Q/SY
中国石油天然气集团公司企业标准
Q/SY 10541—2018 代替Q/SY1541—2012
归档电子文件格式规范
Specifications for archive format of electronic records
2018-12—25发布
2019—02－01实施
发布
中国石油天然气集团有限公司 Q/SY10541—2018
目 次
前言范围 2 规范性引用文件 3 术语和定义版式电子文件长期保存格式应具有的特征
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4.1 支持真实性 4.2 格式透明 4.3 不绑定软硬件 4.4 格式自包含 4.5 格式自描述 4.6 显示一致性 4.7 持续可解释 4.8 持续可用 4.9 可转换 4.10 易存储 4.11 易利用 4.12 易于按需获取内容 4.13 支持目录 4.14 支持扩展非版式电子文件长期保存格式的选择原则
中
5
5.1 通用 5.2 代价最小 5.3 限量 5.4 可扩展 5.5 评估 6电子文件归档格式要求电子文件利用格式要求附录A（规范性附录） 电子文件长期保存和安全利用格式参考文献
T
上 Q/SY10541—2018
前言
本标准按照GB/T1.1一2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。 本标准代替Q/SY1541一2012《归挡电子文件格式规范》，与Q/SY1541一2012相比，主要结合GB/
33190一2016《电子文件存储与交换格式版式文档》格式特征。除编辑性修改外，技术变化如下：
修改了范围中的表述（见第1章，2012年版的第1章）；增加了GB/T33190—2016（见第3章）；修改了电子文件（见3.2，2012年版的3.2）删除了归档电子文件（见2012年版的3.3）增加了元数据（见3.3）；增加了版式（见3.4）：增加了开放式版式文档（见3.6）：增加了归档（见3.11）修改了不绑定软硬件（见4.3.1，2012年版的4.3）：修改了格式自包含（见4.4.1，4.4.2，4.4.3，2012年版的4.4）；修改了格式自描述（见4.5.2，4.5.3，4.5.4，4.5.5，4.5.6，2012年版的4.5）修改了显示一致性（固定显示）（见4.6.1，4.6.3，4.6.4，2012年版的4.6）修改了易存储（见4.10.2，2012年版的4.10）：增加了易于按需获取内容（见4.12.1，4.12.2）： -增加了支持目录（见4.13）：增加了支持扩展（见4.14）：修改了电子文件归档格式要求（见6.1，2012年版的6.1）修改了电子文件利用格式要求（见7.1，2012年版的7.1）* 增加了格式化文本文件WPS/DPS/ET、版式文件OFD格式（见表A.1、表A.2）。
本标准由中国石油天然气集团公司标准化委员会信息技术专业标准化技术委员会提出并归口。 本标准起草单位：中国石油天然气集团有限公司办公厅、中国石油天然气股份有限公司兰州石化分
公司。
本标准主要起草人：尚真、王强。任洁江。张键。张晓健、高强。
II Q/SY 10541—2018
归档电子文件格式规范
1范围
本标准规定了中国石油天然气集团有限公司（以下简称“集团公司"）归档电子文件长期保存格式应具有的特征和选择原则，并给出了电子文件归档格式和利用格式的要求。
本标准适用于集团公司总部及其所属各企事业单位归档电子文件的长期保存和利用工作。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的号用件，仅注日期的版本适用于本支
件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范 GB/T26162.1信息与文献文件管理第1部分：通则 GB/T33190—2016电子文件存储与交换格式版式文档 DA/T1档案工作基本术语 DA/T32公务电子邮件归档与管理规则 DA/T47版式电子文件长期保存格式需求
3术语和定义
GB/T18894GB/T26162.1.GB/T331902016.DA/T1.DA/T32和DA/T47界定的以及
下列术语和定义适用于本文件。为了便于使用，以下重复列出了GB/T18894，GB/T26162.1，GB/ 33190—2016，DA/T1，DA/T32和DA/T47中的某些术语和定义。 3.1
文件 record 机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成。接受并维护的作为证据和情报的信息。 [DA/T1—2000，定义2.12]
3.2
电子文件electronic document 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成，
办理。传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容。结构，背景组成。
[GB/T18894—2016，定义3.1]
3.3
元数据 metadata 描述文件的背景。内容。结构及其管理过程的数据。 [GB/T26162.1—2010，定义3.12]
3.4
版式fixed-layout
I Q/SY10541—2018
将文字。图形，图像等多种数字内容对象按照一定规则进行版面固化呈现的一种格式。 [GB/T33190—2016，定义3.1]
3.5
版式电子文件 fixed-layout electronic records 内容信息被排版在预定义页面中，具有显示一致性的版面固定的电子文件。 [DA/T47—2009，定义3.1]
3.6
开放式版式文档 open fixed-layout document 独立于软件、硬件、操作系统。输出设备的版式文档格式。 [GB/T33190—2016，定义3.2]
3.7
长期 long-term 虑及技术变化（包括支持新载体。新数据格式）和用户群体变化对典藏信息影响的足够长的时间
段。这个时段延伸到无限未来。
[DA/T47—2009，定义3.2]
3.8
长期保存 long-term preserve 用一种可靠的、科学合理的方式长期（3.7）维护电子文件真实、完整、有效的行为。 [DA/T47—2009，定义3.3]
3.9
格式format 为了存储信息而使用的特殊编码方式，用于识别文件储存的内容。
3.10
档案管理系统 t electronic record management system 收集，组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计
算机应用系统。
[DA/T32—2005，定义3.4]
3.11
归档 archiving 具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案部门
提交的过程。
[GB/T18894—2016.定义3.12]
4版式电子文件长期保存格式应具有的特征 4.1支持真实性
支持数字水印、数字签名、循环允余校验或纠错码。 4.2格式透明 4.2.1有公开发表的该格式标准或技术规范。
有与产品无关的技术专家组和标准化组支持该格式。
4.2.2
2 Q/SY 10541—2018
4.3不绑定软硬件 4.3.1 1不使用基于特定软硬件平台的技术。 4.3.2 支持多种操作系统和应用软件。 4.3.3支持多种存储技术，或与存储技术无关。 4.3.4当用户不能使用指定产品软件时，能使用已有的插件读取。 4.3.5 能使用与设备无关的颜色规范实现准确打印和再现。 4.4格式自包含 4.4.1 自包含的文件呈现的全部信息应不依赖于外部对象。 4.4.2 支持将外部对象（字体。图像等）嵌人文件内。 4.4.3标准中须枚举具体的内外部对象格式，包括字体信息，光栅图像。矢量图形、颜色信息及其他需要显示的信息。 4.5格式自描述 4.5.1 使用标准格式（通常是XML，参见XML规范）设置元数据，描述对象的属性特征，满足管理，保存。描述的需求。 4.5.2 2文件格式清晰，易于解读。 4.5.3 应声明文件格式遵循的标准和版本。 4.5.4 文件中的学符对象应声明编码标推。 4.5.5 设置规范的元数据集（可以与相关国际。国内标准保持一致或映射），并以文本方式（通常为 XML）内嵌于文件中，用于描述文件和对象的属性特征（通常包括内容表征信息和保存描述信息），并易于提取和检索。 4.5.6文件中允许封装厂商自定义的元数据信息。 4.6 显示一致性
4.6.1 应维持固定的文件页面，章节，段落的逻辑组织结构，不应随软，硬件平台和阅读器的更换或升级等变化而变化。通过打印或其他输出设备输出的非电子文件的显示与电子文件一致。 4.6.2 应以自然阅读顺序提供文本，应采用基本文本缩辑工具阅读文件 4.6.3支持可选内容（在某些条件下满足时可显示或打印）。 4.6.4 支持音视频多媒体对象。
4.7 持续可解释
不应包含加密协议，不应包含加密选项。 4.8持续可用 4.8.1 应支持无损压缩。 4.8.2 在压缩协议中不应采用分辨率的缩减取样。 4.9 可转换 4.9.1 支持其他格式转换为长期保存格式。 4.9.2 支持过时的长期保存格式转换为新的长期保存格式。 Q/SY10541—2018 4.10号 易存储 4.10.1 格式紧凑，数据占用字节数少。 4.10.2 支持在一个文件中容纳大量对象和数据。 4.10.3 应有聚合能力，能将几个相关的数字对象聚合到一个文件中。 4.11 易利用
需要单独查看的多个文件，不应通过压缩包的方式进行合并。 4.12 易于按需获取内容 4.12.1 支持首页快速获取。 4.12.2支持任意页随机访问。 4.13 3支持目录
对目录进行定义描述。能够根据目录进行导航。 4.14支持扩展
支持在现有格式上扩展自定义特性。
5非版式电子文件长期保存格式的选择原则 5.1通用
应被广泛应用和支持，应采用成熟。稳定的技术。 5.2 代价最小
应降低电子文件的管护成本，包括使用、维护该格式的软件费用、相关格式转换费用及人员培训费用等。 5.3限量
档案管理系统归档的电子文件格式的类型，应限制在表A.1规定的范围。 5.4可扩展
当某类电子文件没有可长期保存格式时，应采用该行业常用格式作为长期保存格式。 5.5评估
增加电子文件长期保存格式，应按第5章规定的特征进行评估。
电子文件归档格式要求
6.1 可选用的归档电子文件长期保存格式共7类，25种，见表A.1。 6.2 应采用长期保存格式对电子文件进行归档，压缩文件应解压归档。
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