数字技术与应用
基于项目管理的信息系统在中小IT企业内的实现
韩劝松
（哈尔滨金融学院计算机系
黑龙江哈尔滨
150030）
·学术论坛·
[摘要]中小IT企业在构建企业信息化的进程中，不可避免的面临着选择企业信息化系统类型的间题，本文探讨了在中小IT企业中，通过实现基于项目跟踪的管理信息系统，增强了企业的管理水平，增加了企业的工作效率。
[关键词]中小IT企业
信息系统项目管理
[中图分类号]TP393.03
哈尔滨市以IT产品销售。信息化建设和服务为主营业务的中、小私人企业，主要实施针对黑龙江省、或者哈尔滨市的政府机构、教育行业、企事业单位的信息化建设，如系统集成、弱电工程、视频监控等项目，同时也选行部分零售业务。
1哈尔滨中小IT企业管理信息化的现
状
作者调研了哈尔滨市员工规模在100
人以下的部分IT企业，这些中小型IT企业的管理信息化现状如下：
1.1企业管理状态不同
由于经营现状，管理理念和规模的不同，哈尔滨中小IT企业有的采用了比较完善的财务管理系统如浪潮财务系统或金媒财务系统，有的企业采用了OA办公系统实现了办公自动化的管理，有的企业没有采用任何现代化的管理方式，还处于原始管理状态的管理模式。
1.2数据信息化综合程度不高
不管实现了财务系统的信息化，还是办公系统的信息化，作为企业的管理者，最终关心的实际都是企业运营数据的及时性、准确性、综合性、可分析性。
但是在调研的所有IT企业中，管理者所需要的企业运营的综合数据往往不能及时提供。有的企业需要在现有财务数据上汇总，有的企业需要综合几个部门提供的数据手工远算，有的企业甚至还只能提供基本的流水数据。在工作节奏日益加快的今天，由于运营数据的不及时汇总也许就会影响企业的商机
比如，在调研过程中，我间一位企业的老总，销售回款是怎么规定的，企业的管理者怎么能够及时知道同一销售人员同一销售对象不同项月的回款情况。答案是在现有财务软件模式下不能根据项目进行销售情况的跟踪和分析。
1.3困感相同
这些企业的流程核心均是以IT的项目实施为主线辅以IT零售的模式运营。但是现有的管理信息系统中能够在不对企业的工作流程进行大改动的情况下，无法实现针对每一个项目的完整过程跟踪和分析，比如从项目的接触、立项、采购、实施、验收、回款、服务等一系列的流程进行清晰的计划、跟踪，统计。
2在中小IT企业实现基于项目管理的信息系统的意义
计算机应用水平发展到目前的阶段，基于成熟管理模式和成熟管理理论的国、
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数字技术与应用万方数据
[文献标识码]A
[文章编号]1007-9416(2010)06-0168-01
内外各种信息化管理系统，诸如OA办公自动化、ERP、CMIS等产品的模式已非常成熟热、技术已非常可靠、应用已非常广泛了。但是这些成熟并且应用广泛的管理系统大多数是针对生产企业，基于固定的管理模式和工作流程来开发的，对于并没有实现现代化管理手段的中、小IT企业来说，这种工作流程并不适应目前的企业现状以及管理模式，如果要实施这些商用的产品，劳必要按照这些产品所遵循的管理模式重新改造现有的、完全满足需要并且是灵活的管理方法，这种改造势必涉及到整个企业的工作模式、工作流程、管理方式的变更，对于以灵活面见长的中、小IT 企业来说未必龙最佳的选择，
因此，这些企业管理者们不愿意按照这种模式变更，他们雷要一种即适合现有管理方法及工作流程的，又不需要太多变化的信息管理系统。
经过初步的调研分析，发现这整企业的工作流程、管理模式相似，有很多共性的特点，而这恰恰是实现相对通用产品的一个要索。基于以上原因，开发一套适合哈尔滨市场的适用于中、小IT企业的基于项目的管理系统是有实际意义的，也是需要的，它能够帮助一些需要规范管理而又没有合适产品的企业走向现代化的管理之路，
3基于项目管理的信息系统在中小IT 企业的实现
对中小IT企业的工作流程和管理模式进行分析和抽象，归纳出合理的、符合企业要求的、共性的工作流程，
3.1销售模式的抽象
经过分析，发现这些IT企业在销售模式上，可以归纳为3类：(1)有合同（或采购协议）的销售，我们把这种销售行为定义为协议采购：(2)没有合同（或采购协议）的销售，定义为零星采购(3)暂时不能提供合同（或采购协议），但将来会形成合同的销售，定义为零星转协议采购，
3.2采购流程的确定
根据3种销售模式，确定对应的采购流程，（1）零星采购流程。销售经理填写零星采购申请单，商务部经理审批（主要目的是确定市场是否存在采购的产品，采购配置是否合理），商务助理（按熙采购内容询价，确定采购价格及采购厂家），财务部经理审批（统计用款计划，掌提付款对象）。产品到货后，商务部办理产品人库手续，形成入库记录，并通知销售经理。销售经理填写送货单／服务单，由物流部门
安排送货，技术部门安装调试。（2）协议采购流程，销售经理提交销售合同到商务部，商务部填写协议采购申请单，询价，确定厂家；项目管理部经理审批，并根据合同内容作好实施准备，财务部经理审批，确定用款计划，举握付款对象。
产品到货后，商务部办理入库手续，并通知项目管理部经理，项目管理部安排送货并组织实施。
3.3零星转协议采购流程
同零星采购流程相同，合同形成后，由商务部进行采购类型的转换。以上3种采购类型中，协议采购和零星转协议采购是以每一个项目为单位的，零星采购是以每一个采购申请单为单位的。这种划分方式从数据的源头就确定了后续的数据统计、分析是可以以项目为单位进行的。（1) 产品出库。销售经理根据销售价格在规定期限内办理出库手续。出库手续完成后，产生销售回款期限，（2）统计查询，对于企业管理者来说，真正需要的数据就在统计查询菜单中。销售情况查询分为2部分：零星采购综合统计查询和项目采购综合统计查询。
3.4
项目管理系统数据与财务系统数
据的对接
通过接口表的方式实现项目管理数据与财务数据的传递，达到了2个系统1套数据的目的，实现了信息流的畅通以及核算、查询、控制、分析等工作的及时、准确、综合性。
4系统实现效果分析
该项目普理信息系统在哈尔演某知名 IT公司正式运行一年多了，在运行过程中，又不断烽正了～些数据的入口和出口，使数据的统计来源更加趋向合理。
经过一年的检验，该系统在基于项目的管理上确实实现了从项目接触、项目立项、项目确立、项目实施直到项目验收、项目回款、项目售后服务的完整过程的考核与跟踪，改变了原来财务系统不能提供基于项目的数据信息的历史。强化了公司在销售、实
回款、服务4个重要环节方面的管理和
，
综合分析，使财务数据尤其是用款计划、资金回笼，资金利用率上更加合理、高效，杜
绝了过去只重销售忽视回款的弊病。 5结语
从系统上线运行一年以来的情况看，基本满足了系统设计的最韧目的，实现了管理者的意图，增强了企业的整体管理水平，加强了企业的工作效率和服务意识。