ICS 03.080.99
CCS A 20 DB3205
苏
州 市 地 方 标 准
DB3205/T 1126—2024
非物质文化遗产档案建设与管理规范
Construction and management specification for archives of intangible
cultural heritage
2024-08-09 发布
2024-08-16 实施
苏州市市场监督管理局 发 布
DB3205/T 1126—2024
目
次
前言 .................................................................................. II
引言 ................................................................................. III
1 范围 ................................................................................ 1
2 规范性引用文件 ...................................................................... 1
3 术语和定义 .......................................................................... 1
4 基本要求 ............................................................................ 1
5 档案信息内容 ........................................................................ 2
6 档案信息采集 ........................................................................ 2
6.1 采集方式 ...................................................................... 2
6.2 采集资料类型 .................................................................. 2
6.3 采集资料来源 .................................................................. 2
7 业务档案建设 ........................................................................ 3
7.1 总体要求 ...................................................................... 3
7.2 分类 .......................................................................... 3
7.3 编号 .......................................................................... 4
7.4 修整 .......................................................................... 4
7.5 装订 .......................................................................... 4
7.6 编页 .......................................................................... 4
7.7 编目 .......................................................................... 5
7.8 装盒 .......................................................................... 6
8 数字档案建设 ........................................................................ 6
9 档案存储 ............................................................................ 6
9.1 业务档案 ...................................................................... 6
9.2 数字档案 ...................................................................... 6
10 档案更新 ........................................................................... 7
11 档案查阅 ........................................................................... 7
附录 A（规范性） 档案编号示例 ..........................................................8
I
DB3205/T 1126—2024
前
言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则
起草。
第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由苏州市文化广电和旅游局提出并归口。
本文件起草单位：苏州市非物质文化遗产保护管理办公室。
本文件主要起草人：钱轶颖、王燕、吴祥。
II
DB3205/T 1126—2024
引
言
非物质文化遗产（Intangible cultural heritage），简称“非遗”（ICH），是指各族人民世代
相传，并视为其文化遗产组成部分的各种传统文化表现形式，以及与传统文化表现形式相关的实物和场
所。非遗档案，是专门档案的一种，指人们在从事非物质文化遗产的申报、管理以及保护等活动中形成
的档案，在非物质文化遗产的传承和研究中发挥着基础性作用。随着数字化时代的到来，非遗的数字化
保护和传播已是大势所趋，数字科技在非遗档案数字化建设、网络平台互动展播、公共文化服务等方面
开拓出新的领域。非遗数字档案成为传统物态档案之外，非遗保护与传承又一主要资料模式。
本文件是为全面提升苏州市非遗档案的利用和保护水平；规范苏州市非遗文献档案资料数字化工作；
建立、健全苏州市统一的非遗文献档案数字化资料信息检索报导体系；指导全市非遗档案信息数字化管
理与应用；开展全市目录情报交流；促进非遗文献档案信息资源的应用；促进苏州市非遗发展与科学技
术研究而制定的。
III
DB3205/T 1126—2024
非物质文化遗产档案建设与管理规范
1
范围
本文件规定了非物质文化遗产档案（以下简称“档案”）建设与管理的基本要求原则、档案信息内
容、档案信息采集、业务档案建设、数字档案建设、档案存储、档案更新和档案查阅。
本文件适用于各级非物质文化遗产代表性项目（以下简称“非遗项目”）的档案建设与管理工作。
2
规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，
仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本
文件。
GB/T 10113
分类与编码通用术语
GB/T 17933
电子出版物
术语
GB/T 18391.1
信息技术 元数据注册系统（MDR） 第 1 部分：框架
GB/T 20530
文献档案资料数字化工作导则
GB/T 31219.2
图书馆馆藏资源数字化加工规范 第2部分：文本资源
GB/T 31219.3
图书馆馆藏资源数字化加工规范 第3部分：图像资源
GB/T 31219.4
图书馆馆藏资源数字化加工规范 第4部分：音频资源
GB/T 31219.5
图书馆馆藏资源数字化加工规范 第5部分：视频资源
DA/T 25
档案修裱技术规范
WH/T 99（所有部分）
非物质文化遗产数字化保护数字资源采集和著录
3
术语和定义
GB/T 10113、GB/T 17933、GB/T 18391.1、GB/T 20530、GB/T 31219.2、GB/T 31219.3、GB/T 31219.4、
GB/T 31219.5界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1
业务档案
business archives
国家机构、社会组织以及个人为保护或传承非物质文化遗产工作中的常规性文件、文字材料进行整
理归档，形成以纸质为主的档案。
3.2
数字档案
digital archives
国家机构、社会组织以及个人为保护或传承非物质文化遗产而运用电子文本、图片、录音、录像、
数字化多媒体等各种形式对项目进行真实、系统和全面地记录和收集整理而形成的对社会有保存价值的
各种载体的档案。
4
基本要求
1
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4.1
应遵循档案的形成规律，保持档案之间的有机联系。
4.2
应区分不同档案的价值，便于利用和保管。
4.3
应遵循档案一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4
应确保业务档案和数字档案两类档案的协调统一。
5
档案信息内容
5.1
非遗代表性项目现状调查文件材料，包括调查的提纲、登记表、普查表、口述记录、调查报告、
总结等。
5.2
非遗代表性项目自身状况文件材料，包括作品、文字记录、照片、录音、录像等。
5.3
主要传承人（单位）文件材料，包括传承人（单位）的介绍、代表作、口述记录、录音、录像、
照片、实物等。
5.4
非遗代表性项目研究文件材料，包括专门研究机构介绍、主要研究人员介绍、研讨会议材料、有
关论文、著作、刊物、丛书等。
5.5
非遗代表性项目保护过程中形成的文件材料，包括采取的方法、措施、手段等。
5.6
非遗代表性项目的传播文件材料，包括在展览、陈列、观摩、培训、利用大众传媒宣传等活动中
形成的文件材料等。
6
档案信息采集
6.1
采集方式
采集方式包括但不限于：
a） 文字信息，采取记录、誊录、撰写、识别等方式；
b） 图片，采取拍照、扫描、绘图等方式；
c） 音视频，采取录音、录像等方式。
6.2
采集资料类型
采集资料类型包括但不限于：
a） 非遗项目普查资料；
b） 非遗项目申报资料；
c） 书籍、照片和音像制品；
d） 期刊和论文；
e） 调查报告、保护传承计划或报告；
f） 其他反映非遗项目信息或资源情况的资料。
6.3
采集资料来源
采集资料来源包括但不限于：
a） 政府非遗保护职能部门；
b） 非遗代表性项目保护单位及其他保护机构；
c） 相关研究机构；
d） 相关博物馆、档案馆；
e） 图书馆、出版社和书店；
2
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f） 社区、群体（社团）或个人。
7 业务档案建设
7.1 总体要求
7.1.1 各县级市（区）非遗保护单位下属的各级调查机构、相关企业在调查任务或开展数字化任务完
成后，应及时将整理、编目后所形成的业务档案或者数字档案按要求提交给各区县非遗主管单位，由各
县级市（区）非遗主管单位向市级非遗主管单位进行归档。
7.1.2
市级非遗保护单位、非遗相关单位在调查任务完成后，应将所形成的档案文件规范整理后向市
级非遗主管单位进行归档。
7.1.3
归档文件和数字化资源应符合以下要求：
a） 资料齐全、完整、准确、系统；
b） 真实记录和准确反映实施过程的实际情况，数据真实可靠，签字手续完备；
c） 记述和反映实施的计划、实施及验收的全过程。
7.2
分类
7.2.1
专业档案分类
专业档案分类见表1。
表1
专业档案分类表
档案种类 分类方案
一级 类目 类名 二级类 目 类名 三级类 目 类名 四级类 目 类名 五级类 目 类名
代 码 名称 xxx 单位简称 Axx 种文件类 xxx 目录号 xxx 级别批次代号 xxx 件号
A 专业 档案 FYB 非遗办 A01 项目 001 项目名 称 S01 苏州市第一批 001 第一件
A02 传承人
A03 五大基地
A04 非遗工坊
A05 其他类
7.2.2
综合档案分类
综合档案分类见表2。
表2
综合档案分类表
档案种类 分类方案
一级 类目 类名 二级 类目 类名 三级 类目 类名 四级 类目 类名 五级 类目 类名
代码 名称 xxx 单位简称 Bxx 种文件类 xxxx 年度 xx 盒号 xxx 件号
B 综合档案 FYB 非遗办 B01 政策法规类 20xx 2023 01 第一盒 001 第一件
3
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表 2
综合档案分类表（续）
档案种类 分类方案
一级 类目 类名 二级 类目 类名 三级 类目 类名 四级 类目 类名 五级 类目 类名
B 综合档案 FYB 非遗办 B02 专项资金类 20xx 2023 01 第一盒 001 第一件
B03 主题活动类
B04 行政管理类
B05 文化研究类
B06 创意城市类
B07 其他类
7.3
编号
应根据档案分类表，编制档案编号，编号不宜过长，按照类目顺序排列组成编号，类目间用“-”
隔开，示例见附录A。
7.4 修整
7.4.1 装订前，对不符合要求的文件材料进行修整。
7.4.2 文件已破损的，按照 DA/T 25 的相关要求予以修复。
7.4.3 字迹模糊或易退变的，予以复制。
7.4.4 按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
7.4.5 对于幅面过大的文件，在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
7.5 装订
7.5.1 归档文件宜以件为单位装订。
7.5.2 装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，装订应减少
对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。
7.5.3
应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配，相同期限的归档文
件装订方式宜保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。
7.5.4
用于装订的材料，不应包含或产生可能损害归档文件的物质，不使用回形针、大头针、燕尾夹、
热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
7.5.5
永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直
角装订或缝纫机轧边装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订
书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。
7.5.6
定期保管的、需要向综合档案库移交的归档文件，装订方式按相关要求执行。定期保管的、不
需要向综合档案库移交的归档文件，可使用不锈钢夹或封套装订。
7.6 编页
7.6.1 业务归档文件应以件为单位编制页码。
7.6.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。
7.6.3 文件材料已印制成册，拟编制页码与文件原有页码相同的，可保持原有页码不变。
7.7 编目
4
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7.7.1 一般案卷编目
7.7.1.1 一般案卷的卷内目录置于该卷卷内文件之前，主要包括以下内容：
a） 序号：填写案卷内文件的件号；
b） 文件编号：填写文件材料的文号；
c） 责任者：填写文件材料的直接形成部门的全称或主要责任者，多个责任者只列三个，并用“；”
隔开；
d） 文件题名：填写文件材料的全称，未拟题名或原件题名不能反映文件主要内容的，应补拟或重
拟，后拟题名应外加“[]”号，并置于原题名之后；
e） 日期：填写文件材料形成的日期，日期用八位阿拉伯数字表示，例如 2013 年 1 月 2 日，应填
写“20130102”，对于没有日期的尽量考证到月份，考证日期应外加“[ ]”号；
f） 保管期限：按档案相关要求执行；
g） 页数：填写每份文件的总页数；
h） 备注：根据实际填写需要注明的情况。
7.7.1.2
卷内备考表置于该卷卷内文件之后，主要包括以下内容：
a） 互见号：填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型；
b） 说明：标明案卷内全部文件的总件数、总页数以及立卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，
如文件缺损、修改、补充、移出、销毁等；
c） 立卷人：由立卷责任者签名；
d） 立卷日期：应填写完成立卷的时间；
e） 检查人：有案卷质量审核者签名；
f） 检查日期：填写案卷质量审核的时间。
7.7.1.3
案卷封面应印制在档案盒正表面，主要包括以下内容：
a） 案卷题名：简明、准确地揭示卷内文件的主要内容；
b） 科研工作名称：填写调查任务全称和代号；
c） 立卷单位：填写负责调查工作的单位全称或法定简称；
d） 起止时间：填写卷内文件形成的最早和最晚日期；
e） 保管期限：填写立卷时按附录 A 确定的保管期限，或卷内科研文件的最长保管期限；
f） 密级：填写卷内文件的最高密级；
g） 档号：填写案卷档号。
7.7.1.4 案卷脊背印制在档案盒侧面，案卷题名和保管期限的填写方法分别按相关规定执行。
7.7.2 照片册卷编目
7.7.2.1 照片册卷内目录主要包括以下内容：
a） 照片号：单张照片的编号；
b） 照片题名：概括该照片反映的主要内容；
c） 拍摄时间：该照片的拍摄时间，用八位阿拉伯数字表示；
d） 摄影者：该照片的拍摄者；
e） 照片所在页号：该照片所在照片案卷页的页号，用阿拉伯数字表示；
f） 底片（数码照片）号：该照片对应的底片或数码照片的编号；
g） 备注：根据实际填写需要注明的情况。
7.7.2.2
照片册内备考表主要包括以下内容：
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a） 本册情况说明：填写册内照片的总组数和张数，以及缺损、补充、移出、销毁等情况，对照片
册立册以后发生或发现的问题，应由档案管理人员填写说明，并签名、标注时间；
b） 立册人：应由照片册责任者签名；
c） 检查人：应由照片册质量审核者签名；
d） 立册时间：应填写完成照片册立册的时间。
7.8 装盒
7.8.1 将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。
7.8.2 不同年度、问题、保管期限的归档文件不应装入同一个档案盒。
8 数字档案建设
非遗项目数字档案的采集和著录应符合WH/T 99（所有部分）的规定。
9 档案存储
9.1 业务档案
9.1.1 原始件或正本 1 份。保管期限长、使用范围广的成果报告、图集图件、学术论文等，可增加归
档份数。
9.1.2
归档电子文件光盘载体一式三套，其它载体一式两套。
9.1.3
任务承担单位可根据本单位实际情况，增加调查档案复制件的套数，由本单位留存。
9.1.4
业务形成的数字资源应及时编写文字说明，电子文档、多媒体材料应随时归档并定期制作光盘，
脱机归档。
9.2 数字档案
9.2.1 存储原则
9.2.1.1 统一性原则，即档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好
的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全
一致。
9.2.1.2
价值性原则，即高价值档案因特殊注意在数字化过程中保护好实用性或有益性及有用程度，
不要造成损坏。
9.2.1.3
完整性原则，即档案数字化加工应以保持数字图像文件内容的连续性和完整性为参考依据。
主要考虑保持数字图像加工文件的完整性、来源、时间、形式的连续性和完整性，在加工的过程不能出
现档案缺失情况。
9.2.1.4
安全性原则，即在档案数字化加工的过程中要保证档案的安全性，既要保证加工场所的防火、
防泄密等，又要在工作中，通过防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的
安全。
9.2.1.5
科学性原则，即在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律。
9.2.2
存储方式
数字档案可选择以下存储方式：
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a） 移动硬盘；
b） 磁盘列阵；
c） 数据库；
d） 云储存平台（涉密部分及特殊规定的不涉及）。
9.2.3 存储要求
9.2.3.1 应至少单独存储 2 份。
9.2.3.2 应定期更新、备份转存和痕迹清理；定期升级防火墙；定期更换密钥的动态登录密码管理程
序。
10 档案更新
10.1 业务档案每年更新一次，周期性业务档案根据周期定期更新。
10.2 数字档案每 20 年对项目发展情况进行更新。
11 档案查阅
11.1 档案资料不应借出利用。
11.2 查阅档案应持单位介绍信或个人有效证件，证明其身份和利用目、要求和范围的，经同意办理手
续后，查阅本人需要的部分，不应随意翻阅其它部分的档案内容，阅后应当面交点清楚。
11.3
档案复印应由单位办公室人员进行，档案管理人员核对无误后加盖档案馆公章，在利用登记簿上
写清出处、日期、复印者姓名，并办理缴费手续。
7
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附 录 A
（规范性）
档案编号示例
档案编号示例图见图A.1。
图 A.1 档案编号示例
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