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档案数据库建设基本程序与要求
韩黎明
（壮尔伯特蒙古族自治县文广体局丈化市场，黑龙江大庆166200）
信息技术
摘要：利用现代信息技术，将档案信息和格案的管理信息，按照一定的规则和格式转换成数宇信息，建立起档案信息资源数据库，格案数据库，从广义的角度讲，就是以特定方式组织超来的档案数据集合。具体地讲，就是为满足多个用户多种应用需要，接照一定的数落模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式。
关键词：档案数据库；程序；要求
1档案数据库建设的意义
1.1缓解档案保存与利用的矛盾
采用档案数据库管理能够极大地缓解档案保存与利用的盾。档案不同于一般的历史文物，它具有原始性、记录性等特点，在实际查考利用过程中，人们偏重于使用原始的档案文件，但实际上档案的原本、原稿往往都只有一份孤本。这样，在档案的保管和利用环节就存在者这样一对固有的矛盾，如何在充分提供档案原始信息的同时避免珍贵档案的破损一直是档案人员关注的课题。采用档案数据库管理可以充分实现档案的查考价值，无论是对产生者的第一价值还是对社会公众的第二价值，通过数据库都能能够得到有效实现，特别是采用全文数据库和多媒体数据库的管理形式，可以最大限度地减少使用档案原件的机会，使档案实体能够得到最好的保护。
1.2改善了文档管理流程
文件生命周期理论认为文件从其形成到销毁或永久保存是个完整的运动过程，文件和档案是我们对这一周期不同阶段的不同称调，在实体管理、属性管理等内容上二者具有非常紧密的联系，简而言之，文件在使用或办理完毕后经鉴定归档形成档案。在我国，由于实施的是文档分离的管理体制，文件与档案由不同的归口单位进行管理，这种体制对文件和档案管理都带来了重大影响。实际工作中，由于文书与档案工作的分块管理，使文件到档案的转化和衡接过程并不顺利，档案部门不去考患如何衔接利用文件处理阶段已经形成的原始数据，文件处理部门也没有将揭示档案外部特征和内部特征的信息在文件登记中形成，这样由于体制分割造成文档信息分割，对于电子文件管理，也同样需要从文件生命周期整个过程来管理，要求档案人员对电子文件实施前端控制以便有效保管。通过共享数据结构，将文件、档案在后台数据库中合并管理，自动记录文件生命周期不同阶段的属性，真正实现对文件的前端控制和全程管理。这样，不同流程环节的信息处理都可以对这个共享结构进行操作，包括输人、输出、修改等。由于采用的是共享结构，在相当程度上降低了分割管理对晚间档案一体化信息的冲击，流程之间的运转更加平滑流畅，真正实现文档信息的一次输人，多次输出、重复利用。
1.3档案数据库是提升档案服务水平的重要工具
档案工作是一个复杂的管理系统工程，它是包括档案收集、整
合极大地方便了档案信息的管理与开发利用，提高了档案工作效率。因此许多档案机构都把数据库建设作为当前档案信息发布的核心工作。档案数据库建设越有成效，网络档案信息管理与服务也就越有保证。
3档案数据库建设质量保障措施
档案信息资源是档案信息化的核心和基础，必须采取措施保证档案数据库建设的效率和质量，
3.1认真做好工作流程调查，确定工程深度和进度。
在档案数据库系统建设过程中，如果不能提出一个工程的总目标和当前工程要达到的目的，就会造成工程缺少计划性，想到哪干到哪.到处打补丁做改动。于是施工周期被不断延长，开发的档案数据库系统成了“胡子工程”。因此，要做好数据库系统一定要明确工作流程，明确流程的每一步都要干些什么，画出明断的工作流程图，严格按流程图组织施工。这样做既使于实施人员按既定的明确思路工作，易于控制系统的整体质量，也可以尽快看到工作的成果，对系统进行评价，提出下一阶段的工作目标，进而逐步实现整个系统需求中提出的目标。档案数据库建设是一个极庞大的系统工程，也是项长期的持续性任务，需要的人力、物力、财力很多，不可能一触而就。而且一进人实施阶段，就可能要持续进行下去。因此，抓好推进策略是保证其实施成功的关键所在，
3.2做好新开发数据库的检测工作，避免工作激
对系统进行分调和总调.解决各种技术间题，使之达到系统设计要求的各项指标，实现各项功能，弥补在系统设计中考虑不周之处，使系统能够正常运行。按照系统设计的要求对档案数据库系统进行测试，是一个不可缺少的环节。测试的内容在系统设计中应有明确规定，大体上包括：功能测试、数据完整性和准确性的测试、安全测试、系统响应时间的测试以及各项错误信息的保护功能的测试
根据测试结果和试运行的实际情况对档案数据库系统进行评
等。
价。任何一个数据库系统都是人为工程，人为造成的缺点或漏洞难以完全避免。有些对系统正常运行有影响的间题要及时发现，立即改正。有此围于需求分析中的疏漏但又不影响系统使用的间题，可以等到系统更新时再解决
3.3重视数据库运行和使用人员的培训工作，确保数据库的使
理、鉴定、保管、统计、提供利用等各环节在内的系统的管理活动。在用寿命
整个活动链条中，贯穿者两种基本运动：物理和信息流。
2档案数据库建设基本程序 2.1数据采集、录入、校对工作
将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录人过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确，字段长度与确定的结构长度是否符合，各种标识符号是否有误等。这其中还可能包括对不同格式的数据进行转换等工作。
2.2数据质量验收、汇总、人库和网络发布
由于计算机硬件不断更新，计算机网络技术迅猛发展，数据库系统发生着很快的变化。虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件
当软件提交使用后，软件进入运行维护阶段。该阶段的主要任务是便软件持久地满足用户的需求。由于系统操作者水平参差不齐，许多操作使用人员并不拥有掌握数据库系统的能力，所以必须加强培训，提高使用者这方面的能力。由于信息技术的飞速发展，增训应是多方面的，不仅是简单的系统操作能力，还应该包括计算机操作系统使用能力的培训，使用者对系统不再只是简单地掌握，还能够对计算机系统的使用方法有比较深人的认识，这样当系统技术有所变化的时候就能较好地应对。只有这样，档案数据库系统才能在整个生命周期内正常地发挥作用。
参考文献
和硬件，但是它们的范围、规模和复杂性都大大地扩展了。其中最主
[1]朱明慧.浅析检案文献编基视角下档策汇编数据库建设流程]机
要的变化就是数据库产品其有了Web连接性，利用网络作为查询和发布库中数据的手段，数据库方式成为网络信息资源组织与发布的重要方式。对于档案信息资源来说，数据库也是其在网上的有序组织形式。数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是信息系统的核心。数据库技术与网络技术的融
电兵船档案，2015(3)
[2]赵局建.云南石林葬族口述档案资源数据库建设研究[D].昆明：云南大学,2012.
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