ICS 01.140.20 CCS A 14
中华人民共和国国家标准
GB/T 26162—2021/ISO 15489-1:2016
代替GB/T26162.1—2010
信息与文献 文件（档案）管理概念与原则
Information and documentation——Records management—Concepts and principles
(ISO 15489-1:2016,Information and documentation—Records management—Part 1:Concepts and principles,IDT)
2022-07-01实施
2021-12-31发布
国家市场监督管理总局发布
国家标准化管理委员会
GB/T 26162—2021/ISO 15489-1:2016
信息与文献 文件（档案）管理概念与原则
1 范围
本文件确立了规范文件形成、捕获和管理的概念与原则，包括与以下领域相关的概念与原则：a）文件、文件元数据和文件系统；
b） 支持高效文件管理的方针、职责分配、监管和培训；c） 业务背景的常规分析及文件要求的识别；d）文件控制；
e）文件形成、捕获和管理的过程。
本文件适用于各个时期、各类业务和技术环境下，任何结构和形式的文件的形成、捕获和管理。
2 规范性引用文件
本文件没有规范性引用文件。
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。3.1
访问 access
查找、使用或检索信息的权利、机会和方法。3.2
活动 activity
业务实体履行部分职能（3.11）时执行的主要任务。3.3
责任者 agent
负责或参与文件形成、捕获和/或管理过程的个人、工作组或组织。注：常规应用于执行文件过程的技术工具，如应用软件，可视为责任者。【来源：GB/T 26163.1—2010，3.1，有修改】3.4
业务分类方案 business classification scheme 关联文件及其形成背景的工具。3.5
分类 classification
依据逻辑结构惯例、方法和程序规则，按照类目对业务活动和/或文件进行的系统标识和/或整理。3.6
转换 conversion
将文件从一种格式改变成另一种格式的过程。
GB/T 26162—2021/ISO 15489-1:2016
3.7
销毁 destruction
消除或删除文件，使之无法恢复的过程。3.8
处置 disposition
按照文件授权规定，实施文件保管、销毁（3.7）或移交决策的一系列过程。3.9
处置授权 disposition authority 定义特定文件授权处置（3.8）行为的工具。3.10
证据 evidence 事务（3.18）的证明性文档。
注：证据是业务事务的证明性材料，表明文件是在正常的业务活动过程中创建，且完整未受损害，并非仅限于其法
律意义。在中文语境中，有时翻译成"凭证"，如会计凭证。【来源：GB/T34110—2017，3.1.5，有修改】3.11
职能 function
为了实现业务实体的战略目标而履行主要职责的一系列活动。3.12
文件元数据 metadata for records
能够在领域内和跨领域间促进文件生成、管理和长期利用的结构化或半结构化信息。【来源：ISO 23081-2：2009，3.7】3.13
迁移 migration
在不改变格式的情况下，将文件从一种软硬件配置转移到另外一种的过程。【来源：GB/T34110—2017，3.3.8，有修改】3.14
文件 record（s）
机构或个人在履行其法定义务或开展业务事务（3.18）活动中作为证据（3.10）或资产而形成、接收、维护的信息。3.15
文件管理 records management
对文件形成、接收、保管、利用和处置（3.8）实行高效、系统控制的管理领域，包括以文件形式捕获和维护业务活动及事务（3.18）的证据（3.10）和相关信息的过程。3.16
文件系统 records system
对文件进行捕获和管理并能够长期访问（3.1）的信息系统。3.17
方案 schema
表示元数据元素间关系的逻辑架构，通常通过制定元数据的使用及管理规则，尤其是关于语义、语法及值的可选性（或必备性）的规则来实现。
【来源：GB/T26163.1—2010，3.3，有修改】