ICS 01.140.20
CCS A 14
中华人民共和国国家标准
GB/T 42727—2023
政务服务事项电子文件归档规范
Archiving specification for electronic documents of government service item
2023-05-23发布
2023-12-01实施
国家市场监督管理总局
发布国家标准化管理委员会
GB/T 42727—2023
目次
前言 ………………………………………………………………………………………………………………Ⅲ
引言 …………………………………………………………………………………………………………………IV
1 范围 …………………………………………………………………………………………………………………1
2 规范性引用文件 ………………………………………………………………………………………………1
3 术语和定义 ………………………………………………………………………………………………………1
4 总体原则和要求 ………………………………………………………………………………………………2
5 归档功能要求 …………………………………………………………………………………………………3
5.1 基本要求 ……………………………………………………………………………………………………3
5.2 归档配置功能 ……………………………………………………………………………………………3
5.3 整理组件功能 ……………………………………………………………………………………………3
5.4 清点检测功能 ……………………………………………………………………………………………4
5.5 归档信息包封装功能 ……………………………………………………………………………………4
5.6 数据交换功能 ………………………………………………………………………………………………4
5.7 统计和审计功能 …………………………………………………………………………………………4
6 归档流程 …………………………………………………………………………………………………………4
6.1 总体流程 ……………………………………………………………………………………………………4
6.2 文件收集 ……………………………………………………………………………………………………5
6.3 整理 …………………………………………………………………………………………………………5
6.4 清点 ………………………………………………………………………………………………………6
6.5 形成归档信息包 …………………………………………………………………………………………6
6.6 生成验证信息 ……………………………………………………………………………………………6
6.7 归档检测 ……………………………………………………………………………………………………6
6.8 数据交换 ……………………………………………………………………………………………………6
6.9 接收检测 …………………………………………………………………………………………………6
6.10 登记编目…………………………………………………………………………………………………6
6.11 入库…………………………………………………………………………………………………6
7 归档信息包的内容、结构和命名规则………………………………………………………………………7
7.1 内容 ……………………………………………………………………………………………………………7
7.2 结构 …………………………………………………………………………………………………………7
7.3 命名规则 ……………………………………………………………………………………………………7
8 元数据要求 ………………………………………………………………………………………………………8
8.1 概述 ……………………………………………………………………………………………………8
8.2 归档配置信息 ……………………………………………………………………………………………8
8.3 办件基本信息……………………………………………………………………………………………12
8.4 办理流程信息…………………………………………………………………………………………17
9 存储格式要求……………………………………………………………………………………………18
9.1 一般要求……………………………………………………………………………………………18
9.2 具体要求…………………………………………………………………………………………………18
10 数据交换要求 ………………………………………………………………………………………………18
附录 A(资料性) 归档材料目录………………………………………………………………………………21
附录 B(资料性) 归档信息包的一般结构示例 ……………………………………………………………27
附录C(资料性) 归档信息包的嵌套结构示例……………………………………………………………28
附录D(资料性) 政务服务事项电子文件元数据映射表…………………………………………………29
附录 E(资料性) 元数据描述格式示例………………………………………………………………………32
参考文献 ……………………………………………………………………………………………………37
政务服务事项电子文件归档规范
1 范围
本文件规定了通过政务服务事项办理系统形成、办理、传输和存储的电子文件(简称政务服务事项电子文件)归档的功能要求、归档流程，归档信息包的内容、结构、命名规则，以及元数据、存储格式、数据交换等要求。
本文件适用于在政务服务事项办理系统中形成的依申请办理的行政权力事项和公共服务事项电子文件的归档，行政处罚、行政检查等行政权力事项电子文件的归档参照使用。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范GB/T 36905—2018 电子证照 文件技术要求
GB/T 39554.1—2020 全国一体化政务服务平台 政务服务事项基本目录及实施清单 第1部分：编码要求
DA/T 13 档号编制规则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
政务服务事项 government service item
政府部门及其授权或委托的其他组织行使依申请办理的行政权力和公共服务事项过程中提供的服务事项。
[来源：GB/T 39554.1—2020,3.3]
3.2
政务服务事项办理系统 government service system用于办理政务服务事项(3.1)的信息系统。
3.3
电子文件 electronic document
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
[来源：GB/T 18894—2016,3.1]
3.4
电子档案 electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件(3.3)。
[来源：GB/T 18894—2016,3.2]
3.5
办件 finished item
政务服务事项(3.1)按程序办理完毕并形成相应结果的单个活动，是政务服务事项办理和归档的基本单位。
3.6
元数据 metadata
描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。[来源：GB/T 18894—2016,3.3]
3.7
归档 archiving
将具有保存价值且办理完毕的政务服务事项电子文件及相关信息经收集、整理并向档案部门移交的过程。
[来源：GB/T 39362—2020,3.3,有修改]
3.8
容缺归档 tolerance archiving
一个办件的某些归档材料在办理过程中未进入政务服务事项办理系统，在该办件电子文件归档时以不完整状态进行归档并标记的方式。
3.9
组件 component
构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比特流。[来源：GB/T 18894—2016,3.4]
3.10
信息包 information package
由内容信息、流程信息和相关保存描述信息构成的信息整体。[来源：DA/T 58—2014,2.8,有修改]
3.11
归档信息包 archiving submission information package
政务服务实施机构在归档时按照档案管理要求对政务服务事项电子文件及相关信息进行组织并提交的信息包。
[来源：GB/T 39362—2020,3.10,有修改]
3.12
封装 encapsulation
将政务服务事项电子文件及元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。[来源：DA/T 58—2014,3.12,有修改]
3.13
电子文件号 electronic document code
政务服务事项电子文件归档过程中，系统根据一定的规则赋予归档政务服务事项电子文件信息整体的唯一编号。
4 总体原则和要求
4.1 政务服务事项电子文件归档工作应按照在线政务服务有关规定和电子档案管理的要求开展，确保归档的政务服务事项电子文件符合来源可靠、程序规范、要素合规的要求。
4.2 政务服务实施机构应建立严格的政务服务事项电子文件归档和电子档案管理制度，明确政务服务事项电子文件归档和电子档案管理工作的职责和分工，主要包括以下三类部门的职责和分工：
a) 业务办理部门负责做好政务服务事项电子文件的收集、整理、移交归档工作；
b) 档案部门负责制定政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限表，提出政务服务事项办理系统和电子档案管理系统的电子文件归档功能要求，做好政务服务事项电子档案的接收、保管、利用工作；
c) 信息化部门负责依据标准建设政务服务事项办理系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持。
涉及多个政务服务实施机构联合办理的政务服务事项，各政务服务实施机构按照各自职责分工做好归档工作。
对于区域统一建设的一体化在线政务服务平台，档案主管部门和政务服务管理机构应按照各自职责分工，落实国家有关政务服务事项电子文件归档和电子档案管理要求，为实现政务服务事项全流程、规范化网上办理和归档提供政策指引和技术支持。
4.3 政务服务事项电子文件的归档宜采用在线归档方式，归档时间最迟不应超过政务服务事项办结后
的第2年6月。政务服务事项办理系统如有重大调整，宜在完成系统内政务服务事项电子文件的归档工作后实施。
4.4 政务服务事项电子文件的归档范围与保管期限参照相应纸质文件的归档范围与保管期限执行，归档范围与保管期限的相关信息见《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。
用以证明政务服务事项办理全过程，满足司法审查等需要的证据性材料、程序性材料、结果性材料应纳入归档范围。
保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。
4.5 政务服务事项办理系统应按照国家网络安全等级保护标准建设，采用符合国家信息技术安全要求的电子认证、密码应用等可靠技术保障措施，确保信息安全。
5 归档功能要求
5.1 基本要求
政务服务事项电子文件归档功能设计应符合GB/T 18894—2016中5.1的基本规定，归档功能模块宜作为政务服务事项办理系统的一个内置功能模块，也可采用独立系统等不同的方式，实现与政务服务事项办理系统、电子档案管理系统的对接。
5.2 归档配置功能
应能按文件材料归档范围和档案保管期限表，配置需归档的政务服务事项，并支持以政务服务事项的最小细分项(如子项、业务项等)为单位配置归档材料目录，同时支持对电子文件号命名规则、密级等参数的灵活配置。支持对归档配置的版本管理。
可根据工作需要，支持对政务服务事项电子文件归档范围和档案保管期限进行在线审查。
5.3 整理组件功能
应能根据相应版本的归档配置自动对政务服务事项电子文件组件及元数据进行收集和整理，支持以人工方式进行必要的信息补录和材料补充；应能对特殊原因无法补充的应归档材料进行容缺标记并备注说明具体原因。