ICS 03.080.01 6101
CCS A 20
西
安 市 地 方 标 准
DB 6101/T 3203—2024
党政机关会务服务规范
2024 - 10 - 14 发布
2024 - 11 - 14 实施
西安市市场监督管理局 发 布
DB 6101/T 3203—2024
目
次
前言 .................................................................................. II
1 范围 ................................................................................ 1
2 规范性引用文件 ...................................................................... 1
3 术语和定义 .......................................................................... 1
4 总体要求 ............................................................................ 1
5 会务服务 ............................................................................ 3
6 服务质量评价与改进 .................................................................. 5
附录 A（资料性） 会议服务礼仪 ..........................................................6
附录 B（资料性） 会议座次 ..............................................................9
附录 C（资料性） 设施设备调试 .........................................................11
附录 D（资料性） 摆台与斟茶要求 .......................................................13
附录 E（规范性） 会场布置、会后工作和质量要求 .........................................17
附录 F（资料性） 会议卫生风险防范预案与突发事件应急处理流程 ...........................19
I
DB 6101/T 3203—2024
前
言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则
起草。
第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由西安市机关事务服务中心提出并归口。
本文件起草单位：西安市机关事务服务中心、西安经发物业股份有限公司、灞桥区机关事务服务中
心、西咸新区机关事务服务中心、西安曲江国际会展（集团）有限公司、西安市质量与标准化研究院。
本文件主要起草人：剧军良、樊戈斌、吴锁正、孙琦、王力鹏、朱可、柯涛、许英姿、于津津、张
玉华、安锋军、刘志千、张星。
本文件由西安市机关事务服务中心负责解释。
本文件首次发布。
本文件在实施中如有疑问或建议，请将咨询或修改建议等信息反馈至下列单位：
单位：西安市机关事务服务中心
地址：西安市凤城八路109号
电话：029-86788686
邮编：710018
II
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党政机关会务服务规范
1
范围
本文件规定了党政机关服务的总体要求、会务服务、服务质量评价与改进。
本文件适用于各级党政机关会务服务，市级各集中办公区和各区县（开发区）机关事务部门可参照
执行。
2
规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，
仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本
文件。
3 GB/T 10001.1 公共信息图形符号 第1部分：通用符号
术语和定义
本文件没有需要界定的术语和定义。
4 总体要求
4.1 总则
会务服务机构应对会务服务提供的基础设施和人力资源进行有效管理，并形成有效的管理文件。
4.2
基础设施管理
会务服务机构应对会务服务所用到的基础设施的保管、使用、维护等实行制度化管理。基础设施资
源包含：会务场所、会务设施设备、会务用品等。
4.3
人力资源管理
4.3.1
选聘
会务服务机构应根据会议需求配备相应的专职和辅助人员，在选聘会务服务人员时，应考虑下述事
项：
a)
职业素质；
b)
教育程度；
c)
形象气质；
d)
工作技能；
e)
其他要求。
4.3.2
培训
1
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4.3.2.1
会务服务机构应对会务服务人员进行系统性培训，以帮助其获得提供优质会务服务所应具有
的职业道德、职业技能和职业形象。
4.3.2.2
培训内容包括但不限于：
——会务实务理论知识；
——保密制度；
——会务服务人员礼仪要求；礼仪要求参见附录 A；
——会务服务操作技能；
——会务突发事件处置；
——其他。
4.3.2.3 培训方式包括但不限于：
a) 外部培训；
b) 内部培训；
c) 演练、考核等。
4.4 标准化建设
4.4.1 岗位职责
会议服务机构应设立会议服务岗位、明确岗位职责，形成相应文件。
4.4.2
工作规程
会议服务机构应制定会议服务工作规程，且形成相应文件。制定工作规程时，应考虑但不限于：
——识别服务对象的不同需求；
——确定可用的软、硬件资源；
——确立可量化的服务项目；
——确立会议服务的流程。
4.5 会议保密管理
4.5.1 工作要求
会议保密工作要求应包括但不限于：
a)
按照《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》明确具体的会议保密事项及其密级；
b)
明确会议保密工作的组织领导，各个环节保密工作责任人及其工作职责；
c)
明确会议分阶段的保密任务，责任人及目标要求；
d)
明确召开会议时，供会议使用的各种电子设备的保密技术标准及其保障措施；
e)
预备非正常情况下发生保密问题的应急补救措施。
4.5.2
人员要求
人员要求应包括但不限于：
a)
对会议组织和服务人员进行保密教育，明确会议工作人员的保密纪律、责任和义务，确定会
议保密工作的责任人；
b)
组织会场服务人员进行会议保密纪律或者保密守则培训；
c)
根据会议纪律要求，开会期间严禁无关人员进入会场。
4.5.3
设备要求
2
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设备要求应包括但不限于：
a) 使用符合国家保密规定和标准的设施、设备，如：会议屏蔽器；
b) 根据会议办会方要求，会议期间启用手机屏蔽存放柜；
c) 对会场的保密环境和将要提供会议使用的通信、办公、扩音设备性能进行保密检查。
4.5.4 文件管理要求
4.5.4.1 涉密文件由会议办会方进行统一管理摆放。
4.5.4.2 会议服务人员应在会后对会议现场进行全面检查，防止涉密文件被遗留在会场或被无权限人
员带离现场。
5 会务服务
5.1 服务受理与沟通
5.1.1 受理方式
需求受理方式包括但不限于：
a) 网络平台、邮件；
b) 电话；
c) 书面；
d) 现场受理等。
5.1.2 需求对接与确认
5.1.2.1 受理会议服务需求后，与会议办会方进行对接，并安排专人跟进对接具体工作事项。
5.1.2.2 会议服务人员受理需求后应及时同会议办会方沟通并收集会议服务需求信息，对会议需求进
行记录并与会议办会方确认，会议需求确认表见表 1。
表 1
会议服务需求确认表
项 目 内 容 备 注
会议名称
会议类型 □ 工作会 □报告会 □ 座谈会 □总结、表彰会 □其他（ ）

会议日期 年 月 日— 年 月 日

会议时间 上 午：（ : ）～（ : ）
下 午：（ : ）～（ : ）
晚 上：（ : ）～（ : ）

会议地点
主要参会单位
主要参会人员
参会人数
会议级别
保密级别
其他需求
会议办会方： 受理方： 日期：
3
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5.1.3
服务策划
会议服务机构根据双方沟通结果进行策划，策划内容包括但不限于：
a) 职责分工；
b) 时间安排；
c) 场地安排；
d) 会议用品及硬件设施配备；
e) 突发事件应对措施；
f) 会场秩序及环境卫生等。
5.2 会前和会中服务
5.2.1 会前检查
会议服务机构会前检查项目包括但不限于：
a)
会场用水、用电、供暖、供冷、通信保障检查；
b)
会场设施设备检查；
c)
会场安全检查；
d)
会场环境检查；
e)
会场温湿度检查；
f)
会议用品检查；
g)
卫生风险防范等。
5.2.2
会场布置
会议服务机构应依据双方确认的服务需求进行会场布置，会场布置完成后应由会议办会方确认，会
场布置操作要求及质量要求见表E.1。
5.2.3
会中服务
会议服务机构会中服务内容包含但不限于：
a)
导引：按照会议要求合理配备会议引导人员及导引设施，保证关键点处设有引导人员；
b)
续水：续水按照具体需求进行调整，参考附录 D.2；
c)
环境：会议现场温湿度、灯光、音响等根据需求进行调节；
d)
卫生：会场、洗手间、沿途通道保持干净整洁；
e)
应急：会议卫生风险防范预案与突发事件应急处理流程见附录 F；
f)
根据会议办会方具体需求提供其他服务内容，如传递话筒等，服务过程中保持会场安静，做
到“三轻”“四勤”。
注：“三轻”“四勤”分别指说话要轻、走路要轻、操作要轻，口勤、眼勤、手勤、脚勤
5.3
会后服务
会议服务机构会后服务内容包括但不限于：
a)
引导服务：会后引导参会人员有序离场；
b)
会场检查：检查会议设施设备及物品，做好相应记录；如有参会人员遗失的物品，应妥善保
管，做好记录并通知会议办会方；
c)
会场整理及清洁：回收会议用品（如座席牌、杯具、杯垫等），清点数量并对杯具进行清洗、
消毒储存；桌椅等物品按照要求进行摆放；对会场、通道、洗手间等区域进行打扫、清洁；
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d) 安全检查：检查会场设备是否关闭，如音响设备、空调、灯光、门、窗等；
e) 会后服务操作及质量要求见表 E.2。
6 服务质量评价与改进
6.1 服务质量评价
6.1.1 服务机构应建立健全内部质量管理机制并主动接受服务单位的监督检查。
6.1.2 服务机构应设立服务质量监察岗，设定周期指定专人对第 4 章至第 5 章的实施情况使用现场观
察法、查看记录与台账等方式进行监察，采集相关数据，进行汇总和分析，并给出评价。
6.2
持续改进
6.2.1
服务机构应对服务单位提出的意见与建议进行整改。
6.2.2
对整改结果进行回访，持续改进，形成闭环。
5
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附 录 A
（资料性）
会议服务礼仪
A.1 仪容要求
A.1.1 一般要求
根据会议需求选择会议服务人员服装与配饰，会议服务人员服装、配饰的颜色、样式统一，外不显
露个人物品，衣袋、裤袋平整，工装干净、平整，无明显污迹、破损。
A.1.2
具体要求
A.1.2.1
着装：女士着裙装时，西裙长度于膝盖上 3 cm；着裤装时，西裤平整，折痕清晰，长及鞋面；
男士着西装时，西裤平整，折痕清晰，长及鞋面；领口、袖口干净、整洁；着装统一。
A.1.2.2
工作牌：佩戴于左胸前，保持平直。
A.1.2.3
妆容、饰品：女士应化职业妆，男士应面容整洁，不蓄胡须，按照着装要求统一佩戴饰品。
A.1.2.4
发型/发饰要求：不梳标新立异的发型，不染艳发，统一以大光明为主，且发高与耳部平齐，
上班期间应盘发，不应披发上班或披发着工装出现在工作区域。
A.1.2.5
鞋、袜：着黑色皮鞋（以软底鞋为宜），女士着肉色或黑色丝袜；男士着深色袜子；鞋袜干净、
无污迹、破损。
A.1.3
禁止要求
A.1.3.1
不应佩戴手镯、手链、夸张的饰品等。
A.1.3.2
不应留长指甲，不涂指甲油，不应涂抹过于浓厚、刺鼻的香气，不应喷、抹太过浓重的发胶、
发蜡等刺鼻的美发用品。
A.1.3.3 不应吃刺激性食物，应保持口腔口气的清新。
A.1.3.4 坐时不应抖腿。
A.1.3.5 蹲时不应弯腰、翘臀或两脚平蹲（卫生间姿势）。
A.1.3.6 布置会场不应使用有破损的瓷杯。
A.1.3.7 右手提壶时不应与身体发生摩擦。
A.1.3.8 放茶杯动作不应过高（从下往上放），不应从他人肩部和头上越过。
A.1.3.9 手指不应印在杯口上，不应不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。
A.2 礼仪要求
A.2.1 站姿
A.2.1.1 女士：上身正直，头正目平，挺胸收腹，腰直肩平，双手搭握，右手握住左手，稍向上提，
放于小腹前，呈丁字步站立。站姿可参见图 A.1。
A.2.1.2
男士：上身正直，头正目平，两脚自然分开与肩同宽，左手握右手腕，拇指与腰带同高，右
手手指并拢自然弯曲，手心向后。站姿可参见图 A.1。
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a）女士站姿
b）男士站姿
图 A.1 会议服务人员站姿图例
A.2.2
行姿
身体重心向前，面向正前方，眼睛平视，面带微笑；上身正直，两肩相平，两臂摆动自然，步幅适
中、匀速。会议服务人员行姿可参见图A.2。
a）女士行姿
b）男士行姿
图 A.2 会议服务人员行姿图例
A.2.3 坐姿
A.2.3.1 女士：入座轻缓，上体正直，双膝并拢，坐于座椅三分之二处，下颌微收，双目平视。
A.2.3.2 男士：上体正直，下颌微收，双目平视，坐于座椅三分之二处，两腿自然分开，与肩同宽，
两手放于双膝之上。会议服务人员坐姿可参见图 A.3。
a）女士坐姿
b）男士坐姿
图 A.3
会议服务人员坐姿图例
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A.2.4
导引
引领时，面带微笑、庄重大方，位于参会人员前方，保持2步～3步的距离；送别时，应在参会人员
后方，距离约半步；宜用“您好”、 “这边请”“里边请”等礼貌用语，指引可参见图A.4。
a）女士引导
b）男士引导
A.2.5 蹲姿 图 A.4 会议服务人员引导图例
下蹲时，两腿并拢，应外高内低，上身直挺，双手掌心向下搭握，自然放于一侧腿上。会议服务人
员蹲姿可参见图A.5。
a）女士蹲姿
b）男士蹲姿
图 A.5 会议服务人员蹲姿图例
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附 B A B
录
（资料性）
会议座次
B.1
主席台会议座次
主席台人数为单数时， 会场具体座次见图B.1；主席台人数为偶数时，见图B.2，也可根据会议办
会方需求进行布置；合影座次可参照主席台座次。
7
5 3 1 2 4 6
图 B.1 主席台人数为奇数时座次图示
8
6 4 2 1 3 5 7
图 B.2 主席台人数为偶数时座次图示
B.2
回字形座次
回字形会议场所会议座次安排见图B.3， A为客方，B为主方。
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图 B.3 回字形会议室座次图示
B.3
沙发会议座次
沙发式会议场所接待、会见、会谈时，会议座次见图B.4，A为主方，B为客方。
图 B.4 沙发式会议室座次图示
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附 C B C
录
（资料性）
设施设备调试
C.1
灯光
逐个打开，调试照明效果，对主席台灯光，应打开投影调试灯光效果，同时还应调试灯光对主席台
照射角度，亮度与颜色协调一致。
C.2
音频设备
C.2.1
音响提前1小时打开，并连接相关设备，测试是否正常；逐个调试话筒音量，在会场不同位置音
量适中为宜；检查话筒电池电量及备用电池等（重要会议，预留备用话筒）。
C.2.2
将音频连接线连接电脑，测试声音是否正常，确保无杂音、电流声、音频干扰等。
C.2.3
无线话筒，每个音箱应逐个调试，确保正常使用。
C.2.4
将话筒分别摆放于发言席（特殊情况按会议办会方要求摆放），音响、电子屏、投影仪应调试至
正常使用状态。
C.3 视频设备
C.3.1 显示屏
C.3.1.1 显示屏电源开关顺序：应先打开主控计算机，再打开显示屏；关闭显示屏时先关闭显示屏，
再关闭计算机。
C.3.1.2
打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在全白屏幕
状态下开启显示屏。
C.3.2 投影
C.3.2.1 检查电脑是否兼容，切换是否正常，不兼容时可尝试设置电脑的分辨率或更换电脑处理。
C.3.2.2 确保电子屏、投影仪画面稳定，播放正常。
C.4 网络
C.4.1 接到会议通知时第一时间与通信运营商和省会场进行对接确认会议具体信息。
C.4.2 召开电视电话会议调音员必须提前一个半小时到场调试。
C.4.3 按要求规范连接各类设备，逐步调试视频、音频设备，最后进行联动调试确保全部设备运行稳
定。
C.4.4
省级、国家级会议接到通知必须提前一天进行设备检查和保养，保证试机时设备正常运行。
C.5
激光笔
C.5.1
满足会务要求，电量充足，使用完毕后，应及时充电或更换电池（重要会议，一用一备）。
C.5.2
翻页键应使用正常，确保在10 m范围内可正常使用。
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C.6 空调
C.6.1 会前1小时打开空调，夏季空调温度拟控制在23 ℃～26 ℃范围内，冬季应保持在18 ℃～22 ℃；
会场温度适宜。
C.6.2
未开启空调时，应采取通风措施。
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附 D C D
录
（资料性）
摆台与斟茶要求
D.1 摆台要求
D.1.1 一般会议摆台要求
D.1.1.1 所需物品：杯垫、茶杯、桌签。
D.1.1.2 摆放要求包括但不限于：
——以话筒为中心；
——杯垫及茶杯的摆放：将杯垫放置于话筒中心线右侧，杯垫距离话筒 6.5 cm 摆放，茶杯放置于
杯垫中央，杯柄朝右成 3 时方向，杯内茶叶刚好没底为适量；
——桌签摆放：桌签横放于话筒中央处，上沿紧贴主席台外侧边沿，可参见图 D.1。
图 D.1
一般会议摆台图示
D.1.2 要求摆放矿泉水的会议摆台要求
D.1.2.1 所需物品：瓷碟、玻璃杯、矿泉水、杯垫、茶杯、桌签。
D.1.2.2 摆放要求包括但不限于：
——以话筒为中心；
——瓷碟、玻璃杯和矿泉水的摆放：将瓷碟放置于话筒右下侧，瓷碟距离话筒 2 cm 摆放，将玻璃
杯放置于瓷碟正中央；矿泉水放置于话筒右上侧，矿泉水处于瓷碟正上方（商标正对于主席
台下），距离瓷碟 1 cm 摆放；
——杯垫及茶杯的摆放：将杯垫放置于瓷碟与矿泉水中心线右侧，杯垫距离瓷碟 1 cm 摆放，茶杯
放置于杯垫中央，杯柄朝右成 3 时方向，杯内茶叶刚好没底为适量；
——桌签摆放：桌签横放于话筒中央处，上沿紧贴主席台外侧边沿，可参见图 D.2。
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图 D.2 要求摆放矿泉水的会议摆台图示
D.1.3
重要会议摆台要求
D.1.3.1
所需物品：杯垫、茶杯、桌签、毛巾托、一次性湿毛巾。
D.1.3.2
摆放要求包括但不限于：
——以话筒为中心；
——杯垫及茶杯的摆放：将杯垫放置于话筒中心线右侧，杯垫距离话筒 6.5 cm 摆放，茶杯放置于
杯垫中央，杯柄朝右成 3 时方向，杯内茶叶刚好没底为适量；
——桌签摆放：桌签横放于话筒中央处，上沿紧贴主席台外侧边沿；
——毛巾托摆放：将毛巾托水平放置于话筒中心线左侧 2.5 cm 处，可参见图 D.3。
图 D.3 重要会议摆台图示
D.1.4
候会室摆台要求
D.1.4.1
所需物品：杯垫、茶杯、毛巾托、烟缸、一次性湿毛巾。
D.1.4.2
摆放要求包括但不限于：
——杯垫及茶杯的摆放：将杯垫放置于方茶几左右下角距离茶几边沿各 7 cm 处，茶杯放置于杯垫
中央，杯柄朝右成 3 时方向，杯内茶叶刚好没底为适量；
——毛巾托及一次性湿毛巾的摆放：毛巾托放于杯垫中心后方 7 cm，一次性湿毛巾横放于毛巾托
上中心，可参见图 D.4。
14
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图 D.4 候会室摆台图示
D.1.5 长条桌摆台要求
D.1.5.1 所需物品：杯垫、茶杯、矿泉水。
D.1.5.2 摆放要求包括但不限于：
——杯垫及茶杯的摆放：杯垫放置于台面挡板边沿，与椅子右扶手中心线对齐，茶杯放置于杯垫
中央，杯柄右成 3 时方向，杯内茶叶刚好没底为适量；
——矿泉水的摆放：矿泉水放置于台面挡板边沿，与椅子右扶手中心线对齐，商标正对于座席（第
一排商标正对于主席台），可参见图 D.5。
图 D.5 长条桌摆台要求图示
D.1.6 重要会议椭圆会议桌摆台要求
D.1.6.1 所需物品：杯垫、茶杯、桌签、毛巾托、一次性湿毛巾、信签纸、中性笔。
D.1.6.2 摆放要求包括但不限于：
——以话筒为中心；
——杯垫及茶杯的摆放：将杯垫放置于话筒中心线右侧，杯垫距离话筒 6.5 cm 摆放，茶杯放置于
杯垫中央，杯柄朝右成 3 时方向，杯内茶叶刚好没底为适量；
——桌签摆放：桌签横放于话筒中央处，上沿紧贴椭圆会议桌内侧边沿；
——毛巾托摆放：将毛巾托水平放置于话筒中心线左侧 2.5 cm 处；
——一次性湿毛巾的摆放：一次性湿毛巾横放于毛巾托上中心处；
——信签纸及中性笔的摆放：信签纸放置于话筒中心线下侧，距离桌边下沿 7 cm，中性笔放置于
信签纸上、下第三根横线处，且处于信签纸左上、右下对角线上，笔盖商标统一朝左，可参
见图 D.6。
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图 D.6 重要会议椭圆会议桌摆台要求图示
D.2 斟茶要求
D.2.1 应在会议开始前10分钟斟好茶水，每15分钟～20分钟续水1次，或根据需求调整续水间隔时间。
D.2.2 续水时会议服务人员应轻拿轻放，右手提壶，左手的小指和无名指夹住杯盖后停滞三秒，大拇
指和食指固定杯柄，中指托住杯柄底部，续水七分满后，杯柄呈45°角放置于杯垫中央，杯盖斜放于杯
口，可参见图D.7。
D.2.3
按座次顺序依次从中、左、右，或根据需求依次续水。
图 D.7 重要会议椭圆会议桌摆台要求图示
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