ICS 03.080.01
CCS A 12 3413
宿
州 市 地 方 标 准
DB 3413/T 0030—2024
公共资源交易电子档案管理规范
Specification on dlectronic records management of public resources
trading
2024 - 08 - 06 发布
2024 - 09 - 06 实施
宿州市市场监督管理局 发 布
DB 3413/T 0030—2024
前
言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定
起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由宿州市政务服务管理局提出并归口。
本文件起草单位：宿州市公共资源交易中心。
本文件主要起草人：王三兵、蒋龙、徐晓涵。
I
DB 3413/T 0030—2024
公共资源交易电子档案管理规范
1 范围
本文件规定了公共资源交易电子档案管理的基本要求，并规定了在公共资源交易活动中产生的各类
电子文件的收集与整理、归档、存储、备份、移交、使用、处置、安全管理等要求。
本文件适用于公共资源交易活动中产生的电子档案的管理。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，
仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本
文件。
GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范
DA/T 58—2014 电子档案管理基本术语
3 术语和定义
GB/T 18894—2016、DA/T 58—2014界定的术语和定义适用于本文件。
4 基本要求
4.1 应遵循统一要求、线上管理、智能归集、便于利用和安全保密的基本原则。
4.2 应对电子档案实施集中管理，确保电子档案的真实性、完整性和安全性，不应伪造、变造、隐匿
或者销毁，确保来源可溯。
4.3 应建立健全管理制度，明确电子文件归档和电子档案管理相关部门及人员的职责与分工。
4.4 应明确电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序和格式等要求。
4.5 应基于安全的网络和离线存储介质实施电子文件的归档和电子档案管理。
5 电子文件的收集与整理
5.1 应收集电子文件与元数据，保持电子文件内容与形成时一致。
5.2 应完整、齐全地收集同一项目形成的全部电子文件，保持同一项目电子文件的成套性。
5.3 应遵循公共资源交易项目电子文件形成规律，突出项目类型、编号等特点，保持相同类型项目之
间电子文件的有机联系。
5.4 应通过电子档案系统自动抓取为主、补充内容上传为辅，使包含归档电子文件及其元数据电子文
件与归档目录一一对应。
5.5 交易项目电子档案实行目录管理，应根据“一标一档”原则，以“件”为单位，按照电子文件归
档材料目录（参见附件 A）对电子文件进行收集、整理，自动形成电子文件封面。
5.6 应对电子档案目录内容进行见证，确保电子文件及时归集、内容完整。
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6 电子文件的归档
6.1 归档范围
6.1.1 进入交易平台交易的工程建设、政府采购、产权交易、土地矿业权交易项目的相关电子文件、
元数据均应归档。
6.1.2 应归档电子文件包括但不限于：工程建设、政府采购、产权交易等公共资源项目实施主体或其
代理机构在办理项目登记时应当提交的材料，交易服务过程中产生的招标公告、招标文件及其技术资料、
评标（评审）完整资料、中标（成交）结果公告（公示）、中标通知书、合同以及有关变更信息等。
6.1.3 应归档元数据包括但不限于:立档单位名称、项目编号、项目名称、标段编号、标段名称、交易
类型、辖区、招标人、代理机构、中标人、保管期限、日期等。
6.1.4 应归档但未在电子交易系统中留存的文件，应及时扫描、上传归档。
6.1.5 采用网络竞价等非全流程电子化方式开展交易活动的项目，应按照项目登记资料、交易发起资
料、交易实施过程及成交资料、合同、投标文件五个环节对产生的电子文件进行归档。
6.2 归档时间和归档方式
6.2.1 应在合同备案后 5 个工作日内完成归档。
6.2.2 应采取在线归档方式，通过电子档案管理系统完成电子文件的归档。
6.2.3 非全流程电子化交易项目，交易资料经扫描后形成电子文件，通过电子档案系统的上传功能进
行归档。
6.3 归档申请
归档人应对电子文件的完整性、可用性和安全性进行核查，核查无误后提交归档申请。
6.4 归档审核
电子档案管理部门应对提交的归档申请电子文件的规范性进行核查，符合归档要求的，予以归档审
核；不符合归档要求的，应一次性告知修整事项，并退回归档申请。
7 电子档案的存储
7.1 应为电子档案及其元数据的存储配备与电子档案管理系统相适应的计算机机房、硬件设备和网络
设施，实现对电子档案的有效管理。
7.2 电子档案在存储时应明确存储格式，应具备电子档案格式转换功能。
7.3 应建立独立的长期的电子档案离线存储库，离线存储的电子档案与在线利用的电子档案物理分离。
7.4 应对接收的电子档案进行编号、明示保存期限、分类管理。电子档案的保存期限为 15 年，同一项
目电子档案的保管期限应相同。
7.5 保管电子档案存储媒体，应符合下列规定：
a) 电子档案磁性存储媒体宜放入防磁柜中保存；
b) 单片、单个存储媒体应装在盘、盒等包装中，包装应清洁无尘，并竖立存放，且避免挤压；
c) 存放环境的温湿度应符合下列要求：温度 14℃～24℃,相对湿度 35%～45%；温湿度 选定后,
每昼夜温度波动幅度不应大于±2℃,相对湿度波动幅度不应大于±5%；
d) 存储媒体应与有害气体隔离，存放地点应做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、 防高
温、防光和防振动等。
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7.6 电子档案保管单位应定期检查电子档案读取、处理设备、环境更新时应确认电子档案存储媒体与
新设备的兼容性，如不兼容，应进行存储媒体转换。
7.7 电子档案保管单位对保存的电子档案，应进行定期检查。检查应符合下列规定：
a) 检查方法应包括人工抽检和机读检测，抽样率应不低于 20%；
b) 对脱机保存的电子档案，应根据不同存储媒体的寿命定期进行人工抽检；
c) 对系统中运转的在线数据，应定期进行机读检测；
d) 在定期检查过程中发现问题应及时采取补救措施。
8 电子档案的备份
8.1 应在确保电子档案的真实、完整、可用和安全的基础上，制定电子档案备份方案，确定电子档案
备份周期，并按期对电子档案进行备份。
8.2 电子档案管理系统应建立异地容灾备份机制，应每年至少安排一次备份数据恢复演练。
8.3 对脱机备份的电子档案， 电子档案保管单位应根据存储媒体的寿命，定期转存电子档案，一式三
套，一套离线保管，一套异地保管，一套提供利用。转存时应进行登记。
9 电子档案的移交
9.1 属于国家综合档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 20 年即向国家综合档案
馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 10 年即向有关国家
综合档案馆移交。
9.2 电子档案移交方式，可采用在线或离线方式进行，交接双方可根据实际情况选择确定。
9.3 电子档案移交前，移交单位应对准备移交的电子档案进行检测，全部合格后方可移交。
10 电子档案的使用
10.1 电子档案管理部门负责电子档案使用工作，应明确工作人员，配备专用设备，公开使用须知和流
程,审核使用者相关信息，并按要求提供相应服务。
10.2 因工作需要查阅电子档案的应办理查阅手续，经电子档案管理部门批准后方可查阅，阅读档案应
在规定地点和电子档案管理人员在场的情况下进行。
10.3 公安机关、法院、检察院、纪检监察、审计部门或行业监管部门等因查办案件或处理项目投诉需
要复制电子档案的应办理手续，电子档案管理部门进行登记。
10.4 电子档案管理部门出具电子档案证明时应加盖档案证明电子专用章。
10.5 电子档案管理部门及其工作人员应按照使用权限及其操作流程提供电子档案使用服务，并严格遵
守国家相关保密规定。
11 电子档案的处置
11.1 达到或超过存档期限的档案应登记造册，报同级公共资源交易监管部门批准后，依据有关规定登
记销毁。
11.2 应从存储设备及异地容灾备份系统中彻底删除应销毁的电子档案，电子档案管理系统应在管理过
程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，并将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。
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11.3 销毁电子档案的离线存储介质时应对其实施破坏性销毁,实施销毁前，应对存储介质中的其他电
子档案进行离线存储介质的迁移。
11.4 属于保密范围的电子档案的销毁应按国家保密规定实施。
12 电子档案的安全管理
12.1 根据档案信息系统安全等级保护定级及涉密计算机信息系统分级保护等相关要求，制定电子档案
系统安全保护等级并执行保护措施。
12.2 应建立电子档案管理系统安全管理制度，明确管理职责和要求，规范操作行为。
12.3 支撑电子档案管理系统运行的网络应与互联网物理隔离，与互联网设备之间的数据传输应采用一
次性写入光盘。
12.4 应严格管理电子档案管理系统的专用离线存储介质及其用户，定期查杀病毒。监控非授权用户的
登录与操作行为。
12.5 应制定并实施电子档案管理系统应急处置预案，明确职责分工和保障措施，建立预防预警、应急
响应和奖惩等应急处置机制。
12.6 电子档案管理系统应实现完备的日志和跟踪功能，在电子档案形成、收集、整理、存储、备份等
环节，应保证每项工作过程有记录、可追溯。
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附 A A A
录
（资料性）
电子文件归档目录
电子文件归档材料目录见表A.1～表A.4。
表A.1 工程建设项目电子文件归档材料目录排序
序号 文件目录 文件详情
1 项目登记资料 项目审批（核准备案）文件
资金来源证明
项目注册
2 招标项目 交易项目相关文件
招标项目
3 招标项目计划 招标项目计划
4 招标委托合同 招标代理委托合同
招标委托合同
5 资格预审 资格预审文件
资审结果通知书
6 开评标场地预约 开评标场地预约
7 招标文件 招标文件
图纸文件
8 澄清文件 答疑澄清文件
9 招标控制价文件 招标控制价文件
10 招标公告 招标公告电子件
招标公告
11 变更公告 变更公告
12 暂停（终止）公告 项目暂停公告电子件
暂停终止公告
13 投标文件 各单位电子投标文件
14 资格预审情况 资格预审情况
15 开标情况 开标音视频
开标音视频
开标音视频
16 评标情况 评标报告
评标音视频
评标信息
评标结果
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表 A.1 （续）
序号 文件目录
17 招标异常
18 中标候选人公示
19 中标结果公告
20 中标通知书
21 合同备案

文件详情
管理机关做出重新组织招标或重新组织评标的决定书
重新组织招标或重新组织评标的相关材料
重新组织招标或重新组织评标所采取的相应措施
招标异常
中标候选人公示
中标候选人公示电子件
中标结果公告附件
中标结果公告
中标通知书相关附件
中标通知书
合同备案
合同签署附件
表A.2 政府采购项目电子文件归档材料目录排序
序号 文件目录
1 项目管理
2 采购公告
3 开评标场地预约
4 采购文件
5 答疑澄清文件
6 采购公告
7 变更公告
8 投标文件
9 资格预审情况
10 开标情况
11 评标情况
12 中标公示
13 中标通知书
14 合同备案
6
文件详情
项目管理
采购计划相关附件
采购公告
采购公告附件
开评标场地预约
采购文件
采购文件页面
答疑澄清文件
采购公告
采购公告附件
变更公告
各供应商电子投标文件（谈判和磋商的项目包含二次报价记录表）
资格预审情况
开标音视频
开标记录表
开标情况
评标报告
评标情况
重新组织招标或重新组织评标的相关材料
中标公告附件
政府采购中标通知书（文档）
政府采购中标通知书
合同备案
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表A.3 产权交易项目电子文件归档材料目录排序
序号 文件目录 文件详情
1 项目受理 产权项目受理
产权转让方案
评估报告书
《授权委托书》委托人及受托人身份证复印件
转让方企业法人证书
转让方书面决议
2 竞价规则 竞价规则
3 交易公告 交易公告电子件
交易公告
4 澄清公告 澄清公告
澄清文件
5 报名情况 竞买人信息表
报名申请受让书
要求报名的文件
6 报价记录表 报价历史记录表
7 成交公告 成交公告
成交公告附件
表A.4 土地矿业权交易项目电子文件归档材料目录排序
序号 文件目录 文件详情
1 地块信息 地块信息
2 交易公告 出让文件
现场图片
公告页面
3 变更公告 变更公告
4 报名明细表 获取竞买人信息
5 竞买人申购相关材料 报名受让申请书
要求的报名文件
6 竞买保证金到账明细表 保证金查询
7 竞买人报价记录明细表 报价历史记录表
8 竞价结果公布 中标公示电子件
中标公示
9 退还保证金明细表 退还保证金明细表
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