ICS 03.160
CCS A 00 DB3205
苏
州 市 地 方 标 准
DB3205/T 1166—2024
行政审批电子案卷制作与管理规范
Specification for production and management of administrative
approval electronic archive
2024-12-25 发布
2024-12-31 实施
苏州市市场监督管理局 发 布
DB3205/T 1166—2024
目
次
前言 .................................................................................. II
1 范围 ................................................................................ 1
2 规范性引用文件 ...................................................................... 1
3 术语和定义 .......................................................................... 1
4 总体要求 ............................................................................ 1
5 电子案卷制作 ........................................................................ 2
5.1 制作主体 ...................................................................... 2
5.2 制作流程 ...................................................................... 2
5.3 案卷要求 ...................................................................... 3
6 电子案卷管理 ........................................................................ 4
6.1 数据存储 ...................................................................... 4
6.2 数据交换 ...................................................................... 5
6.3 保管要求 ...................................................................... 5
6.4 案卷应用 ...................................................................... 5
7 系统功能要求 ........................................................................ 5
附录 A（规范性） 行政许可电子文件要素 ..................................................6
附录 B（资料性） 行政许可电子文件参考样式 .............................................14
参考文献 .............................................................................. 41
I
DB3205/T 1166—2024
前
言
本文件按照 GB/T 1.1—2020《标准化工作导则
定起草。
第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则》的规
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由苏州市数据局提出、归口并组织实施。
本文件起草单位：苏州市数据局、苏州市司法局、苏州市质量和标准化院。
本文件主要起草人：许晓燕，王琛，张梦婕，俞悦，潘凯锋，谭芙蓉，李辰，沈燕秋。
II
DB3205/T 1166—2024
行政审批电子案卷制作与管理规范
1
范围
本文件规定了行政审批电子案卷的总体要求、电子案卷制作、电子案卷管理和系统功能要求等内容。
本文件适用于行政机关在全程网办行政审批中依法必须归档的电子案卷的制作与管理工作。
2
规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，
仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本
文件。
GB/T 9704—2012
党政机关公文格式
GB/T 31913
文书类电子文件形成办理系统通用功能要求
GB/T 39047—2020
政务服务平台基本功能规范
GB/T 42727—2023
政务服务事项电子文件归档规范
DA/T 13—2022
档号编制规则
DB32/T 4181—2021
行政执法案卷制作及评查规范
DB32/T 4837—2024
政务服务全程网办电子文件单套归档规范
3
术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
行政审批
administrative approval
行政机关（包括具有行政审批权的其他组织）依据法律法规及相关要求为自然人、法人或者其他组
织实施办理行政许可、行政确认、行政备案等依申请行政权力事项的行为。
3.2
电子文件
electronic document
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办
理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
[来源：GB/T 42727—2023，3.3]
3.3
电子案卷
electronic archive
在行政审批办理过程中，依托现代信息技术将电子文件立卷保存，形成具有特定格式的电子数据。
4
总体要求
1
DB3205/T 1166—2024
4.1
应建立行政审批信息化系统，实现行政审批全流程线上办理，电子案卷随案生成，实现全面电子
化。
4.2
应按照在线政务服务和电子档案管理要求进行电子案卷制作，确保电子文件合法合规、要素齐全。
4.3
应加强电子案卷的安全保密管理，防止涉密或不开放的电子案卷信息泄露。非档案人员查阅案卷，
应当办理批准手续，并严格控制接触范围。
5
电子案卷制作
5.1
制作主体
行政机关中行使行政审批权的业务部门，负责制作电子案卷。
5.2 制作流程
5.2.1 概述
电子案卷制作流程包括业务办理、收集整理、清点立卷和归档移交。
5.2.2
业务办理
5.2.2.1
行政机关对申请人提出的行政许可申请，应根据下列情况分别作出处理：
——对申请人通过行政审批信息化系统提交的行政审批申请事项应在法定或承诺期限内受理；
——行政审批申请事项属于职权范围内，且申请材料齐全、符合法定形式的，应出具相应的申请受
理通知书；
——对申请材料不齐全或不符合法定形式的，应一次性告知需要补正的全部内容和补正期限，并出
具相应的补正材料告知书；
——对行政审批申请事项不在职权范围内，或申请人不需要取得行政审批的，或补正后材料仍不齐
全或不符合法定形式的，应不予受理，并出具相应的不予受理决定书。
5.2.2.2
根据法定条件和程序，行政审批申请事项涉及的所有电子文件应在法定或承诺期限内审查，
并出具合理的审查意见。
5.2.2.3
经审查符合条件的，应做出准予的决定，并制作许可证书、合格证书、证明文件、其他行政
许可证件等。如不符合条件，应依法告知办理结果。
5.2.2.4
办理结果按照法定要求以直接送达、邮寄送达、公告送达、电子送达等方式送达。
5.2.3
收集整理
5.2.3.1
电子文件的收集与整理应符合 GB/T 42727—2023 中 6.2、6.3 的相关规定，检查录音、视频、
快递物流信息等电子文件是否上传，保证电子文件收集齐全、完整、清晰。
5.2.3.2
电子文件的收集内容应满足归档范围要求。
5.2.3.3
电子文件的排列顺序应符合 DB32/T 4181—2021 中 4.3.1 的相关规定。
5.2.3.4
排列后的电子文件应按照 GB/T 42727—2023 中第 7 章的规定进行编码、编号等处理。
5.2.4
清点立卷
5.2.4.1
收集整理后的电子文件应按照 DB32/T 4837—2024 中 6.2.4 的相关规定进行清点，确保电子
文件的类别、保管期限、数量等信息正确。
5.2.4.2
电子文件如有缺损、修改、补充、部分灭失等情况的，应予以修正并重新整理，修正情况应
记录在备考表中。
2
DB3205/T 1166—2024
5.2.4.3
案卷封面和卷内文件目录宜根据系统中的办件信息自动生成，无法自动生成的，可人工录入。
案卷封面上的全宗号、类别号和案卷号应符合 DA/T 13—2022 中第 8 章的相关要求。
5.2.4.4
业务经办人和业务部门负责人依次审核电子文件完整性、真实性、有效性，确认无误后，按
照 DB32/T 4837—2024 中 6.2.5 的相关规定进行封装，形成电子案卷。
5.2.5 归档移交
5.2.5.1 电子案卷应按照 DB32/T 4837—2024 中 6.2.6、6.2.7 的规定获取验证信息，并通过归档检测。
5.2.5.2 电子案卷应在审批件办结后 30 日内归档完毕并移交至档案管理部门，由档案管理部门工作人
员按照 DB32/T 4837—2024 中 6.3 的规定进行接收。
5.3
案卷要求
5.3.1
案卷构成
电子案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、备考表等构成。
5.3.2 卷内文件
5.3.2.1 行政许可卷内文件材料
行政许可卷内文件材料见表1。
表 1
行政许可卷内文件材料
序号 电子文件类型 填写项目 约束性
1 行政许可（准予、不予、准予变更、不予变更、准 予延续、不予延续）决定书 见表A.1 作出准予、不予、准予变更、不予变更、准予 延续、不予延续决定时必备
2 撤销（撤回、注销）行政许可决定书 见表A.2 作出撤销、撤回、注销决定时必备
3 行政许可申请书（表） 见表A.3 必备
4 申请材料（含身份证明、授权委托书等）和申请人 承诺材料 — 必备
5 申请材料收件凭证 见表A.4 必备
6 补正材料通知书 见表A.5 有补正时必备
7 受理通知书 见表A.6 受理时必备
8 不予受理决定书 见表A.7 不予受理时必备
9 现场核查笔录 见表A.8 有现场核查时必备
10 陈述申辩告知书 见表A.9 有陈述申辩时必备
11 陈述申辩意见或笔录 见表A.10 有陈述申辩时必备
12 听证告知书 见表A.11 有听证权利告知时必备
13 听证申请书 见表A.12 申请听证时必备
14 听证通知书 见表A.13 听证时必备
15 听证公告 见表A.14 有听证公告时必备
16 听证笔录 见表A.15 听证时必备
17 听证报告 见表A.16 听证时必备
18 延期决定通知书 见表A.17 延期时必备
19 特别程序所需时间通知书 见表A.18 有特别程序时必备
3
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表 1
行政许可卷内文件材料（续）
序号 电子文件类型 填写项目 约束性
20 征求意见函 见表A.19 有征求意见时必备
21 反馈意见 — 有征求意见时必备
22 检验（检测、检疫、鉴定、评审等）委托书 见表A.20 有检验（检测、检疫、鉴定、评审等）时必备
23 检验（检测、检疫）结果、专家评审（鉴定）意见 见表A.21 有检验（检测、检疫、鉴定、评审等）时必备
24 重大行政执法决定法制审核意见书 见表A.22 属于重大行政执法决定时必备
25 行政机关负责人集体讨论笔录 见表A.23 属于重大行政执法决定时必备
26 行政许可收费凭据 见表A.24 收费时必备
27 送达凭证 见表A.25 必备
28 颁发的行政许可证件的复印件 — 颁发行政许可证件时必备
29 内部审批表 见表A.26 必备
30 其他 — 有其他电子文件时一并组卷
5.3.2.2
行政确认、行政备案卷内文件材料
行政确认、行政备案卷内文件材料宜参考本文件5.3.2.1，可根据相关部门审批流程的需求进行合
法前提下的合理化调整。
5.3.2.3 电子文件要素要求
5.3.2.3.1 概述
在行政审批过程中形成的电子文件要素应至少满足本章要求，法律法规有其他规定的，从其规定。
5.3.2.3.2
行政许可电子文件要素
行政许可电子文件要素见附录A。审批机关可以根据审批流程的需求进行合法前提下的合理化调整。
5.3.2.3.3
行政确认、行政备案电子文件要素
行政确认、行政备案电子文件要素宜参考附录A，可根据相关部门审批流程的需求进行合法前提下
的合理化调整。
5.3.2.4 电子文件样式要求
5.3.2.4.1 电子文件可以根据录入的要素信息生成，电子文件样式宜参考附录 B，字体格式、页面格
式等应符合 GB/T 9704—2012 中 5.2 的相关要求。
5.3.2.4.2
电子文件的名称、法律依据、日期等要素为系统自动调取或自动生成，无需手动填写。
5.3.2.4.3
行政确认、行政备案电子文件样式宜参考附录 B，可根据相关部门审批流程的需求进行合
法前提下的合理化调整。
6 电子案卷管理
6.1 数据存储
6.1.1 电子案卷的存储格式应符合 GB/T 42727—2023 中第 9 章的相关规定，对于不符合存储格式要求
的电子案卷应进行格式转换。
4
DB3205/T 1166—2024
6.1.2
电子案卷以件为单位存储，应及时、定期进行备份。
6.2
数据交换
6.2.1
电子案卷的数据交换要求应符合 GB/T 42727—2023 中第 10 章的相关规定生成数据交换目录。
6.2.2
电子案卷的数据交换应遵循安全保密、准确、快捷的原则，确保对接工作顺畅衔接、高效运行，
严防失密、泄密事件发生。
6.3
保管要求
6.3.1
各类电子案卷情况应按照档案统计年报要求进行统计，行政机关还可根据管理需要设置个性化
统计口径。
6.3.2
电子案卷的保管期限应按照本级档案管理部门的要求设置。
6.4
案卷应用
电子案卷的应用应满足但不限于以下要求：
a） 电子案卷的内容、顺序与同类纸质案卷保持一致，并满足档案管理部门的其他规定；
b） 电子案卷的卷内文件图像清晰、方向正确、满足阅读需要；
c） 电子案卷的利用应设置严格的权限管理；
d） 电子案卷的读取、复制、、查阅等操作应留有痕迹记录；
e） 在权限允许范围内，支持案卷评查、行政复议、行政诉讼等线上查阅。
7
系统功能要求
行政审批信息化系统的通用功能应符合GB/T 31913中的相关规定，并包括但不限于以下功能要求：
——文件流转：实现电子文件有效流转，设定审批流转时限，设置提醒和催办功能，具备过程记录
跟踪机制；
——同步还原：实现电子文件样式还原纸质文书样式；
——电子签章：支持电子证照调用、电子签名调用、电子印章应用等，符合 GB/T 39047—2020 中
5.2.3.3、5.2.3.4 的相关规定；
——打印：支持多种终端设备、打印审批结果相关材料，例如许可证书、合格证书、证明
文件、其他行政许可证件等；
——在线查阅：支持通过身份认证的服务对象进行在线阅览本人有权查阅的电子文件；
——数据统计：统计电子文件数量、种类，出具统计清单；
——办件查询：支持行政机关工作人员查询办件信息；
——四性检测：检查电子案卷的真实性、完整性、可用性、安全性；
——系统对接：实现不同系统之间建立连接和数据交换。例如行政审批信息化系统可与档案管理系
统对接，实现电子案卷移交。
5
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附 录 A
（规范性）
行政许可电子文件要素
各类行政许可电子文件要素见表 A.1～A.26。
表 A.1
行政许可（准予、不予、准予变更、不予变更、准予延续、不予延续）决定书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 申请人姓名或名称 必备
4 行政许可或不予许可决定的内容 必备
5 作出决定的理由和依据 必备
6 告知救济途径和期限 不予类决定时必备
7 行政机关印章、日期 必备
表 A.2
撤销（撤回、注销）行政许可决定书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 被许可人姓名或名称 必备
4 撤销（撤回、注销）决定内容、理由 必备
5 法律依据 必备
6 告知救济途径和期限 依职权作出决定时必备
7 行政机关印章、日期 必备
表 A.3
行政许可申请书（表）要素
序号 填写项目 约束性
1 申请行政许可事项 必备
2 申请人姓名或名称、联系方式 必备
3 申请材料目录 必备
4 申请人身份证明或营业执照 必备
5 授权委托书和被委托人身份证明 有委托时必备
6 申请人签名或印章、日期 必备
表 A.4
申请材料收件凭证要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 申请人姓名或名称 必备
4 行政许可事项名称 必备
6
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表 A.4
申请材料收件凭证要素（续）
序号 填写项目 约束性
5 收到材料目录 必备
6 行政机关印章、日期 必备
表 A.5
补正材料通知书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 申请人姓名或名称 必备
4 收件日期 必备
5 需补正的内容 必备
6 补正期限 必备
7 补正方式 必备
8 联系方式 必备
9 行政机关印章、日期 必备
表 A.6
受理通知书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 申请人姓名或名称 必备
4 受理事项内容 必备
5 法律依据 必备
6 办理期限 必备
7 行政机关印章、日期 必备
表 A.7
不予受理决定书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 申请人姓名或名称 必备
4 不予受理决定及理由 必备
5 法律依据 必备
6 告知救济途径和期限 必备
7 行政机关印章、日期 必备
表 A.8
现场核查笔录要素
序号 填写项目 约束性
1 现场核查起止时间 必备
2 现场核查地点 必备
7
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A.8
现场核查笔录要素（续）
序号 填写项目 约束性
3 核查对象基本信息 必备
4 核查人基本信息 必备
5 记录人基本信息 必备
6 出示执法证件、表明身份并告知申请人申请回避权利的记录 必备
7 申请人是否申请回避权利的记录 必备
8 现场核查情况 必备
9 向核查对象告知陈述、申辩权利的记录 必备
10 申请人是否提出陈述、申辩的记录 必备
11 申请人陈述、申辩内容 申请人提出陈述、申辩 时必备
12 被核查人（现场负责人）确认检查情况，签署“记录属实”并签署姓名、日期 必备
13 修改处有被核查人（现场负责人）的签名（或签名并加盖印章） 有修改情况时必备
14 拒签事由 被核查人（现场负责人） 拒不签字时必备
15 核查人在末页签名、注明日期 必备
16 记录人在末页签名、注明日期 必备
表 A.9
陈述申辩告知书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 被告知人姓名或名称 必备
4 事由 必备
5 法律依据 必备
6 申请人姓名或名称 必备
7 拟作出行政许可的种类 必备
8 告知陈述申辩申请权 必备
9 告知陈述申辩申请期限 必备
10 联系方式 必备
11 行政机关印章、日期 必备
表 A.10
陈述申辩意见或笔录要素
序号 填写项目 约束性
2 陈述申辩人信息 必备
3 行政执法人员及记录人员信息 必备
4 陈述申辩内容 必备
5 陈述申辩人签名或印章、日期 必备
6 行政执法人员及记录人员签字、日期 必备
8
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表 A.11
听证告知书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 申请人/利害关系人姓名或名称 必备
4 事由 必备
5 法律依据 必备
6 申请人基本情况 必备
7 拟作出行政许可的种类 必备
8 法律依据 必备
9 告知听证申请权 必备
10 告知听证申请期限 必备
11 告知申请人联系方式 必备
12 行政机关印章、日期 必备
表 A.12
听证申请书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 申请人姓名或名称 必备
3 与行政许可事项有利害关系的证明 必备
4 申请听证的理由 必备
5 申请人签名或印章、日期 必备
表 A.13
听证通知书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 申请人基本情况 必备
4 举行听证的事由 必备
5 举行听证的时间 必备
6 举行听证的地点 必备
7 举行听证的方式 必备
8 听证主持人基本信息 必备
9 听证员基本信息 必备
10 记录员基本信息 必备
11 申请人权利 必备
12 参加听证的注意事项 必备
13 行政机关印章、日期 必备
9
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表 A.14
听证公告要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 文号 必备
3 举行听证的事由 必备
4 举行听证的时间 必备
5 举行听证的地点 必备
6 举行听证的方式 必备
7 行政机关印章、日期 必备
表 A.15
听证笔录要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 举行听证的起止时间 必备
3 举行听证的地点 必备
4 听证主持人（听证员）基本信息 必备
5 记录员基本信息 必备
6 听证申请人基本信息 因申请举行听证时必备
7 听证利害关系人基本信息 有利害关系人时必备
8 委托代理人基本信息 有委托代理人时必备
9 证人基本信息 有证人时必备
10 许可事项经办人基本信息 必备
11 听证申请人及利害关系人是否申请回避权利的记录 必备
12 许可事项经办人陈述行政许可事实、依据、建议 必备
13 听证申请人、委托代理人对行政许可涉及的事实、证据等进行阐述申辩的内容 必备
14 听证利害关系人、委托代理人对行政许可涉及的事实、证据等进行阐述申辩的内容 必备
15 证人对许可事项涉及的事实、证据等进行陈述的内容 有证人时必备
16 其他参加人对许可事项涉及的事实、证据等进行阐述申辩的内容 可选
17 听证许可事项经办人、申请人、委托代理人的最后陈述意见 必备
18 听证申请人、听证利害关系人、委托代理人审阅确认并签署姓名、日期 必备
19 许可事项经办人审阅确认并签署姓名、日期 必备
20 证人审阅确认并签署姓名、日期 有证人时必备
21 听证申请人、听证利害关系人、委托代理人在修改处签名（或签名并加盖印章） 有修改时必备
22 听证主持人（听证员）签名、日期 必备
23 记录员签名、日期 必备
表 A.16
听证报告要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备
2 听证事由 必备
3 举行听证的时间 必备
10
DB3205/T 1166—2024
表 A.16
听证报告要素（续）
序号 填写项目 约束性
4 举行听证的地点 必备
5 听证主持人（听证员）基本信息 必备
6 记录员基本信息 必备
7 听证参与人基本情况 必备
8 行政执法人员提出的主要事实、理由和意见 必备
9 当事人（代理人）提出的主要事实、理由和意见 必备
10 听证结论 必备
11 听证主持人（听证员）签名、日期 必备
表 A.17
延期决定通知书要素
序号 填写项目 约束性
1 行政执法主体名称 必备