ICS 03.080
CCS A 12 15
内
蒙 古 自 治 区 地 方 标 准
DB15/T 3686.1—2024
物业管理服务规程
第 1 部分：客户服务
Property management service procedures——Part 1：Customer service
2024-09-27 发布
2024-10-27 实施
内蒙古自治区市场监督管理局 发 布
DB15/T 3686.1—2024
目
次
前言 ................................................................................. II
引言 ................................................................................ III
1 范围 ............................................................................... 1
2 规范性引用文件 ..................................................................... 1
3 术语和定义 ......................................................................... 1
4 客户服务中心 ....................................................................... 1
5 服务礼仪 ........................................................................... 2
6 客户服务 ........................................................................... 6
7 特约服务 .......................................................................... 11
8 装修管理服务 ...................................................................... 11
9 投诉处理 .......................................................................... 12
10 舆情管理 ......................................................................... 14
11 监督与评价 ....................................................................... 14
I
DB15/T 3686.1—2024
前
言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定
起草。
本文件是DB15/T 3686《物业管理服务规程》的第1部分。DB15/T 3686已经发布了以下部分：
—— 第 1 部分：客户服务；
—— 第 2 部分：工程运维；
—— 第 3 部分：秩序维护；
—— 第 4 部分：保洁服务；
—— 第 5 部分：绿化养护。
本文件由内蒙古自治区住房和城乡建设厅提出并归口。
本文件起草单位：内蒙古自治区住房和城乡建设厅、赤峰绿城物业服务有限公司、内蒙古自治区物
业管理协会。
本文件主要起草人：张鹤、雷振华、赵文宗、董朝旺、贾晓峰、王国峰、王欣欣、连海波、杨可心、
孙海涛、邹海涛、马忆历、程志新、李亚鹏、于永淇、吴小乐、陈宾、白艺佳、许砚秋、刘艳霞、刘洋、
王建、刘泽、李博苑、曹彦慧、邱建刚、陈娟、康永刚、刘梦沙、张利梅、陈蕾。
II
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引
言
物业管理服务实质是对业主共同事务进行的管理服务，是社会综合治理的一个重要内容，对于和谐
社区建设、帮助居民获得更加舒适、便捷的生活环境、提升幸福指数发挥重要作用。为提升内蒙古自治
区物业管理服务质量，内蒙古自治区住房和城乡建设厅牵头制定了《物业管理服务规程》。该规程由五
个部分构成。
—— 第 1 部分：客户服务。目的在于规范客户服务中心建立、服务礼仪、客户日常服务、特约服
务、装修管理服务、投诉处理、舆情管理、监督与评价等内容及标准。
—— 第 2 部分：工程运维。目的在于规范设施设备管理总体要求及共有部位管理、共有设施设备
管理、有限空间作业管理、监督与评价等内容及标准。
—— 第 3 部分：秩序维护。目的在于规范秩序维护服务的总体要求及人员出入管理、车辆管理、
安防管理、巡逻管理、安防控制中心管理、消防安全管理等内容及标准。
—— 第 4 部分：保洁服务。目的在于规范保洁服务的总体要求、楼内保洁、楼外保洁、生活垃圾
收集与处理、保洁服务质量、卫生消杀、突发事件处理等内容及标准。
—— 第 5 部分：绿化养护。目的在于规范保洁服务的总体要求及浇灌、施肥、病虫害防治、修
剪、除草、补植、改植、防寒、绿化清洁、绿化垃圾处理、分类养护、极端天气下植物的防
护、绿化设施维护等内容及标准。
III
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物业管理服务规程
第 1 部分：客户服务
1 范围
本文件规定了客户服务中心、服务礼仪、客户服务、特约服务、装修管理服务、投诉处理、舆情管
理、监督与评价的服务操作规范。
本文件适用于物业客户服务。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，
仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本
文件。
GB/T 36733 服务质量评价通则
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
特约服务 special service
为满足业主（物业使用人）的个别需求，受其委托而提供的服务。
注： 通常指在物业服务合同中未要求、物业服务人在专项服务中也未设立，而业主（物业使用人）又提出该方面的
需求。
投诉 complain
业主（物业使用人）通过各种渠道对物业服务人所提供的服务，向物业服务人表达的意见、建议。
4 客户服务中心
服务机构
4.1.1 应有固定的服务场所，客户服务中心根据实际工作配备相应数量的办公设备等。有人员负责为
业主（物业使用人）提供咨询、缴费、报修、受理投诉等服务。
4.1.2 应在客户服务中心明显位置公示企业营业执照、服务人员姓名、照片、岗位信息、服务事项及
标准、收费标准、特约服务、24 h 服务电话等信息。
4.1.3 在客户服务中心明显位置悬挂物业服务人（公司）铭牌。
1
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4.1.4 服务场所环境干净、整洁、舒适，物品摆放整齐、有序。
4.1.5 接待区域内应保持工作秩序良好，工作人员不聚集、不闲聊，不应从事与工作无关的事宜。
4.1.6 对业主（物业使用人）托管的物品，放置指定区域妥善进行保管。
工作人员
4.2.1 根据项目实际需求配备专业人员，物业从业人员应按照规定取得职业资格证书或相应的岗位证
书，具备相应的物业管理知识。有特殊涉密方面要求的岗位人员应满足相应要求，必要情况下进行政审。
4.2.2 物业服务人应在上岗前对工作人员进行专业培训，培训合格方可上岗，工作期间应进行定期培
训，包括专业知识、相关法律法规、安全知识等内容。
岗位职责
4.3.1 熟悉物业服务相关法律法规、物业服务合同、管理规约，掌握公司规章制度、服务标准、服务
项目基本情况等内容。
4.3.2 受理业主（物业使用人）各类手续的办理（如：入住手续、装饰装修申报登记手续、特约服务
手续、票据开取等）；受理物业服务报事、报修、投诉、咨询等问题，及时跟进问题处理情况，适时向
业主（物业使用人）进行反馈，作好记录、回访、存档工作。
4.3.3 对管理区域内业主（物业使用人）进行定期拜访、满意度调查等，了解客户需求，维护客户关
系。
4.3.4 定期对公共区域进行巡查，明确了解所管理区域内的设备设施运行情况以及环境卫生等情况，
发现的问题，及时报修并跟进结果。
4.3.5 对装修现场根据服务标准进行巡查管理，发现违规装修，应及时进行制止、劝阻并上报。
4.3.6 及时对物业服务相关信息、法律法规、通知公告、物业服务合同、管理规约、温馨提示、公益
事项等内容进行推广宣传。
4.3.7 对所有工作记录进行统计、分类、存档。
4.3.8 熟练掌握紧急事故的应急措施。
培训
4.4.1 制定培训工作计划、有效评估等培训内容。
4.4.2 根据培训计划落实培训工作，并进行培训效果评估。
4.4.3 客户服务培训内容包括但不限于以下内容：
a) 物业相关法律法规、物业服务合同、管理规约；
b) 物业服务基础知识；
c) 物业服务礼仪礼貌、服务意识；
d) 工作流程、制度；
e) 沟通、表达技巧；
f) 案例分析等。
5 服务礼仪
仪容仪表
5.1.1 仪容
5.1.1.1 仪容自然、大方、端庄，讲究个人卫生，保持面部整洁。
2
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5.1.1.2 男士不留胡须，女士宜着清新自然淡妆，保持肤色均匀，不浓妆艳抹。
5.1.2 着装
5.1.2.1 上岗统一着工作装。工作装应保持整洁、无异味。工作服装纽扣扣好、齐全，不应内衣外透、
外露。
5.1.2.2 上岗应佩戴统一工号牌或其他表明人员职务、编号的工号牌。别针式工作胸牌统一平整放在
外衣左胸口上；挂脖式工作牌统一居中佩戴，含照片一面朝外展示。党徽应佩戴在外衣左胸中间位置。
党徽与其他徽章同时佩戴，应将党徽置于其他徽章正上方。
5.1.2.3 头饰、领带、领花等应按照工作装统一要求佩戴。不宜佩戴佛珠、手镯、脚链等夸张饰品。
5.1.2.4 男士着黑色皮鞋，女士着 5 cm 以下黑色皮鞋。保持鞋袜整洁无异味。
5.1.3 发型
5.1.3.1 头发干净整洁，不染怪异发色，宜保持头发自然色。
5.1.3.2 不留怪异发型、不剃光头。
5.1.3.3 男士头发前不覆额、侧不掩耳、后不触领。
5.1.3.4 女士刘海不遮眉、不披发、散发。短发齐肩或过肩应盘发。
5.1.4 指甲
5.1.4.1 保持手部清洁，指甲不应过长。
5.1.4.2 不涂彩色指甲油。
行为举止
5.2.1 站姿
5.2.1.1 站立时应抬头、挺胸、收腹，双手交叉于小腹部，目视前方、脚尖微开、后跟并拢。
5.2.1.2 不应双手抱胸、叉腰，做到自然、文雅、端庄、大方。
5.2.1.3 女士迎接或接待服务对象时应左手在下、右手在上，交叠于小腹前，两脚后跟并拢，脚尖微
开或左脚后撤半步，右脚脚跟顶于左脚足弓处。
5.2.1.4 男士迎接或等待服务对象时应躯干挺拔，头部上引，左手半握空拳，右手握在左手手腕处，
放置于小腹前或放置于后背，两脚分开不超过肩宽。
5.2.2 坐姿
5.2.2.1 应抬头、挺胸、收腹，上身自然挺直，两肩平衡放松，目视前方，面带微笑。仅坐座椅的三
分之二处，后背与椅背保持距离，忌手托腮或趴在工作台上。
5.2.2.2 男士两脚平行分开，双手放在膝盖处。
5.2.2.3 女士两腿并拢，小腿垂直于地面，右手在上、左手在下，交叉叠放于两腿中部，靠近小腹。
与服务对象交谈时双腿应向同侧倾斜，小腿与脚面呈直线。
注： 坐姿可在此基础上适当调整，以适应服务工作需要为宜。
5.2.3 行姿
5.2.3.1 走路时，步幅适当、节奏适宜，不奔跑追逐，不边走边大声谈笑喧哗。
5.2.3.2 男士应稳定、矫健；女士应轻盈、优雅。
5.2.4 蹲姿
3
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5.2.4.1 蹲姿应一脚前、一脚后，避免弯腰、翘臀或两脚平蹲。
5.2.4.2 男士两手顺裤缝放置在膝盖处，女士两手交叉叠放压于裙边或高出腿的上面。
5.2.4.3 在与儿童、坐轮椅的残疾人、老年人等特殊服务对象交谈时或捡物、合影应保持蹲姿。
5.2.5 握手
与服务对象握手时应保持一步左右的距离，上身稍向前倾、伸出右手、四指齐并、拇指张开，不应
过度用力或攥住不放。
5.2.6 面部表情
5.2.6.1 眼神自然、柔和、稳重，正视服务对象，不上下打量，不左顾右盼。
5.2.6.2 微笑时应自然，使嘴角微上翘。
服务用语
5.3.1 应使用普通话，语调温和、口齿清晰、音量适中、语气亲和、文明礼貌。
5.3.2 交流中应使用通俗易懂的语言，避免生僻的专业术语。
5.3.3 为聋哑人服务时，尽量使用手语交流。
5.3.4 接待人员用语，接待人员常用语包括但不限于：
a) 接待服务对象时，应说：“您好，请问有什么可以帮您”；
b) 为服务对象指路时，应说：“您好，您要办理的业务在 XX 层 XX 窗口”；
c) 为服务对象引路时，应说：“我带您去 XX 位置，您这边请”；
d) 服务对象业务办理完毕时，应说：“请您带好随身物品，如有需求请您随时拨打客户服务中心
24 小时服务电话，祝您生活愉快，再见”；
e) 服务对象办理不需提供相关证明、资料的业务时，应说：“请稍候，我现在为您办理”；
f) 服务对象办理需提供相关证明、资料的业务时，应说：“您好，请您出示/提供 XX 资料（证
件）”；
g) 服务对象提供材料不齐全时，应说：“对不起，根据 XX 规定，办理本业务还需提供 XX 资料
（证件），请您出示一下”；
h) 服务对象业务办理完毕后，应说：“您的业务已办好，请问您还有其他需要帮助的吗”；
i) 服务对象咨询内容不属于自己业务范围内时，应说：“对不起，您稍等，我请示/了解情况后
再答复您”；
j) 当业务繁忙时，应说：“请稍候，我马上为您办理”；
k) 办理业务时如需接听电话，应说：“对不起，我接听一下电话，请稍等。”电话接听完毕后，
应说：“对不起，让您久等了”；
l) 收到服务对象的建议或投诉时，应说：“感谢您对我们工作提出宝贵意见，请您留下您的房屋
地址和您的姓名、联系方式，我们会尽快给您答复”；
m) 服务对象向自己表示谢意时，应说：“不客气，这是我们应该做的”；
n) 服务对象离开时，应说：“请您带好随身物品，如有需求请您随时拨打客户服务中心 24 小时
服务电话，祝您生活愉快，再见”；
o) 电话接待用语，电话接待人员常用语包括但不限于：
1) 通话开始时，应说：“您好，这里是 XX 客户服务中心 XX 工号客户服务人员为您服务，
请问有什么可以帮您？”；
2) 转接电话时，应说：“请稍候，我马上为您转接”；
3) 接到打错的电话时，应说：“对不起，这里是 XX 客户服务中心，有什么可以帮您”；
4
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4) 通话结束时，应说“感谢您的来电，祝您生活愉快，再见”，待对方挂机后再放下电话。
服务接待
5.4.1 接待礼仪
5.4.1.1 服务对象咨询时，应耐心细致、态度友好地解答，表达语言应通俗易懂、清晰准确。
5.4.1.2 回答来访服务对象提出的问题应心平气和、面带笑容，不宜粗声大气或敲桌拍椅加重语气。
谈话中，如遇电话，应客气地告知来访人，回答电话内容应简明扼要。
5.4.1.3 如遇服务对象以下情形时，工作人员应做到：
a) 走向客户服务中心时，应礼貌热情、主动招呼、微笑迎接、引导落座；
b) 在客户服务中心处徘徊时，应主动热情询问，根据需要具体引导；
c) 需要在客户服务中心复印资料时，应主动问询复印需求；
d) 在办理业务时，如遇其他服务对象前来办理业务应主动说“您好，请您稍等”；
e) 咨询其他业务时，应及时记录并与相关部门请教咨询，并及时进行回复；
f) 未听清楚服务对象需求时，应委婉地请求服务对象重复表述。
5.4.1.4 接待投诉的服务对象时，应记录并向投诉人确认投诉事项，并约定回复时间，按时向业主回
复。
5.4.1.5 服务对象情绪激动时，应冷静理智，做好疏导解释工作，不发生争吵。
5.4.1.6 同时接待多位服务对象时，可同时行礼。
5.4.1.7 接收、交付服务对象文件材料时，应双手轻拿轻交。
5.4.2 引导礼仪
5.4.2.1 应走在服务对象前方的 1～2 步处，与服务对象步伐保持一致。
5.4.2.2 小臂指引，手跟小臂呈一条直线，五指并拢，掌心斜上方 45°，指示所咨询方向，眼睛应兼
顾服务对象，直至服务对象理解，方可把手臂放下。
5.4.3 介绍礼仪
5.4.3.1 右手五指并拢，指尖指向物品，不应用食指或中指指点物品。
5.4.3.2 上身略向前倾，手臂伸直，自下而上从身前自然划过。五指自然并拢，掌心稍稍向上，用目
光配合手势所指方向。
5.4.4 同行礼仪
与服务对象共同行走一段路程时，位于服务对象左侧行走。不与服务对象勾肩搭背、拉扯推搡。
5.4.5 迎送礼仪
服务对象办妥业务离开时，工作人员应微笑告别。暂未办妥业务的，应告知补全手续后再次办理。
5.4.6 电话接待礼仪
5.4.6.1 电话应控制在响铃三声内接听，接通后应表达问候并自报名称。
5.4.6.2 交谈时应主动询问对方来意，对服务对象提出的问题应简明扼要进行解答，并做好相应记录，
不应长时间通话导致忙线。
5.4.6.3 咨询结束后应致结束语，确认对方挂机后方可放下听筒。
5
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6 客户服务
来电来访服务
6.1.1 对来电来访或其他方式，使用规范的国家标准语言(普通话)，按照 5.3 服务用语执行。
6.1.2 对来电服务，电话响铃三声内接听，并对来电内容向业主（物业使用人）进行重复，来访接待
需要接待人员在业主来访 3 m 范围内主动起立问好，对待等候业主（物业使用人）应示意其他同事进行
接待或主动向业主（物业使用人）说“请您稍等一下”等礼貌用语。
6.1.3 对受理的来电来访，仔细倾听、做好记录、确认信息。
6.1.4 能够回复的应立即回复。
6.1.5 不能立即回复的，应及时对服务需求与相关部门咨询、确认，并在约定时间内进行回复。
6.1.6 需要分解任务传达到相关部门的，需跟进、督促相关部门完成进度，并及时将完成情况进行回
复。
6.1.7 对受理的报事、报修、投诉、意见、建议等事项，记录诉求和意见，并对投诉人耐心安抚，及
时转交相关部门处理，适时跟进处理进度，并进行反馈，对处理结果进行回访，记录过程并存档。
6.1.8 熟知所服务项目的基本情况以及目前正在进行的重大事项或有关服务进展，对业主（物业使用
人）来电来访做到及时回答。
6.1.9 来电来访内容遵循保密制度。
报修接待服务
6.2.1 接到业主（物业使用人）报修需求时，工作人员将报修事项详细记录，转至工程运维部门。
6.2.2 属业主（物业使用人）专有部位的维修：
a) 在房屋质量保修期内，协助业主联系开发建设单位进行维修；
b) 已过房屋质量保修期的，征求业主（物业使用人）同意后按照特约服务处理；
c) 维修完毕后由业主（物业使用人）在维修单签字确认，并对服务进行评价。
6.2.3 属共有部位的维修，根据合同约定，应由物业服务人承担的维修项，由工程运维人员立即进行
维修并做好相关记录。
6.2.4 属共有部位的维修，根据合同约定应由业主分摊或使用专项维修资金的维修项，在征询业主意
见后，按照业主的决议和政府主管部门的规定处理。
6.2.5 接到紧急报修时，客户服务人员应及时通知工程运维部门处理，完毕后补充维修记录。
6.2.6 工程运维部门完成报修任务后,将维修单反馈至客户服务人员，对维修结果进行回访，填写回访
记录并存档。
6.2.7 业主（物业使用人）对维修结果不满意的，应派工作人员了解原因，做好记录，并将信息及时
反馈工程运维部门再次维修、处理。客户服务人员进行跟进，再次对本项维修进行回访，对回访结果记
录并存档。
服务体验
6.3.1 拜访服务
6.3.1.1 制定拜访计划
6.3.1.1.1 需根据服务管理区域具体情况，制定拜访计划。
6.3.1.1.2 拜访可分为日常拜访、特殊拜访（包括乔迁拜访、节日拜访、婚庆拜访、特殊人群关爱等）。
6.3.1.2 拜访前准备
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拜访前应主要进行以下准备工作：
a) 明确拜访目的；
b) 确定拜访对象；
c) 明确拜访内容；
d) 掌握拜访对象基本情况；
e) 预约拜访时间。
6.3.1.3 上门拜访
上门拜访时应注意以下细节：
a) 预约到达：按预约时间提前 5 min 到达约定地点，入户前自行检查仪容仪表，轻敲门 3 下(按
门铃 1 下) ，退后 1 m 微笑站立等待业主（物业使用人）应答；
b) 见面问好：面对业主（物业使用人）时应面带微笑，点头示意并进行自我介绍；
注： “您好！我是物业工作人员xx，我代表公司来xx，我方便进去吗？”在得到业主（物业使用人）的允许后，穿
好鞋套方能入户。
c) 拜访内容：向拜访对象阐述拜访目的，并聆听业主（物业使用人）意见、建议，做好记录；
d) 拜访结束：礼貌同业主（物业使用人）道别，并主动询问是否有其他需要服务事项；
注： 道别用语：“很高兴能为您服务，祝您生活愉快，再见！”。
e) 诉求跟进：沟通拜访后要及时将业主（物业使用人）诉求填写记录并派单跟进处理；
f) 信息更新：对拜访过程中收集的有效信息进行更新，同时将拜访记录进行存档。
6.3.1.4 拜访后的跟进、归档工作
拜访后应对拜访中业主（物业使用人）诉求进行跟进、归档工作：
a) 对业主（物业使用人）每一个诉求，持续与业主（物业使用人）反馈问题的跟进情况，问题处
理完毕后及时回访；
b) 定期对拜访信息进行汇总，部分未能解决的问题应组织进行讨论分析，制定整改措施，直至问
题解决；
c) 所有过程中记录文件按时进行存档。
6.3.2 座谈会
6.3.2.1 准备工作
召开座谈会前，主要进行以下准备工作：
a) 制定座谈会计划；
b) 明确座谈会主题；
c) 确定参会人范围、时间、地点；
d) 向参会人发出邀请；
e) 场地布置及物料准备。
6.3.2.2 会议过程
座谈会会议过程中，主要包括但不限于以下内容：
a) 会议签到；
b) 向参会人介绍会议主题和会议目的。
注： 就主题内容展开交流；针对意见和建议做出回复；如不能现场做出回复的，明确回复时间；工作人员做好会议
记录并存档。
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6.3.2.3 会后跟进
座谈会完毕后，主要进行以下跟进：
a) 汇总会议中提出的相关意见、建议，制定整改方案；
b) 整改方案以书面形式反馈至参会人，并向业主（物业使用人）进行公示；
c) 根据整改方案落实整改；
d) 工作人员对整改情况进行回访，做好工作记录并存档。
6.3.3 项目经理接待日
6.3.3.1 在显著位置公示项目经理接待日时间、接待地点。
6.3.3.2 做好现场接待、引导及现场秩序维护工作。
6.3.3.3 做好现场问题记录和汇总分析。
6.3.3.4 对需处理解决事项落实整改，并做好反馈及回访。
6.3.3.5 做好工作记录并存档。
6.3.4 满意度调查
6.3.4.1 制定调查方案。明确调查目的、方式、周期、覆盖比例、汇总分析等内容。
6.3.4.2 组织、实施。
6.3.4.3 结果汇总分析。
6.3.4.4 制定整改方案并落实。
6.3.4.5 调查结果及整改方案公示并存档。
6.3.5 业主回访服务
6.3.5.1 根据服务完成记录对业主（物业使用人）进行回访，并做好相关记录：
a) 确认相关信息后，致电业主（物业使用人），告知业主（物业使用人）致电的目的；
b) 询问业主（物业使用人）针对回访事项进行服务评价，如存在需后续跟进的事项应做好相关记
录，并进行再次回访；
c) 当业主（物业使用人）所描述事项时间较长时，应给予积极的反应，让业主（物业使用人）感
受到被倾听；当业主（物业使用人）所叙述内容较多、概念较模糊时，立即作出简要归纳向其
确认；
d) 若在回访过程中，业主（物业使用人）反映相关意见或建议时，工作人员应将其诉求准确记录
并进行跟进；
e) 确认业主（物业使用人）没有其他问题后，向业主（物业使用人）接受本次的回访表示感谢。
定期对回访情况进行检查监督，所有回访内容记录并存档。
业主档案管理
6.4.1 档案资料的收集、建档
6.4.1.1 收集业主入住、房屋装修等相关资料并建档，进行动态管理。
6.4.1.2 将收集到的业主资料进行分类整理，按类别整理成册，做到条理清晰，分类合理，易于检索。
6.4.1.3 档案内容包括但不限于以下资料：
a) 房屋交付档案：
1) 《交房通知书》；
2) 《新建商品房屋质量保证书》；
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3) 《收楼手续汇签单》；
4) 《业主临时管理规约》；
5) 《业主入住文件确认签收单》；
6) 《验房单》；
7) 《业主基本情况登记表》；
8) 业主《身份证》复印件；
9) 《购房合同》复印件；
10) 《委托书》；
11) 相关票据复印件。
b) 装修档案：
1) 《装修申请表》；
2) 《装饰装修管理服务协议》；
3) 《装饰装修工程施工安全承诺书》；
4) 《装修管理责任承诺书》；
5) 《动火作业申请表》；
6) 《装修现场勘查记录表》；
7) 《装修整改通知单》；
8) 《装修登记备案表》；
9) 《装修通关水记录表》。
c) 其他档案：
1) 《维修单》；
2) 《代收邮件委托协议》；
3) 《钥匙托管承诺书》；
4) 《空置房巡检记录表》。
6.4.1.4 业主档案整理：
a) 档案分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；
b) 业主（物业使用人）资料收集，按时间先后排列，编写档案目录；
c) 业主（物业使用人）发生变化时，应及时更新业主档案。
6.4.2 档案管理基本要求
档案管理一般包括但不限于以下要求：
a) 指定区域，专项进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档；
b) 档案应按类别进行整理，按照其自然形成规律和内部的有机联系进行装订、登记、排列、上架、
入柜，按照档案类别的编号及排列顺序，建立档案管理台帐；
c) 档案室要防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防日光直射、防污染，室内严禁吸
烟，不应存放易燃、易爆和其它有害物品；
d) 定期要进行全面、彻底的清查整理工作，做到账物相符，对破损、字迹褪色和载体变质的档案
及时修补和复制；
e) 认真做好档案统计工作。对档案的收集、调借、利用、整理、鉴定、保管等情况要严格登记，
做到准确、可靠；
f) 如需调取业主档案，做好相关记录。
社区文化活动
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6.5.1 活动前准备
6.5.1.1 开展社区文化活动需求调查。
6.5.1.2 制定社区文化活动方案，一般包括但不限于以下内容：
a) 活动主题简洁鲜明、易于参与，结合传统节日，具备个性化或定制性内容，并兼顾老、中、青、
幼多层次业主需求；
b) 活动目标实现社区文化活动的预期目标；
c) 确定活动开展的具体时间和地点；
d) 确定活动的参与对象、人数和规模；
e) 明确活动组织的第一责任人，确定活动主办方、承办方等相关方的责任分工；
f) 活动的具体组成内容，以及开展形式、流程、日程等详细安排；
g) 对活动前期、中期和后期分别进行宣传；
h) 编制活动预算，落实经费来源；
i) 针对活动现场可能发生的消防安全、治安事件、设备故障、恶劣天气等突发状况，应制定专项
应急预案。
6.5.2 发布活动公告
6.5.2.1 布置活动场地及物料准备
根据活动需要，可进行预演和彩排。
6.5.2.2 组织活动实施
组织活动实施过程中，主要包括但不限于以下内容：
a) 活动现场应配备充足的工作人员；
b) 活动现场应合理设计人流、车流、物流路线，引导标识设置合理，各通道和出入口应保持畅通；
c) 夜间活动现场及其周边位置，应设置满足活动要求的照明和应急照明系统；
d) 活动进行中，应对现场进行巡查，维持现场秩序，做好活动现场的清洁；
e) 活动结束后，及时引导撤场，恢复活动场地原有面貌；
f) 出现突发事件时，应及时启动应急预案。
6.5.3 活动总结
活动结束后，对活动的总结一般包括但不限于以下内容：
a) 对活动实施的效果进行评估；
b) 对活动进行宣传报道；
c) 对活动服务质量进行改进，不断提升社区文化活动服务质量和水平；
d) 对活动过程记录并存档。
公示信息管理
6.6.1 信息分类
6.6.1.1 法律法规规定。
6.6.1.2 通知、公告、温馨提示、公示等。
6.6.2 信息管理
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6.6.2.1 线下信息发布管理
线下信息发布管理一般包括但不限于以下内容：
a) 对外张贴的通知、公告等宣传资料按照要求执行，注明有效日期，加盖印章，张贴记录原件，
按序号存档备查；
b) 应对通知公告的内容进行核对，务必做到准确无误；
c) 投放信息格式规范、内容准确、版面美观、通俗易懂；
d) 规范管理所发布的信息，确保信息宣传无误。
6.6.2.2 线上信息发布管理
通过信息平台等方式，发布物业公告，业主（物业使用人）可在业主端查看，企业需熟练掌握使用，
并严格把控信息推送的规范性及时效性。
7 特约服务
有偿服务
7.1.1 对于业主（物业使用人）提出的有偿服务需求，确认该服务需求能否满足。
7.1.2 若能满足，向业主（物业使用人）介绍服务价格（需现场估价的，估价后回复）；若不能满足，
应向业主（物业使用人）说明情况。
7.1.3 根据服务事项，与业主（物业使用人）签订 《特约服务协议》。
7.1.4 与业主（物业使用人）预约提供有偿服务时间，将工单转至相关部门，并按照约定时间提供有
偿服务。
7.1.5 在服务完毕后对服务质量进行回访并根据收费标准收取有偿服务相关费用。
7.1.6 将服务过程进行记录并存档。
无偿服务
7.2.1 对于业主（物业使用人）提出的服务需求，确认为无偿服务的根据服务事项，与业主（物业使
用人）签订《特约服务协议》。
7.2.2 由相关部门向业主（物业使用人）介绍服务方案，与业主（物业使用人）服务需求保持一致后，
落实服务。
7.2.3 与业主（物业使用人）预约提供服务时间，并按照约定时间提供服务。
7.2.4 在服务完毕后对服务质量进行回访，并将回访信息进行记录、存档。
8 装修管理服务
装修申请
8.1.1 业主或其委托人到客户服务中心办理装饰装修申报登记并签订协议。
8.1.2 物业服务人应向业主或其委托人告知装修注意事项和禁止行为。
装修管理范围
8.2.1 结构及外观
8.2.1.1 严禁损坏原房屋的结构、外貌及公共设施，严禁改变房屋及配套设施的使用功能。
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8.2.1.2 严禁擅自拆移住宅建筑的任何梁、楼板、层面板、柱、承重墙（墙体、门窗、空调孔洞）及
设有暗敷专业管线的内隔墙（有插座、开关、控制器件的墙面必有管线）。
8.2.1.3 严禁在梁、柱等钢筋混凝土结构件上打孔洞、穿管，禁止拆移户内的楼梯、走廊。
8.2.1.4 严禁破坏或影响外立面。
8.2.2 智能设施及管线
8.2.2.1 不应擅自更改消防喷淋、智能设施管线。
8.2.2.2 不应擅自更改智能系统所属设备的安装位置。
8.2.3 厨房及卫生间
8.2.3.1 严禁更改厨房、卫生间的给排水（排污）主管道。
8.2.3.2 严禁将污水管连接雨水管。
8.2.3.3 严禁更改厨房、卫生间排烟烟道及排气管道位置。
8.2.3.4 厨房及卫生间已做防水层的，严禁凿打地面或重力碰撞、震动给排水管，以免造成渗漏现象。