Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY 1541—2012
归档电子文件格式规范
Specifications for archive format of electronic records
2012-09-27发布
2012一11一15 实施
中国石油天然气集团公司 发布 Q/SY 1541—2012
目 次
前言范围 2规范性引用文件术语和定义版式电子文件长期保存格式应具有的特征 4. 1 支持真实性 4.2格式透明 4. 3 不绑定软硬件 4. 4 格式自包含……. 4. 5 格式自描述 4. 6 固定显示
持续可解释持续可用可转换
4. 7 4. 8 4. 9
4. 10 易存储· 4. 11 易利用.· 非版式电子文件长期保存格式的选择原则 5. 1 通用 5. 2 代价最小 5. 3 限量
....
可扩展评估
54
5. 5 6　电子文件归档格式要求
........
.........
7电子文件利用格式要求附录A（规范性附录）电子文件长期保存和安全利用格式参考文献
...................... Q/SY 1541—2012
前 言
本标准按照GB/T1.1一2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。
本标准由中国石油天然气集团公司办公厅档案处提出本标准由中国石油天然气集团公司标准化委员会信息技术专业标准化技术委员会归口。 本标准起草单位：集团公司办公厅信息管理部、兰州石化公司。 本标准主要起草人：梁晓程、赵小平、尚真、王强、王海山、张荔梅、龚云兰、张晓健、孙长
虹、李骏仁、韦宝峰、高强、魏薇、朱晓钟、李磊、郭晖、杨治、邱庆媛。
I Q/SY 1541—2012
归档电子文件格式规范
1范围
本标准规定了归档电子文件长期保存格式应具有的特征和选择原则，并给出了电子文件归档格式和利用格式的要求。
本标准适用于总部及其所属各企事业单位归档电子文件的长期保存和利用。 规范性引用文件
2
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范 GB/T 20916—2007 中文办公软件文档格式规范 DA/T 1—2000 档案工作基本术语 DA/T 32—2005 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 47—2009 版式电子文件长期保存格式需求
3术语和定义
GB/T18894，GB/T20916，DA/T1，DA/T32和DA/T47界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为了便于使用，以下重复列出了GB/T18894，GB/T 20916，DA/T1，DA/T32和DA/T 47 中的某些术语和定义。 3. 1
文件 record 机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成、接受并维护的作为证据和情报的
信息。
[DA/T1—2000，定义 2.12] 电子文件 electronic record 在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备
3. 2
阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
[GB/T 18894—2002，定义3.1]
3.3
归档电子文件 archive electronic record 具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 [GB/T 18894—2002，定义 3.2]
3. 4
版式电子文件 fixed-layout electronic records Q/SY 1541-2012
内容信息被排版在预定义页面中，具有显示一致性的版面固定的电子文件， [DA/T47—2009，定义3.1]
3. 5
长期 long-term 虑及技术变化（包括支持新载体、新数据格式）和用户群体变化对典藏信息影响的足够长的时间
段。这个时段延伸到无限未来。
[DA/T47—2009，定义3.2]
3. 6
长期保存long-term preserve 用一种可靠的、科学合理的方式长期（见3.5）维护电子文件真实、完整、有效的行为 [DA/T 47—2009，定义3.3] 格式 format 为了存储信息而使用的特殊编码方式，用于识别文件储存的内容。
3. 7
3. 8
档案管理系统 electronic record management system 收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计
算机应用系统。
[DA/T32—2005，定义3.4]
3. 9
可扩展置标语言 extensible markup language (XML) 定义语义标记的规则，这些标记将文档分成许多部件并对部件加以标识。作为无标记语言，用于
定义与特定领域有关的结构化标记语言的句法语言。
[GB/T 20916—2007，定义3.1]
，版式电子文件长期保存格式应具有的特征
4
4.1支持真实性
支持数字水印、数字签名、循环穴余校验或纠错码， 4.2格式透明 4.2.1有公开发表的该格式标准或技术规范。 4.2.2有与产品无关的技术专家组和标准化组支持该格式。 4.3不绑定软硬件 4.3.1支持多种操作系统和应用软件。 4. 3. 2 支持多种存储技术，或与存储技术无关 4.3.3 当用户不能使用指定产品软件时，能使用已有的插件读取， 4.3.4能使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现。 4.4格式自包含 4.4.1不应包含指定版本的格式之外的内嵌对象。 4. 4. 2 不应包含外部对象的链接。 2 Q/SY 1541—2012
4.5格式自描述
使用标准格式（通常是XML，参见XML规范）设置元数据、描述对象的属性特征，满足管理、 保存、描述的需求。 4. 6 固定显示 4.6.1应维持固定的文件页面、章节、段落的逻辑组织结构，不应随软、硬件平台和阅读器的更换或升级等变化而变化。 4.6.2应以自然阅读顺序提供文本，应采用基本文本编辑工具阅读文件。 4.7持续可解释
不应包含加密协议，不应包含加密选项。 4.8持续可用 4. 8. 1 应支持无损压缩。 4.8.2在压缩协议中不应采用分辨率的缩减取样。 4. 9 可转换 4. 9. 1 支持其他格式转换为长期保存格式。 4. 9. 2 支持过时的长期保存格式转换为新的长期保存格式。 4. 10 　易存储 4. 10. 1 格式紧凑，数据占用字节数少 4. 10. 2 支持在一个文件中容纳大量数据。 4. 10.3 应有聚合能力，能将几个相关的数字对象聚合到一个文件中 4. 11 易利用
需要单独查看的多个文件，不应通过压缩包的方式进行合并。 非版式电子文件长期保存格式的选择原则 5.1通用
5
应被广泛应用和支持，应采用成熟、稳定的技术。 5.2代价最小
应降低电子文件的管护成本，包括使用、维护该格式的软件费用、相关格式转换费用及人员培训费用等。 5.3 限量
档案管理系统归档的电子文件格式的类型，应限制在表A.1规定的范围。 5. 4 可扩展
当某类电子文件没有可长期保存格式时，应采用该行业常用格式作为长期保存格式。
3 Q/SY 1541—2012
5. 5 评估
增加电子文件长期保存格式，应按第4章规定的特征进行评估。
6 电子文件归档格式要求
6.1可选用的归档电子文件长期保存格式共7类、23种，见表A.1。 6. 2 应采用长期保存格式对电子文件进行归档，压缩文件应解压归档 6.3采用表A.1所规定格式以外的电子文件需要归档时，应将其配套的专有软、硬件解释环境同时归档，并附带安装配置说明。 电子文件利用格式要求
7
7.1归档电子文件在利用时，应对电子文件提供保护。档案管理系统能直接提供保护的文件格式和通过格式转换能提供保护的文件格式共6类、15 种，见表 A.2。 7. 2 通过档案管理系统利用表A.2所规定格式以外的电子文件时，应采用其他管理手段控制文件的传播范围。 Q/SY 1541—2012
附录A (规范性附录)
电子文件长期保存和安全利用格式
表A.1和表A.2分别给出了电子文件长期保存和安全利用的格式。
表A.1 长期保存格式
格式特征
文件类型纯文本文件
格式 TXT格式 符合第5章的选择原则 XML格式 符合第5章的选择原则
DOC/DOCX格式 符合第5章的选择原则
XLS/XLSX 符合第5章的选择原则
格式化文本文件 PPT/PPTX格式 符合第5章的选择原则
RTF格式 符合第5章的选择原则 PDF 格式 符合第4章的规定 XPS 格式 符合第4章的规定 TIFF格式 符合第5章的选择原则 JPEG-2000格式 符合第5章的选择原则 JPEG 格式 符合第5章的选择原则 GIF格式 符合第5章的选择原则 PNG 格式 符合第5章的选择原则 DiVu格式 符合第5章的选择原则
版式文件
图像文件
符合第5章的选择原则
矢量图形文件
DWG WAV格式 符合第5章的选择原则 MP3格式 符合第5章的选择原则 WMA格式 符合第5章的选择原则 OGG Vorbis 格式 符合第5章的选择原则
音频文件
AVI格式 符合第5章的选择原则 WMV格式 符合第5章的选择原则 MOV格式 符合第5章的选择原则 MPEG 格式 符合第5章的选择原则
视频文件
表 A.2 可提供保护的电子文件格式
文件类型纯文本文件
格式 TXT 格式 通过格式转换能提供保护 XML格式 通过格式转换能提供保护
保护方法
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