013—07—23发布
中国石油天然气集团公司 发布 Q/SY 1606.1—2013
目 次
1
前言…· 范围
1 2 3
规范性引用文件术语和定义 4 档案分类原则 5 类目设置 6类目细分 1
代码标识附录A（规范性附录） 档案分类标识附录B（规范性附录） 特殊载体档案代号参考文献……
....
6 Q/SY 1606.1—2013
前 創言
Q/SY1606《档案信息化建设规范》分为四个部分：
一第1部分：档案分类；第2部分：档案标识；一第3部分：档案著录；第4部分：档案业务管理。
本部分为Q/SY1606的第1部分。 本部分按照GB/T1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。 本部分由中国石油天然气集团公司办公厅提出。 本部分由中国石油天然气集团公司标准化委员会信息技术专业标准化技术委员会归口。 本部分起草单位：集团公司办公厅、兰州石化分公司。 本部分主要起草人：尚真、张桂珍、王强、王万梅、邹春英、龚云兰、吉亚伟、张晓健、高强、
李磊。
II Q/SY 1606.1—2013
档案信息化建设规范第1部分：档案分类
1范围
Q/SY1606的本部分规定了中国石油档案分类原则和分类方法。 本部分适用于中国石油总部及所属各企事业单位档案的分类整理
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
中国石油天然气集团公司人事档案管理规定中油人事【2011】510号
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
档案archives 各企事业单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且
经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。 3.2
文书档案 administrative archives 职能部门在其职能活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的管理性文件材料。 产品档案 product archives 产品开发、设计、试制、鉴定评审过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件
3.3
材料。 3.4
科学技术研究档案 scientific archives 科学技术研究过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。 建设项目档案 construction project archives 工程建设活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。 设备仪器档案apparatus archives 引进、购置设备仪器时随机携带的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的文件材料。
3.5
3.6
1 Q/SY 1606.1—2013 3.7
会计档案 accounting archives 会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和
证据。 3.8
职工档案 staff archives 组织人事等部门在管理活动中形成的记载员工个人经历、思想品德、业务能力、工作实绩等内容，
以个人为单位集中保存、以备查考的文件材料，是甄选人才、进行人力资源开发与管理的重要依据。 3.9
油气勘探开发档案 prospect archives 油气勘探开发过程中形成的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的地质文件材料。
3.10
金融档案finance archives 银行、保险、信托等金融档案类业务在活动中产生的具有保存和查考利用价值的各种载体形式的
文件材料。 3.11
声像档案multimedia archives 以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本单位（部门）重要事件，具有保存和查考利
用价值的原始记录。 3.12
实物档案objectarchives 各项工作中做出显著成绩的单位及个人受到上级部门表彰和奖励而获得的奖章、奖状、奖旗、奖
牌、证书、印章、礼品、纪念品以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存和查考利用价值的实物。 3.13
无实体 no physical archives 以电子文件、数字代码等方式集中存储于某设备中，不以其他物理介质形式保存的档案。
3.14
特殊载体档案special medium archives 与纸质档案的载体类型、尺寸大小和保管要求有着显著区别，以物理形式存在的档案实体，如照
片、磁盘、磁带、胶片、光盘、底图、岩心、岩屑、无实体、其他等。 3.15
资料 papers 由档案部门收集和管理的，不属于直接记录和反映本单位活动，不作为档案整理和保管的文件材
料，包括上级文件及其他外单位发文、图书、报刊和各种汇编材料等。 4档案分类原则 4.1本标准以中国石油天然气集团公司全部档案实体为对象，从各企事业单位的管理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案分类体系，便于科学管理与开发利用。 4.2 档案类目设置本着统分适度，宜粗不宜细，分类层次不宜过多的原则，并适应档案计算机管理的新需求。 2 Q/SY 1606.1—2013
5类目设置 5.1 档案共设11个一级类目，即文书档案类、产品档案类、科学技术研究档案类、建设项目档案类、设备仪器档案类、会计档案类、职工档案类、油气勘探开发档案类、金融档案类、声像档案类实物档案类。 5.2需要单独保管的特殊载体档案，虽然其内容不超出11个一级类目的范围，但需做特殊处理，不与11个一级类目并列。按载体类型的不同，分别单独编号、排架。 5.3资料独立于11个档案一级类目，单独编号、排架。
6类目细分 6.1类目细分原则
类目细分是指档案和资料二级及二级以下类目的延伸。类目细分应依据事物的本质属性或重要属性进行，同一级类目应使用同一个分类标准，其下位类目的外延之和等于上位类目的外延。 6.2类目细分方法 6.2.1文书档案类、产品档案类、科学技术研究档案类、建设项目档案类、设备仪器档案类不统一设置二级类目，各企事业单位可分别按职能或机构、产品型号或种类、专业性质或课题性质、工程性质或单项工程、种类或单项设备仪器自行细分。 6.2.2会计档案类二级类目按文件形式（名称）分类，细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他。 6.2.3纳入管理的职工档案按《中国石油天然气集团公司人事档案管理规定》（中油人事【2011】510 号）执行。 6.2.4油气勘探开发档案类二级类目按业务类型和特殊载体档案类型分类，细分为综合、单井、物探、岩心岩屑。不统一设置油气勘探开发档案类二级以下类目，各企事业单位可按专业性质或形成阶段自行细分。 6.2.5金融档案类二级类目按业务类型分类，细分为银行、保险、信托。其中银行类按个贷、法贷、 资金、国际、运管细分三级类目。 6.2.6声像档案类二级类目按媒体形式分类，细分为视频、音频、图像。 6.2.7实物档案类二级类目按实物类型分类，细分为荣誉、印章、礼品纪念品、其他。 6.2.8单独保管的特殊载体档案，在载体类型下不统一设置二级属类，各企事业单位可按保管库房、 柜架或业务类型等自行细分。根据现实工作的需要，特殊载体的类型可适时统一扩充。 6.2.9资料不统一设置二级类目，各企事业单位可自行细分。
1
代码标识
7.1代码标识采用英文字母与阿拉伯数字相结合的混合编号制。 7.2档案一级类目采用英文大写字母标识（见附录A） 7.3 档案二级类目、三级类目采用双位阿拉伯数字顺序排列标识（见附录A）。 7.4特殊载体档案采用汉语拼音缩写标识（见附录B）。 7.5 资料代号采用英文大写字母Z标识。
3 Q/SY 1606.1—2013
附录A (规范性附录) 档案分类标识
表A.1给出了档案标识符号的表述。
表A.1档案分类标识符号对照表
二级类目
三级类目
一级类目代
序号 1 2 3 科学技术研究档案类
一级类目名称文书档案类产品档案类
字 W E F G H
代号
名称
代号
名称
建设项目档案类设备仪器档案类
4 5
会计凭证会计账簿财务报告其他
01 02 03 04
会计档案类
1
6
职工档案类
7
J
综合单井物探岩心岩屑
01 02 03 04
K
8
油气勘探开发档案类
个贷法贷资金国际运管
01 02 03 04 05
01
银行
金融档案类
Q
9
保险信托视频音频图像荣誉印章礼品纪念品其他
02 03 01 02 03 01 02 03 04
10
声像档案类
s
11
实物档案类
R
4 Q/SY 1606.1—2013
附录B (规范性附录) 特殊载体档案代号
表B.1 给出了特殊载体档案代号的表述。
表 B.1特殊载体档案代号对照表特殊载体类别
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
代号 zz ZP CP CD JP GP DT YX YI WST QT
纸质照片磁盘磁带胶片光盘底图岩心岩屑无实体其他
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