Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY 1606.2—2013
档案信息化建设规范第2部分：档案标识
Specifications for the construction of archives informatization-
Part 2 : Mark of archive
2013—07—23发布
2013－10－01实施
中国石油天然气集团公司 发布 Q/SY 1606.2—2013
目 次
Ⅱ
前言范围
1 2 3
规范性引用文件术语和定义 4 全宗号标识规则 4.1全宗号编制原则 4.2全宗号编制方法 5档案标识规则…… 5.1纸质档案档号的编制方法 5.2特殊载体档案档号的编制方法 5.3资料编号的编制方法附录A（规范性附录） 总部及所属单位全宗号参考文献…
: 10 :16 Q/SY 1606.2—2013
前 創言
Q/SY1606《档案信息化建设规范》分为四个部分：
一第1部分：档案分类；第2部分：档案标识；一第3部分：档案著录；第4部分：档案业务管理。
本部分为Q/SY1606的第2部分。 本部分按照GB/T1.1一2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则
起草。
本部分由中国石油天然气集团公司办公厅提出。 本部分由中国石油天然气集团公司标准化委员会信息技术专业标准化技术委员会归口。 本部分起草单位：集团公司办公厅、兰州石化分公司。 本部分主要起草人：尚真、张桂珍、王强、王万梅、邹春英、龚云兰、高强、郭晖、朱晓钟、
李磊。
II Q/SY 1606.2—2013
档案信息化建设规范第2部分：档案标识
1范围
Q/SY1606的本部分规定了中国石油档案全宗号、档号的结构，档案标识的编制原则和编制方法。
本部分适用于中国石油总部及所属各企事业单位档案全宗号、档号的编制。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T13—94档号编制规则
3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件，
3.1
档案archives 各企事业单位在生产、科研、经营管理等各项活动中形成的，具有保存和查考利用价值的，并且
经过整理后集中保管的各种载体的原始记录。 3.2
全宗 fonds 一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 [DA/T1—2000，定义5.5] 全宗号　fonds code 档案馆（室）给定每个全宗的代码。 [DA/T 13—94，定义2.2] 类别号 category code 馆（室）藏档案类别的代码。 [DA/T13—94，定义2.4] 档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码
3.3
3.4
3.5
1 Q/SY 1606.2—2013
[DA/T1—2000，定义5.12] 案卷号file code 案卷排列的顺序号。 [DA/T13—94，定义2.6] 条目 entry 反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。 [DA/T 1—2000，定义6.4] 卷内顺序号 record order number 按照卷内文件排列的先后顺序自动生成的序号。
3.6
3.7
3.8
4全宗号标识规则
4.1 全宗号编制原则
全宗属类代码不应重复。 全宗属类下的各二级、三级、四级全宗按排列次序流水编号。 在一个属类下不应有重复的全宗顺序号。
4.2 全宗号编制方法
各企事业单位的全宗号由中国石油天然气集团公司办公厅统一制定，使用字母组合（见附录A)。 各企事业单位所属二级单位的全宗号由各企事业单位自行分级制定，报中国石油天然气集团公司
办公厅备案。各级全宗号之间使用西文半角“”进行连接，流水号不添加虚位0。各企事业单位所属二级单位全宗号结构见示例1。各企事业单位所属三级单位全宗号结构见示例2。
示例1：
DQYT.1
门
说明：
全宗号；二级单位全宗流水号。
示例2：
DQYT.1.1
C
2 Q/SY 1606.2—2013
说明：
全宗号；二级单位全宗流水号；
2
3——三级单位全宗流水号。
5档案标识规则 5.1纸质档案档号的编制方法 5.1.1档号编制规则
案卷级和件级档号应由全宗号、类别号、年度号、保管号（案卷号或件号）等要素组成。其中全宗号、类别号和保管号为档号组成的必选项，其他项为可选项，各企事业单位可根据实际情况或需求进行增减、自行定义。各要素之间应使用符号“_”连接，如全宗号－类别号－年度号－保管号。
卷内文件级档号由所属案卷的档号加卷内顺序号构成，使用符号“二”连接。 全宗号参见4.2。 类别号中一级类目代字、已有的二级类目代号的编制参见《档案分类规范》。自定义的类目代号
如二级、三级等根据需求自行编制。
年度号应由4位阿拉伯数字组成。 保管号可根据各企事业单位情况，在本全宗内选择各档号要素任意组合流水。保管号应以四位
数字为基准，不够四位时自动添加虚位0，从0001开始编制，超过四位时自动升为五位数字，依此类推。 5.1.2文书档案
文书档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代字和保管号组成。各企事业单位可根据需要添加自定义二级类目代号、年度号。文书档案档号结构见示例。
示例：
DQYT-W 01 - 2009 - 0001
说明：
全宗号；一级类目代字；自定义二级类目代号（可选）；年度号（可选）；保管号。
C
5.1.3产品、科学技术研究、建设项目、设备仪器档案
产品、科学技术研究、建设项目、设备仪器档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代字和保管号组成。各企事业单位可根据需要添加自定义二级类目代号、项目代号。科学技术研究档案档号结构
3 Q/SY 1606.2—2013 见示例。
示例：
DQYT
001 0001
01
说明：
一全宗号；级类目代字；一自定义二级类目代号（可选）；项目代号（可选）；
5——保管号。 5.1.4会计档案
会计档案档号的基本结构由全宗号、一级类目代字、二级类目代号、保管号组成。各企事业单位可根据需要添加年度号。会计档案档号结构见示例。
示例：
DQYT- 1 01 2009-0001
2
说明：
一全宗号； -级类目代字；一二级类目代号；一年度号（可选）； 5——保管号。
3- 4
5.1.5油气勘探开发档案 5.1.5.1综合类
油气勘探开发档案综合类档号的基本结构由全宗号、一级类目代字、 、二级类目代号和保管号组成。各企事业单位可根据需要添加年度号。勘探开发档案综合类档号结构见示例。
示例：
DQYT- K 01 2009 - 0001
?
4 Q/SY 1606.22013
说明：
全宗号；一级类目代字；
1 2
3 一二级类目代号；
年度号（可选）；一保管号。
4- 5-
5.1.5.2 单井类
油气勘探开发档案单井类档号的基本结构由全宗号、 一级类目代字、二级类目代号和保管号组成。 各单位可根据需要添加井号。勘探开发档案单井类档号结构见示例。
示例：
DQYT- K 02 [葡2-11] 0001
3 2 1
说明：
全宗号； -级类目代字；二级类目代号；井号（可选）；
I
3
4
5——保管号。 5.1.5.3物探类
油气勘探开发档案物探类档号的基本结构由全宗号、 一级类目代字、 、二级类目代号和保管号组成。 各企事业单位可根据需要添加自定义三级类目代号。勘探开发档案物探类档号结构见示例。
示例：
DQYT K 03 01 0001
4 3 2
说明：
全宗号；一级类目代字；二级类目代号；自定义三级类目（可选）；保管号。
2 3- 4
5